如何编写不合格项及纠正措施报告

如何编写不合格项及纠正措施报告？

1.不合格项及纠正措施报告的内容： 

A．受审核部门及负责人姓名；

B．审核员姓名； 

C．审核依据（根据的程序、检查表等）；

D．不合格事实上描述； 

E．不合格类型（分稍微及严重不符合项）

F．不合格原因分析（导致缺点发生的原因）

G．建立采取的纠正措施计划及完成日期（应采取之改善对策）

H．纠正措施完成情况及验证（跟进改善结果及建议）

2.对于一个内审员来说，写好不合格项及纠正措施报告中的不合格事实的描述、不合格问题的性质、违反的条款和不合格的类型是最为要害的事。不合格事实的描写，应具备：

A．先写不合格问题的性质，是要用一两句话，点明此事哪一点（或那几点）做得不对。

例如：“未经检定合格的计量器具在岗位中使用”，“未经培训就上岗操作”等。

B．以实例说明不合格事实；描述应力求具体，例如事情发生在什么地方、什么时间、何入执行此事或在场，发现了什么现象等等以及有些要害的细节如图号、数量，设备名称等均应写入。但与不合格无关的事不用写入以便使描述精简扼要。

例如：“注塑机ZS010设备注塑工件FS990菜板时未悬挂注塑工艺卡”

C．违反标准或质量手册的那个条款，应力求判定行比较确切。假如判定得不确切，纠正措施的方向就会产生偏差。

(二).纠正、和纠正措施 

纠正和纠正措施不是同一个概念。有的内审员认为对不合格项就事论事地进行了纠正，就算已采取了纠正措施。这种看法是不对的。 

例如：有一位内审员在不合格项及纠正措施报告中举出的不合格事实为：“360调节板和主体连接件工艺更改通知（编号为***）上未填写在制品处理意见”。而责任部门的纠正措施计划为：“补填在制品处理意见”。这种做法就是把简单的纠正代替了纠正措施。

ISO 8402对纠正措施的定义是：“为了防止已出现的不合格、缺陷或其他不期望的情况的再次发生，消除其原因的措施”。该定义的注2中还说：“纠正与纠正措施的区别是：纠正措施涉及消除产生不合格的原因。”

实例：

不合格项描述：2002年8月份在注塑车间连续发生几次同样的质量问题，即装配线组装的批萨炉底盘很脏、且产生变形，使垫脚不平。甚至由于此种问题，引起客户终检时提出拒收。每次都采取了教育、等方法，未能收到避免再次发生的效果。

原因分析： 

A．包装不符合要求，将底盘置于塌板平放过高，底盘受压变形，四面用纸皮围住不严，灰尘进入。

B．缺少包装胶箱。

建议采取的纠正措施：

A. 增加包装胶箱。 

B．在注塑工艺卡上增加底盘包装要求，具体包装方法为：

先将注塑机啤好的底盘入一大小合适且无窟窿的塑料胶袋，再整洁竖立放入包装胶箱。

C．在装配过程中增加“检查和校正底盘变形”工序。

D．检查其它零件的包装是否有类似问题，是否需要作出相应处理办法。

(三)再论纠正措施 

1.纠正措施内部质量体系审核的重要性

在内部质量体系审核中，纠正措施具有非凡重要的意义。这是内部质量审核的目的决定的。内审目的的重点在于发现质量体系的问题，查出原因，采取纠正措施加以消除，以免重犯类似不合格，使质量体系得到不断改进。因此，多数把内审用的《不合格报告》改为《纠正措施请求表》。这点与第二、三方审核的目的以评价为重点，以便决定通过认可或认证与否有明显的区别。

内部质量审核既然如此重视纠正措施，因此内部质量体系审核在现场审核完成（或以及审核报告发表）后，审核组和治理者代表（通过质量治理部门）仍要花许多精力促进纠正措施计划的有效措施。

2．纠正措施要求的提出 

审核组现场审核中发现不符合项时，除要求受审部门负责确认不合格事实外，还要求他们调查分析造成不合格的原因，有的放矢地提出纠正措施的建议，其中包括完成纠正措施的期限。假如受审方坚持不同意对不合格的判定，也不肯提出纠正措施建议，则争执应提交治理者代表仲裁。

内部质量体系审核与外部质量体系审核稍有不同是关于审核员能否对纠正措施提出建议的问题。外部审核员对纠正措施是不可以提供任何建议的，否则就有“咨询”之嫌；但内审员却稍有不同。内审员与被审部门负责人都同一间公司的，所以当审核员提出《不合格项及纠正措施报告》时，受审部门的负责人首先要对事实加以确认，其次对不符合那个条款要与审核员讨论以便决定纠正的方向。这时内审员就纠正措施的方向建议不是不可以的，有的单位甚至认为内审员应积极参加纠正措施建议的讨论，但不能代替受审部门具体制订纠正措施，更不能承担纠正措施后果不良的责任。有的内审员提出几个方向性建议供受审部门领导人参考选择，这种做法也可以采用。

3．纠正措施建议的认可与批准 

受审部门负责人提出的纠正措施的建议首先经过审核组长（或治理代表）的认可。认可的目的主要在于审查该建议是否针对不合格采取了措施以及纠正措施的可行及有效性。

实例： 

某一塑料制品车间在搬运过程中造成许多损坏，审核员判定为搬运工具及搬运方法不能保证产品质量。假如车间主任提出的纠正措施建议是“召开大会、小组提出保证、个人写保证书”，之类的纠正措施，审核员就不应加以认可，因为这种纠正措施不是针对造成不合格的原因加以改进，而只是表面上做文章，是不可能生效的。假如车间主任提出的纠正措施是“改建厂房，增设一套挂式输送系统”，则这样的措施也是不现实的，不仅投资，建设时间长，而且必要性也不大，因而可行性不高。审核员对这种建议也不能认可。内审员的这种认可实际上可以在参与讨论纠正措施建议时进行。

经过审核员认可的纠正措施还要经过治理者代表的批准。尤其是全厂性纠正措施或是牵涉到几个部门的纠正措施，治理者代表可能要加以协调甚至还要请示最高领导后决定，所以批准的手续是必要的。经治理者代表批准后，该措施计划正式成立，即纠正措施建议变为正式的纠正措施计划。

4．纠正措施计划的实施 

内部质量体系审核中对纠正措施计划的实施期限一般规定为15天，即发现问题应立即在15天内完成。但具体时间期限视各单位情况而定。

实际上纠正措施可以分为短期的和长期的两种。短期的纠正措施经常是发现不合格后，针对直接原因，立即采取措施，以保证顾客的利益；而长期纠正措施经常针对潜在原因采取预防措施，防止发生可能出现的不合格，这往往需要更多的时间。

实例：一家超级市场在一次内审时，在货架上发现了腐败的食品，食品部经理立即采取了下列纠正措施：（1）把腐败的食品全部撤走；（2）全面检查类似食品的情况，如有腐败变质的食品也撤下货架。这就是简单的纠正，一般在1-2天内即可完成。为了防止类似情况的发生，食品部经理可能还要调查原因采取纠正措施，如：（1）加强进货检验或验证；（2）调整合格供货方的名单；（3）对售货员进行鉴别变质食品技能的培训；（4）改进储存条件。如：增加冷藏或空调设备等。其中（1）-（3）项可在短期完成，但（4）项却不是短期可以完成的，但可以作出计划，逐步推行。