企业标准化管理体系文件 要求
本标准为企业标准化管理体系文件的建立和保持提出要求，这些适合于公司特定需要的文件的管理是确保企业标准化工作有效运行所必需的。要求的使用有利于按适用的管理体系标准的要求建立形成文件的体系。
本标准不仅适用于公司及其各单位、各部门按照标准化要求建立企业标准体系形成文件，也适用于按照相关要求实施其它管理体系形成文件。
注：本标准的初次使用，主要为公司管理体系文件的建立和文件编写提出要求。
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T 1.1-2009 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写
GB/T 13016-2009 标准体系表编制原则和要求
GB/T 13017-2008 企业标准体系表编制指南
GB/T 15496-2003 企业标准体系 要求
GB/T 15497-2003 企业标准体系 技术标准体系
GB/T 15498-2003 企业标准体系 管理标准和工作标准体系
GB/T 19001-2008 质量管理体系 要求（ISO 9001:2008，IDT）
GB/T 19004-2011 追求组织的持续成功 质量管理方法（ISO 9001:2008，IDT）
GB/T 19023-2003 质量管理体系文件指南（ISO/TR 10013:2001，IDT）
GB/T 19273-2003 企业标准体系 评价与改进
GB/Z 19579-2012 卓越绩效评价准则实施指南
GB/T 19580-2012 卓越绩效评价准则
GB/T 24001-2004 环境管理体系 要求及使用指南（ISO 14001:2004，IDT）
GB/T 28001-2011 职业健康安全管理体系 要求（BS OHSAS18001:2007，IDT）
YC/T 384-2011 烟草企业安全生产标准化规范
公司《企业标准体系表》
3.1
标准 standard
为在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。
注：标准应以科学技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同效益为目的。
[GB/T15496-2003，3.1]
3.2
标准化standardization
为在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用的重复使用的条款的活动。
注1：上述活动主要包括编制、发布利实话标准的过程。
注2：标准化的主要作用在于为了其预期目的改进产品、过程和服务的适用性，防止技术壁垒，并便利技术合作。
[GB/T15496-2003，3.2]
3.3
企业标准化 enterprise standardization
为在企业的生产、经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动。
注1：上述活动尤其要包括建立和实施企业标准体系，制定、发布企业标准和贯彻实施各级标准的过程。
注2标准化的显著好处是改进产品、过程和服务的适用性，使企业获得更大的成功。
[GB/T15496-2003，3.3]
3.4
企业标准体系enterprise standard system
企业内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体。
[GB/T15496-2003，3.4]
3.5
企业标准体系表diagram of enterprise standard system
企业标准体系的标准按一定形式排列起来的图表。
[GB/T15496-2003，3.5]
3.6
技术标准technical standard
对标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。
[GB/T15497-2003，3.1]
注：公司初步确定为：凡是针对产品（如：专卖、营销、配送服务，烟叶生产经营产品/服务）、顾客、设备设施、物品等事项属于技术事项的范畴；凡是针对内部员工管理的属于管理事项（管理标准见3.8）的范畴。二者有交叉的按其择重点划分，或一般划分为技术事项、技术标准范畴。
3.7
技术标准体系technical standard system
企业范围内的技术标准按其内在联系形成的科学的有机整体，它是企业标准体系的组成部分。
[GB/T15497-2003，3.2]
3.8
管理标准administrative standard
对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。
注：“管理事项”主要指在企业管理活动中，所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关联的重复性事物和概念。
[GB/T15498-2003，3.1]
3.9
工作标准duty standard
对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制定的标准。
注：“工作事项”主要指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核等有关的重复性事物和概念
[GB/T15498-2003，3.2]
3.10
管理标准体系administrative standard system
企业标准体系中的管理标准按其内在联系形成的科学的有机整体。
[GB/T15498-2003，3.3]
3.11
工作标准体系duty standard system
企业标准体系中的工作标准按其内在联系形成的科学的有机整体。
[GB/T15498-2003，3.4]
3.12
文件 document
信息及其承载媒介。
示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。
3.13
规范 specification
规定产品、过程或服务需要满足的要求的文件。
3.14
表格 form
用于记录管理体系所要求的数据的文件。
注：当表格中填写了数据，表格就成了记录。
3.15
记录 record
为已完成活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3.16
外来文件 external file
包括国家、行业（除本单位外）、地方政府相关部门制定、颁布的有关法律、法规、规章、条例、标准、通知及各种行政类文件。
3.17
流程 process
将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。
3.18
省局（公司）级标准 provincial bureau (company) level standard
省局（公司）范围的、全系统直接执行的标准。
3.13
公司级标准 PUC (company) level standard
市（市）局（公司）范围内执行的标准。
3.14
部门（或直属单位）级标准 department (or subordinate units) class standards
公司各部门，或直属单位某一部门内部执行的标准。
4.1 公司局长（经理）、分管领导
负责批准公司的管理体系、企业标准体系的文件发布。
4.2 公司企管科
负责组织、协调相关部门实施管理体系文件、企业标准体系文件的编写、审核、报批，负责体系建设的归口管理。
4.3 业务归口或牵头部门
负责职责范围内专项管理体系、子体系的策划、组织、协调、运行和改进工作。负责专项管理体系、子体系文件的编写和评审工作。
4.4 各相关部门及直属单位
负责根据职责范围，按照本标准要求完成相应的文件编写工作；负责组织编制和管理本部门相关体系文件。
5.1 公司按照省局（公司）要求、相关标准要求及本局（公司）实际，建立、保持并持续改进公司的管理体系文件。
5.2 管理体系文件应与公司的组织结构、职责、策划活动、惯例、程序、过程和资源相适应。管理体系文件的建立、保持和持续改进应考虑：
a) 明确识别并确定组织的需求；
b) 明确界定公司各部门、单位的职责和权限；
c) 识别职责权限范围内的工作流程；
d) 建立、健全与职责权限和工作流程相关的标准文件，包括技术标准、管理标准和工作标准；包括流程目标、岗位目标、部门目标；
e) 在上述标准化的基础上，系统地建立、健全目标管理体系与绩效考核、评价体系。
5.1.3 文件的编写、评审应以“六统一”为基本原则，即：
统一管理模式：PDCA过程方法；
统一主要流程：按部门职能界定主要流程，是实施标准化的前提；
统一技术标准：企业标准体系应以技术标准体系为主体，以管理标准体系和工作标准体系相配套；
统一管理标准：管理标准体系、工作标准体系应能保证技术标准体系的实施；
统一工作标准：工作标准的有效运用应能确保技术标准和管理标准的有效实施；
统一考核评价：按照标准化要求实施企业管理的标准化、规范化、程序化和系统化的考核评价。
和绩效考评
5.1.4 多个管理体系整合的文件应把握的原则：简化、统一、协调、优化。
简化：管理多头寻简化；
统一：有容乃大谈统一；
协调：同舟共济讲协调；
优化：体系融合更优化。
攀枝花烟草企业标准体系结构分三个层次，QES“三标”管理体系文件也分三个层次，二者从不同角度反映了体系的总体结构，二者的关系如图1所示。
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图1 攀枝花烟草企业标准体系与QES三标管理体系文件的关系图
公司根据标准要求并结合自身实际明确了技术标准体系的构成，如图2所示。
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图2 技术标准的构成
公司根据标准要求并结合自身实际明确了管理标准体系的构成，如图3所示。
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图3 管理标准的构成
公司根据标准要求并结合自身实际明确了工作标准体系的构成，如图4所示。
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图4 工作标准的构成
技术标准、管理标准和工作标准分别编号，特殊文件、记录、修订后的标准编号单独规定。
注1：本标准的编号规则应与公司原有质量、环境和职业健康安全管理体系（QES-MS）的相关规定协调一致、相互融合，当存在不一致或相互矛盾之处，由企管科负责协调处置。
7.2.1 公司公司级标准的编号规则
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图5 公司公司级标准编号规则
示例：Q/PZHYC 20305-2013，表示该标准为公司“人力资源管理标准”中的标准，其顺序号为5，发布年号为2013年。
7.2.2 公司科室、中心及直属单位的“部门或直属单位级”的标准编号规则
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图6 公司及直属单位部门级标准编号规则
示例：Q/PZHYC(MY).20305-2013，表示该标准为公司米易县局（分公司）“人力资源管理”中的第5个 标准。其顺序号为5，发布年号为2013年。
7.2.3 特殊编号
由于特殊情况，某个标准需要分为若干部分发布，则在遵循本标准7.2.1、7.2.2的编号方法的同时，在标准顺序号后面加“.X”，X为阿拉伯数字，表示第X部分。例如：
Q/PZHYC.11001.3-2013，表示该标准为公司技术标准中“专卖服务技术标准”类别里的标准，其顺序号为01标准的第3部分，发布年号为2013年。
7.2.4 记录表格编号
单个文件派生出的表格样式在沿用其主文件编号方法的同时，在去掉“Q/PZHYC”和年号后，加“PYJL-”，再在标准顺序号后面加“-X”，X为阿拉伯数字，表示表格样式的顺序号。
示例1：PYJL-22301-01，表示公司编号为“Q/PZHYC.22301-2013”的文件派生出的顺序号为01的表格样式，发布年号与对应的文件同步，省略2013年。
示例2：PYJL(MI)-20501-03，表示公司米易县局（分公司）的编号为“Q/PZHYC(MY) 20501-2013”的文件派生出的顺序号为3的表格样式，发布年号与对应的文件同步，省略2013年。
其它情况的规定：
a) 当共用的表格样式的编号发生冲突时，采用先确定的表格样式编号。
b) 当某一业务归口部门需要就一定范围内的记录表格进行统一编号时，执行统一编号规定。如：PYJL-ZM-023，表示专卖板块的第23号记录。当采用这种统一编号方式确定某一板块的记录表格编号时，业务归口管理部门应确保表格文件的一致性、使用的规范性，以避免混淆和误用。
7.2.5 标准修订后的编号
修订的标准编号，已按本标准编号的，只把原标准发布年号改为修订年份，其余编号保持不变。
外来文件包括国家、行业、地方政府相关部门制定、颁布的有关法律、法规、规章、条例、标准、规范、通知及各种行政类文件等（除本单位外），其编号直接采用原文件编号。没有原始编号的外来文件，由文件接收部门或管理部门按文件的来源、时间、顺序自行编号。
当纳入公司《企业标准体系表》中的法律法规和其他要求，执行《企业标准体系表》的编号。
管理手册的编写内容包包括：封面、目次、前言、引言（可选）、发布令（可选）、管理者代表任命书（可选）、方针和目标（可选）、标准名称、1范围、2规范性引用文件、3术语和定义、4要求（可分章节4、5、6…）、附录、参考文献（可选）、索引（可选）等。其基本要求分述如下（具体编排格式见第9章）：
a) 封面
——体系文件均应有封面（封面格式参见附录C）
b) 目次
——在目次中应列出完整的标题，标题到章、节。必要时，目次显示到三级标题。
c) 前言
——前言应包含标准提出单位、归口部门、起草单位、主要起草人和版本发布情况等间接性内容。
d) 引言（可选）
——引言为可选要素，具体编排和格式要求见第9章。
e) 发布令（可选）、管理者代表任命书（可选）、方针和目标（可选）
——此三项为可选要素，必要时单独录入，列出此部分内容的目的在于突出手册的纲领性要求，排在“标准名称”之前，不编号。
——录入的发布令，应概要描述标准制定的依据和目的，经企业法定代表人签发，确保在公司内得到贯彻执行。录入内容应包括批准人和批准日期。
——录入的管理者代表任命书，应确定管理者代表及其职责权限。还应包括批准人和批准日期。
——录入的方针和目标，应确保现行有效，并包括批准人和批准日期。
f) 标准名称、1范围、2规范性引用文件、3术语和定义
——此四项为规范性要求，其中：“2规范性引用文件、3术语和定义”在其他标准中为可选要素，此为必选要素。
——“1范围”应概括目的、使用对象或应用领域，必要时，还应规定不适用的对象或领域。
——“2规范性引用文件、3术语和定义”应按GB/T1.1-2009要求规范编写。
g) 4管理要求（可分章节4、5、6…）
——“管理要求”可分章节4、5、6…表述，章节名称自选。一般按PDCA模式分章节编写。
——应通过流程梳理，识别、确定过程，明确关键节点和管理控制要求。
——管理要求的内容一般包括：目标、过程、职责、资源需求；运行要求、检查及评价要求、改进要求；所涉及的文件、记录的要求等。
h) 附录
——附录分规范性附录和资料性附录，可包括：部门、单位、特定机构的管理职责（规范性附录）；也可包括管理体系标准条款对照（资料性附录）以及相关图表等。
——也可附上中长期“规划”，以及“体系文件结构清单”等。
I) 参考文献（可选）、索引（可选）
——参见按GB/T1.1-2009要求编写。
8.2.1 单独发行的程序文件
单独发行的程序文件，其内容包括：封面、目次、前言、标准名称、1范围、2规范性引用文件、3术语和定义（可选）、4管理职责、5 管理要求（可分章节5.1、5.2、5.3…）、6支持性文件、7记录、8表格（可选，可收录所涉及的表格式样）。
8.2.2 程序文件汇编
汇编的程序文件去掉单独发行的程序文件的“封面、目次、前言”和“8表格”，进行原版文件的汇编，再统一重新编写：封面、目次、前言，汇编文件的目次只列出文件名称即可，原文件编号不变。必要时，增加汇编文件的附录，收录必要的图表、清单等。
针对汇编文件去掉的表格文件，应重新梳理汇编《表格文件汇编》，规定表格样式及其使用要求。表格文件的内容应包括：封面、目次、前言、1范围、2规范性引用文件（可选）、3术语和定义（可选）、4要求（可分4 基本要求、5应用要求、6表格格式…）、附录等。
8.2.3 程序文件相关内容的编写要求
无论单独发行的程序文件（常用于首次发布的和增补的程序文件）还是汇编的程序文件，均应包括：1范围、2规范性引用文件、3术语和定义（可选）、4管理职责、5 管理要求（可分章节5.1、5.2、5.3…）、6支持性文件、7记录。其编写的基本要求分述如下
a) 1范围、2规范性引用文件、3术语和定义（可选）：参见“8.1 管理手册”；
b) 4管理职责：应描述实施本程序有关的主管领导、归口部门（主控部门）、主相关部门、相关部门、直属单位的管理职责，必要时，描述特定岗位人员的管理职责。
c) 5 管理要求（可分章节5.1、5.2、5.3…）：按PDCA模式描述。
——应通过流程梳理，识别、确定过程，详细规定该活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法，并明确反映关键节点和管理控制要求。
——管理要求的内容一般包括：5W2H，即：What做什么（目的和范围）；Who谁来做（职责、人员能力）；Why为什么做（目标、接收准则）；When何时做（时机、接口、进度）；Where何地做（具备的设施或环境）；How怎样做（步骤、方法、资源、监测和文件）；How much多少/程度（记录、业绩评价要求）。
——如涉及其它相关文件可直接引用。
d) 6支持性文件、7记录：录入第5章正文说描述的依据的文件、所要形成的文件和记录。
8.3.1部门或专业板块的作业指导书
部门或专业板块的作业指导书一般包括：封面、目次、前言、标题、1范围、2部门/单位职能综述（含QES要求）、3岗位设置及岗位职能描述、4工作流程、5 工作要求（各业务板块的技术标准、管理标准、工作标准的描述或简述）、6工作准则（工作所依据的现行有效的主要法规、标准、文件、制度等清单）、附录等。
8.3.2 部门或单位的工作手册
部门或单位的工作手册一般包括：封面、目次、前言、标题、1范围、2部门/单位职能综述（含QES要求）、3岗位设置及岗位职能描述、4工作流程、5 流程说明（各业务板块的技术标准、管理标准、工作标准的引用或简述）、6工作准则（工作所依据的现行有效的主要法规、标准、文件、制度等清单）、附录等。
上述作业指导书与工作手册的区别在于，前者注重（业务板块）工作要求的描述（在企业标准体系技术标准、管理标准不健全的情况下），后者是以流程为主导，简述工作要求，以企业建立、健全技术标准、管理标准、工作标准体系为前提，对企业标准进行引用。
8.3.3 作业指导书和工作手册的选取
部门或专业板块的《作业指导书》和部门或单位的《工作手册》二者二选其一，选取原则：
a) 部门或专业板块的作业指导书是企业标准化过程中的有效文件，当部门完善了相关技术标准、管理标准、工作标准之后，即可以对原有作业指导书进行“瘦身”和简单修改，适当增加流程及其他规范性的要求。当部门或单位已规范建立《工作手册》之后，部门/单位的作业指导书即被取代。
b) 部门或单位的《工作手册》按8.3.2建立，取代部门或专业板块的作业指导书，突出工作手册和小册子性质。
c) 作业指导书按公司各部门及专业板块建立，工作手册也可含专业板块建立，即公司的《工作手册》可包括业务板块内各县（区）局（分公司）的工作内容。
d) 随着各部门/专业板块《工作手册》的建立、健全，各县（区）局（分公司）应建立各自的《工作手册》或分部门的《工作手册》。其标准内容不变。
8.4.1 流程文件的基本要求
流程文件不单独以企业标准的形式出现、发布、使用。流程管理作为一个管理工具，其文件体现在《程序文件》、《作业指导书》、《工作手册》及其他文件之中，与相关文件同时修编、发布、实施。
流程文件作为相关文件的组成部分，其内容一般包括：流程名称（或标题）、流程结构图（可选）、流程图、流程说明等部分，其编写要求如下：
a) 流程名称（或标题）：流程名称应简明、确切地反映活动主题和流程边界（范围）。
b) 流程结构（可选）：使用Microsoft Office Visio流程软件或框图表述流程、子流程或子子流程的层次关系。流程的层次结构有时也被称之为某业务板块的一级流程、二级流程、三级流程….。
c) 流程图：流程图使用Microsoft Office Visio软件绘制，分为：一般流程图和垂直（或水平）跨职能流程图。应清楚的表明一组（多个）活动顺序和相互关系，以及每个活动的规范描述。
——一般流程图：不分职能表述，不设职能分区也不划分工作阶段。
——垂直（或水平）跨职能流程图：分职能表述。必要时，设“分隔符”划分工作阶段。
d) 流程说明：流程说明可在相关文件中单独设立章节条款表述，也可在文件的正文中直接描述，形式不限。其内容应包括：流程主要涉及者、流程归口者、执行者、相关者，以及活动的输入、输入物、输出、输入物等。
——流程主要涉及者、流程归口者、执行者、相关者：表明活动执行的主体和相关责任者；
——活动的输入、输入物、输出、输入物：表明相关接口、相关文件、相关记录。
注1：流程结构图适用于表述多个流程的层次关系，一般用于相关文件的正文插图。
注2：流程图一般应用于《程序文件》、《作业指导书》、《工作手册》，绘制样式参见附录H。
8.4.2 流程图的具体要求
a) 流程图应系统的体现流程的整体步骤和流程重点，且易于理解。
b) 跨职能的流程图要显示出部门或岗位之间的衔接关系，显示输出记录和单个岗位能得到阶段性成果的进程。流程图职能带应尽量描述到具体的操作岗位。如果一段进程包含多个活动，而这些活动都由某一个岗位（部门）完成，各单个活动又不产生阶段性的成果，则这一段进程只能作为流程图的一个步骤。必要时，可引用支撑文件或子流程来说明，使之具备可操作性。
8.4.3 流程说明和流程目标
当流程说明单独分章节条款描述时（如必要时应用于《工作手册》之中），具体活动应在流程描述的说明栏中详细说明，每段进程管理活动包含其主要操作者及输出记录，必要时应规定时限、质量、频次等方面的要求，同时设置流程关键绩效指标（KPI）。格式如下表所示：
表1 流程说明表。
8.5.1 管理手册、流程文件按8.1和8.2的要求编写。
8.5.2 在编制各类工作文件中，凡明确管理事项的管理制度、办法、规定等都属于管理标准范畴，按本章节8.5.3的要求编写。在制定管理标准时，应明确界定管理内容和方法。基本内容应包括：
a) 应详细规定该管理活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法；
b) 逐步列出开展此项活动的细节，明确输入、转换的各个环节和输出的内容。其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其它活动接口处的协调措施；
c) 明确每个过程中各项管理工作由谁做，做什么，怎么做，做到什么程度、以及为达到要求应如何进行控制，并注明需要注意的任何例外或特殊情况；
d) 如涉及纯技术问题可引用技术标准（技术标准见8.7）。
8.5.3 管理标准的编写要求
管理标准应包括：封面、目次（可选要素）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件（可选要素）、3术语和定义（可选要素）、4职责、5管理要求（内容和方法）、6支持性文件、7记录、附录（表格）。
当涉及同一业务板块多个管理标准汇编时，其中的单个管理标准即成为汇编管理标准的一部分，汇编后的管理标准应重新编排封面、目次（可选要素）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件（可选要素）、3术语和定义（可选要素）、4职责，以及6支持性文件、7记录、附录（表格），原单列的管理标准同时被取代、废止。
管理标准各部分内容要求参见8.2程序文件的相关内容。
8.6.1 编写原则
a) 最高决策者及决策层其他管理人员，每个职务都应制定明确的职责和权限；
b) 中层管理人员，正职和副职的职责和权限都需要制定；
c) 部门工作标准，应覆盖部门所有职权范围内和所有岗位的工作内容；
d) 一般管理人员工作标准按岗位制定，其职责、权限体现在工作标准中；
e) 为操作人员制定作为公司员工必须遵从的通用的工作标准；
f) 对特殊工序、特殊工种以及特定的专业技术人员，可分类制定相应的具体的通用的工作标准；
g) 操作人员的职责权限应体现在具体的岗位工作标准中，应按工种制定。
8.6.2 编写要求
8.6.2.1 总则
工作标准的表现形式除《部门说明书》、《岗位说明书》或岗位责任书、职务考核书等形式外，通常也作为岗位作业指导书、操作规程、检查与考核方法等文件形式或其部分出现。
工作标准作为其他文件的部分或单独出现参见8.2程序文件、8.3作业指导书和工作手册、8.5管理标准的内容和要求，部门职能说明书及岗位说明书按8.6.2.2和8.6.2.3实施。
8.6.2.2 部门职能说明书
部门说明书应包含：封面、目次（可选）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件、3部门使命、4部门基本信息、5部门组织机构图、6部门职能描述、7部门主要流程、8检查与考核、附录（可选）等。
a) 封面、目次（可选）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件，为格式化的要求。
b) 3部门使命：概括描述部门核心职责和功能，明确部门存在的价值。
c) 4部门基本信息：表述部门名称、负责人、上级岗位、岗位设置及人员编制等基本信息。
d) 5部门组织机构图：绘制岗位名称图，必要时表示分职能板块的结构。
e) 6部门职能描述：部门职能是指为实现部门使命而应该承担和履行的具体职能，按一、二级流程和分职能模块描述，应表明依据什么、做什么、达到什么目标等三要素。
f) 7部门主要流程：简要罗列部门主要流程或流程结构图。
g) 8检查与考核：执行和引用考核办法，或列出考核目标指标项目，考核方式方法等。
h) 附录（可选）：列出必要的附录。
部门说明书样式见附录I.1。
8.6.2.3 岗位说明书
岗位说明书应包含：封面、目次（可选）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件、3岗位概述、4岗位基本信息、5岗位关系图、6岗位职责与工作标准、7工作协作关系、8任职资格、9胜任素质要求、10主要工作条件、11检查与考核、附录（可选）等。
a) 封面、目次（可选）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件，为格式化的要求。
b) 3岗位概述：概括描述岗位核心职责和功能，明确岗位设置的目地。
c) 4岗位基本信息：表述岗位名称、岗位类型、所在部门、岗位定员、直接上级、直接下级等基本信息。
d) 5岗位关系图：以图形表示岗位设置及岗位的纵横向关系。
e) 6岗位职责和工作标准：表述该岗位在企业生产经营管理活动中所应承担的具体工作内容、工作标准、工作流程。具体应表明依据什么、做什么、达到什么目标等三要素。
f) 7工作协作关系：履行岗位职责过程必须开展的内部和外部的沟通，具体体现为沟通对象、沟通的主要内容、沟通频次等。
g) 8任职资格：指履行本岗位职责需要达到的学历、专业要求、职业资格或职称，以及进入本岗位应达到的专业或相关工作经验年限。
h) 9胜任素质要求：指能够衡量员工在特定的环境下，履行本岗位职责时呈现出绩效优异的状态所需包括的知识、技能等显像素质，以及价值观、性格、能力倾向、动机等深层次特征的综合要素及其行为或个性特征组合。
i) 10主要工作条件：指完成岗位工作所处的工作场所、环境舒适性、工作时间等。
j) 11检查与考核：执行和引用考核办法，或列出考核目标指标项目，考核方式方法等。
k) 附录（可选）：列出必要的附录。
岗位说明书样式见附录I.2。
8.7.1 原则性要求
a) 技术标准应符合国家有关标准化法律、法规及强制性标准的要求，符合国家、行业有关的技术标准要求。
b) 有关质量的技术标准内容和要求应满足GB/T19001-2008及公司质量管理体系文件对技术性文件内容的要求。有关职业健康安全、环境及能源管理的技术标准内容和要求应满足GB/T28001-2011、GB/T24001-2004和GB/T23331-2012对技术性文件内容的要求。
c) 企业技术标准的各项要求应系统、协调、统一、切实可行。
d) 技术标准的编写根据GB/T 1.1-2009、GB/T 15497-2003《企业标准体系 技术标准体系》中各要素的详细说明进行编写。
8.7.2 技术性要求
a) 应详细规定该标准要求或服务（产品）活动所涉及的全部内容和应达到的要求，采取的措施和方法；
b) 逐步列出开展此项服务（产品）活动的细节，明确输入、转换的各个环节和输出的内容。其中包括物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其它接口；
c) 如涉及纯管理问题可引用管理标准。
8.7.3 技术标准的编写要求
技术标准应包括：封面、目次（可选要素）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件（可选要素）、3术语和定义（可选要素）、4职责（可选）、5技术要求（内容和方法，可分章节5、6、7…描述）、6支持性文件、7记录、附录（表格）。
当涉及同一业务板块多个技术标准汇编时，其中的单个技术标准即成为汇编技术标准的一部分，汇编后的技术标准应重新编排封面、目次（可选要素）、前言、名称、1范围、2规范性引用文件（可选要素）、3术语和定义（可选要素）、4职责（可选），以及6支持性文件、7记录、附录（表格），原单列的技术标准同时被取代、废止。
封面格式见附录C。封面上文件名称使用黑体一号字，文件编号使用Times New Roman三号字加粗，发布及实施日期使用黑体三号字，其它固定内容使用封面格式已设定的字体。
a) 目次为可选要素，在单行本中的目次中应列出完整的标题，标题到章、节，必要时，目次显示到三级标题。多个文件作为汇编本时，目次中只列出文件名称即可。
b) “目次”标题二字选黑体三号，单倍行距。目次正文字号为黑体五号（西文选Calibri，下同）单倍行距，二级标题缩进1个字符，三级标题缩进2个字符。
c) 目次中不应列出术语和定义的内容。
d) 在电子文件中，目次可根据已设定的套用格式自动生成，不需手工编排；如未对章节标题进行删减更改，文件定稿时选择“只更新页码”即可。
e) 可根据文件具体情况，对目次适用性进行合理编排和设置。
前言为必备要素，前言不应包含要求、图和表。应包含标准提出单位、归口部门、起草单位、主要起草人和版本发布情况等间接性内容。
“前言”标题二字为黑体三号，段落为Word默认（一般段前17磅、段后16.5磅，行距2.41倍）；前言正文为宋体五号（西文Calibri）。
引言为可选要素，如果需要，则给出标准技术内容的特殊信息或说明，以及编制该标准的原因等。
“引言”二字为三号黑体，段落为Word默认（一般段前17磅、段后16.5磅，行距2.41倍）；前言正文为五号黑体（西文Calibri）。
标准从“标准标题”开始，分节单独重新起页码，标准标题名称为黑体三号单倍行距。
a) 标准正文从“1 范围”到“附录A”之前，分章节排列。
b) 一级标题为黑体五号2倍行距（可调整成1.75倍行距+段前0.25倍间距）；二级标题为黑体五号1.5倍行距（可调整成1.5倍行距+段前0.25倍间距）；三级标题为黑体五号1.25倍行距。其他标题为黑体单倍行距。所以字体按要求选择后，再选择西文Calibri（下同）。
c) 其他正文为宋体五号单倍行距，正文中的注解部分使用宋体小五号字。原则上用阿拉伯数字表示前五级标题，每一级后面存在列项用小写字母加后括号表示，再下一级列项用阿拉伯数字加后括号表示。
c) 除列项外，所有数字标题应顶格编排，每个数字标号与文字内容之间留1个空格，段的文字空四个空格（即2个汉字）起排，回行时顶格编排。
e) 每一列项之前的破折号、圆点（不含字母编号）均应距顶格空四个空格（即2个汉字）起排，其后的文字以及文字回行均应距顶格空八个空格（即4个汉字）位置起排（Word自动编排）。
f) 字母编号下一层列项的破折号、圆点或数字编号均应距顶格空八个空格（即4个汉字）起排，其后的文字以及文字回行均应距顶格空十四个空格（即7个汉字）位置起排（或Word自动编排）。
g) 正文中若有图、表等内容的应加以标识，一般为“图”、“表”及阿拉伯数字和图、表名称组成。
h) 在格式上本标准未做规定的，参照本标准的格式进行编排。
“1 范围”对标准的主要目的、内容进行概括，并规定标准的使用对象或应用领域，必要时，还应规定不适用的对象或领域，不编序号，不写标题，直接用文字写出。推荐采用下列典型用语：
“本标准规定了……，旨在……。”
“本标准适用于……，也适用于……。”
“本标准适用于……，……亦应参照执行（使用）。”
“本标准适用于……，不适用于……。”
a) 使用规范用语：
——下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
b) 列出该项管理活动中所涉及到的国际、国家、行业、地方、企业标准。列项不加序号，标准不加书名号。
给出为理解标准中某些术语所必需的定义。
9.10.1 <进程名称>栏位字体为“宋体14pt”，本栏位背景色为“主题颜色第2排第5列淡色35%”。
9.10.2 <职能>字体为“宋体12pt”，本栏位背景色为“主题颜色第2排第5列淡色35%”。
9.10.3 各进程图框字体为“宋体9～10pt”进程图框背景色为白色。
9.10.4 动态连接线线条颜色为黑色，“Y”或“N”字体为“宋体8pt”。
9.10.5 分隔符各<阶段>栏位字体为“宋体12pt”，本栏位背景色为“主题颜色第2排第5列淡色35%”。
9.10.6 流程图职能带的机构名称采用简称，见附录B。
9.10.7 流程图样式模板见附录H。
9.10.8 为规范流程图样式统一，推荐使用Visio2007软件绘制流程图。
9.11.1 标准正文中使用的表格应包括：表格编号、名称、表格式样和内容。
9.11.2 表格应设置表头和在电子文档中设置“重复标题行”，标题行应设置背景色为“主题颜色第2排第5列淡色35%”。同一个表格在分篇幅时，一般不按GB/T1.1-2009要求设置续表。
9.11.3 表格边框应设置“网络——1.5磅”粗线条。
9.11.4 表格正文字号比标准正文字号小一个级别，一般设置宋体小五单倍行距不对齐网格。
9.12.1 企业标准采用GB/T 788-1999《图书杂志开本及其幅面尺寸》规定的A系列规格纸张的A4幅面(210mm×297mm)，允许公差±1mm。
9.12.2 页码设置：纵向，页边距为：上2.5mm、下2mm、左2mm、右2mm，装订线0.5mm；版式——奇偶页不同，页眉1.3mm、页脚1.5mm。横向页边距上、下、左、右均为2mm，其他相同。
9.12.3 在特殊情况下（如图样、表不能缩小时），标准幅面允许根据实际需要延长和加宽，倍数不限，此时页眉上的标准编号的位置应做相应调整。
9.12.4 每个文件作为单行本时除封面外每页须设置页眉和页脚，页眉为文件编号宋体小五号，页脚为页码宋体小五号，页眉和页脚设置成奇数页位置居右，偶数页位置居左。文件正文以前部分（封面除外）的页脚采用罗马数字表示，正文和附录部分的页脚采用阿拉伯数字，多个文件作为汇编本时，可以不设置页眉或单独分别设置，但页脚的页码需要设置连续的阿拉伯数字。
10.1 在企业标准草案的编审和报批过程中，一般经历“征求意见稿”、“送审稿”、“报批稿”三个阶段，也对应填写《标准草案征求意见单》、《标准草案送审稿意见单》、《标准草案报批稿签署单》相关记录，记录格式见“附录J 标准征求意见单及送审、报批记录”。
10.2 企业标准应统一编号，并经标准化主管部门签署意见后，报最高管理者审批。
10.3 文件的编审、修订等管理所涉及的相关记录要求见《文件控制程序》。
10.2.1 企业标准应由企业最高管理者审批后方可发布。
10.2.2 企业标准/体系文件的发布以电子文档为主（受控文件以PDF文件格式发布），若需要时可根据情况进行纸质文件发放。
10.2.3 企业标准/体系文件电子版由文件管理部门在公司内部网站栏目中予以发布和设置相关权限。
10.2.4 企业标准/文件管理部门负责管理体系技术标准、管理标准、工作标准的发布。
10.2.5 纸质文件的发放
a) 纸质文件的发放必须对文件进行加盖受控文件印章（红色）或相应标识；
b) 文件使用部门可以根据实际工作需要申请发放纸质文件。由文件使用部门填写《文件发放申请表》并由文件管理部门审批后，发放至申请部门使用，申请部门在收到纸质文件时需在《文件发放登记表》上签字确认。
10.3.1 由文件归口部门提出修订需求，填写《文件制定/更改审批表》，文件管理部门审批后，由文件归口部门执行。
10.3.2 文件归口部门更改后的文件由文件管理部门填写《文件更改登记表》，并对电子版本和纸质文件进行更换。
当受控文件规定的工作内容已不复存在或文件规定的内容已不适宜，由文件归口部门填写《文件作废申请表》，经文件管理部门审核后填写《文件作废登记表》，除需作为档案保留的作废文件外，其余任何载体的文件由文件管理部门进行销毁。
各部门文件管理员负责保存本部门所有文件，保持文件清晰，易于识别，便于存取和查阅。纸质文件需存放于干燥、通风、安全的地方。
企业标准各大类分类编号使用2位数、3位数表示，其细分的各类标准则再加两位数（4位数、5位数）按序列添加编号表示。为便于标准分类识别，4位数为基础标准（视为零开头的5位数字），5位数的：1开头的数字表示技术标准、2开头的数字表示管理标准、3开头的数字表示工作标准。具体见表A.1。
表A.1 大类编号规则表
注1：基础性、综合性的“管理手册”，无论是管理类、技术类，或带有工作标准内容的，按基础标准排序；
注2：管理体系“程序文件”按管理标准分类分开编号，可以按分开的编号统一汇编；
注3：现行管理体系的“作业文件”涵盖工作、技术、管理“三大”标准内容，暂归类为“综合性”的基础标准范畴，使用50xx编号。其后“XX”两位数再分单位排序。另外，现行管理体系的“作业文件”将随着企业技术标准、管理标准、工作标准的逐步修订完善而“瘦身”，作业文件将逐步走向“工作手册”和“小册子”类型的基础文件。
表A.1 技术标准和管理标准的类别代号
表A.3 工作标准的类别代号
注：岗位工作标准按单位分列，包括：通用管理岗位人员、特殊工作岗位人员、专业技术人员，也包括领导层、中层管理人员、一般管理人员和一般操作人员。
表B.1 各部门、直属单位名称代码表
表B.2 县（区）局（分公司）各部门名称代码表
表B.2 相关机构规范的简称表
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表D.1规定了标准中各个位置的文字的字号和字体。
表D.1 标准中的字号和字体
表G.1至表G.4给出了条款表述中助动词的使用规则。
表G.1所示的助动词应被用于表示声明符合标准需要满足的要求。
表G.1 要求
表F.2所示的助动词应被用于表示在几种可能性中推荐特别适合的一种，不提及也不排除其他可能性，或表示某个行动步骤是首选的但未必是所要求的，或(以否定形式)表示不赞成但也不禁止某种可能性或行动步骤。
表G.2 推荐
表F.3所示的助动词应被用于表示在标准的界限内所允许的行动步骤。
表G.3 允许
表F.4所示的助动词应被用于陈述由材料的、生理的或某种原因导致的能力或可能性。
表G.4能力和可能性
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标准草案征求意见单可参照如下格式：
标准草案征求意见单
部门：
现将 （标准名称）标准草案征求意见稿转给你们，请指派有关同志根据此稿内容，对其技术的先进性、经济合理性、广泛的适用性和可行性等方面提出具体的改进意见，于 年 月 日前返回发出单位。
此致谢意。
（公章） 年 月 日
标准草案送审稿意见单可参照如下格式：
标准草案送审稿意见单
同志：
现将 标准草案送审稿转给您，请您提出审查意见，做好评审准备工作，并携带此件准时参加评审会议。
此致谢意。
（公章） 年 月 日
标准草案报批稿签署单格式参见表J.1。
表J.1 标准草案报批稿签署单
表J.1 标准草案报批稿签署单（续）
[1] 中国标准文献分类号 中国标准出版社
[2] 赵祖明 范桂梅《多体系文件整合方略——ISO9000等标准与企业标准应用融合论》中国标准出版社 2008
[3] 公司PZHYC-CXWJ-26《授权管理控制程序》（攀烟专〔2013〕21号）
[4] GB/T 20000.1-2002 标准化工作指南 第1部分 标准化和相关活动的通用词汇
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本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/345fb66c700abb68a982fbeb.html
文档为doc格式