会计档案整理与保管

会计档案整理与保管

1. 会计档案及其内容

在每一会计期末，财务部门应对本期所形成的会计档案，按照归档要求进行整理立卷，装订成册，并按照会计档案保管要求进行妥善保管。

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

①会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

②会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

③财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

④其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料。

2. 会计档案的整理

( １ ) 会计凭证的整理与装订

会计凭证一般应按月整理，并装订成册。

①会计凭证的整理。月末，首先将所有需要归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证的种类进行分类，如采用专用凭证，可按收、付、转分为三类，每一类按顺序号整理排列。同时，注意整理记账凭证后附的原始凭证，清除订书针、大头针、曲别针等金属物，凡超过记账凭证宽度和长度的原始凭证，都要整齐地折叠进去。特别要注意装订眼处的折叠方法，以防装订后影响原始凭证的翻查。然后将每类记账凭证按适当厚度分成若干册，每册的厚度应尽可能保持一致。若单位采用汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序，在凭证分册时还应兼顾记账凭证的汇总范围，并将汇总记账凭证或科目汇总表附于各册记账凭证之前。

②会计凭证的装订。首先将分好册的会计凭证用铁夹夹好。然后，用铅笔在凭证左上角划一条分角线，并在分角线适当位置选两个点打孔。选择的打孔点不能太靠近左上角的顶端，以免装订后不够牢固和平整，也不能太靠下，以免装订后影响原始凭证的翻查，一般可在距上角顶端 2 至 4 厘米的范围内确定两孔的位置。接着，用装订绳分别穿眼绕扎多次，捆紧扎牢。最后给每一册凭证加具封面，封面上要注明单位及凭证名称、日期、起止号码、本月共几册、本册为第几册等内容，并由会计主管人员和装订人员分别签章。

对于数量过多的原始凭证，如收料单和领料单等，可以单独成册装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。

( ２ ) 会计账簿的整理

年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，要统一整理归档。对活页式账簿，首先要将其中的空白账页取出，其中的明细分类账户按其所属总分类科目的编码顺序排列，对各明细账户按“第×页”顺序排列。然后对整本活页账簿中的账页不分账户只按其在账簿中的排列顺序编号，填入各账页上端“总 页”处。编码完毕后，将账页总数填入账簿扉页“账簿启用表”，并填写账簿目录表。

( ３ ) 会计报表的整理

会计报表一般在年度终了后，由专人统一收集、整理、装订并归档。整理时，将全年的会计报表，按时间顺序排列并装订成册，加具封面，并在封面中注明报表的名称、页数、归档日期等，经财务负责人审核、盖章后归档。

3. 会计档案的 保管

各单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应移交本单位档案部门按规定的期限统一保管。若单位未设立档案机构，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳员不得兼管会计档案。

专职保管会计档案的要员离岗、离职应当移交会计档案，办理交接手续。

会计档案在保管期间，不得借出。若有特殊需要，经本单位负责人同意后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。

会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管分为 3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25 年 5 类，会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

4. 会计档案的 保管

（１）会计档案的查阅

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

查阅会计档案，应有一定的手续。对查阅的档案，应设置“会计档案查阅登记簿”，详细登记查阅日期、查阅人、查阅理由、归还日期等。本单位人员查阅会计档案，需经会计主管人员同意。外单位人员查阅会计档案，要有正式介绍信，经单位领导批准。查问人员不得将会计档案携带外出，不得擅自摘录有关数字。遇特殊情况需要影印复制会计档案的，必须经本单位领导批准，并在“会计档案查阅登记簿”内详细记录会计档案影印复制的情况。

查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（２）会计档案的销毁

保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁：

①由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

②单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

③销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。

④监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

应当注意的是，保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

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