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燃料油销售业务流程
燃料油销售业务流程
发布时间:2019-11-15 来源:
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燃料油销售业务流程
一、
业务目标
1
经营目标
1.1
保证完成经营计划,扩大经营总量,提高市场占有
率,获取最佳经营利润。
1.2
资金收付及时,保证资金安全。
1.3
2
降低采购成本,保证采购产品的数量和质量。
财务目标
2.1
核算规范,保证会计记录真实、准确、完整。
3
合规目标
3.1
油品购销符合国家有关法律法规和股份公司内部规
章制度。
3.2
油品购销合同、相关协议符合合同法等国家法律、
法规。
二、
业务风险
1
经营风险
1.1
对市场价格行情判断不准造成采购价格过高或销售
收入减少。
1.2
客户不满意导致市场份额下降、经营效益流失。
1.3
购销信用管理未经授权或授权不当,导致货款损失
或不能及时回笼。
1.4
供应商单一,造成供应市场垄断,致使采购价格高
于合理市场价格;供应商履约能力不足,造成采购
合同无法按约履行,导致公司对外信誉受损。
1.5
运输代理选择不当,运输方案不合理,货物保险失
效,造成货物灭失、损坏,导致货物无法正常交接
或运杂费增加。
1.6
油品收付与单据不符,导致油品数量、质量、价格
等差异,造成商业纠纷和经济损失。
1.7
未经审核,变更示范合同文本中涉及权利、义务条
款导致的风险。
2
2.1
财务风险
交易没有及时入账,期末发生截止性错误;虚假记
录或财务记录不准确、不完整;未按规定进行账务
处理,造成财务数据不实。
3
合规风险
3.1
油品购销不符合国家有关法律法规和股份公司内部
规章制度
,
受到处罚。
3.2
油品购销合同、相关协议不符合合同法等国家法律、
法规和股份公司内部规章制度的要求,导致商业纠
纷,造成损失。
三、
1
1.1
业务流程步骤与控制点
上报采购需求计划
燃料油销售部门(客户经理)根据当地市场需求变
化,编写月度燃料油需求计划。省(市)分公司燃
料油经营部门汇总经分管副经理审批后,于每月
15
日前向油品销售事业部上报下一月度进口资源、资
源和外部采购资源需求计划。
2
下达采购计划
2.1
油品销售事业部汇总省(市)分公司的需求计划,
综合平衡后编制下一月度进口、资源、外部采购计
划,按规定权限审批后于每月
28
日前下达。
3
3.1
进口资源采购
油品销售事业部根据省(市)分公司上报的进口需
求计划,结合国内、国际燃料油市场行情,制定燃
料油进口采购方案,进口采购方案经分管副主任审
批后,中国销售有限公司与联合签订《进口采购委
托代理协议》,并签发《重要工业品自动进口许可
证明申请表》。
3.2
联合根据油品销售事业部签发的《重要工业品自动
进口许可证明申请表》,办理燃料油进口许可证。
【
ERP
】省(市)分公司燃料油经营部门根据装船提
单,在
ERP
系统中维护采购订单,及时创建内向交
货单。
3.3
如发生单货不符、数量短少、质量不符、滞期等情
况,省(市)分公司燃料油经营部门应及时查明原
因,分清责任,提出处理意见报分管经理审批后书
面通知联合,同时抄报油品销售事业部。联合负责
向外商索赔。
3.4
进口燃料油期(纸)货保值业务参见《
10.1
石油保
值业务流程》。
4
资源采购
4.1
根据油品销售事业部下达的季度资源分配计划,省
(市)分公司燃料油经营部门与炼化分(子)公司
进行月度衔接,并将执行情况书面报分管副经理。
【
ERP
】燃料油经营部门根据合同或发货通知单,在
ERP
系统中维护采购订单。
5
外部资源采购
5.1
省
(市)分公司燃料油经营部门统一组织对外部供
应商进行评价,供应商信用等级报省(市)分公司
信用管理领导小组(经理任组长)审批。
5.2
根据油品销售事业部下达的外部采购计划,省(市)
分公司燃料油经营部门建议采购价格,填写《外部
资源采购申请表》,报分管副经理审批。
5.3
省(市)分公司燃料油经营部门依据经法律事务部
审定的示范合同文本拟订合同,合同签订人按规定
权限与外部供应商订立采购合同(明确交货方式、
地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、
承付方式、损耗率、违约责任等)。合同复印件交
财务等部门。对示范合同文本条款进行文字性修改
的,经同级法律事务部门审核;进行实质性修改的,
报法律事务部审核。
【
ERP
】
燃料油经营部门在
ERP
系统中维护采购合同,
根据采购合同创建采购订单。
6
验收入库
6.1
油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量。
计算实际收油数量,
填写
《油罐动态分户账》
和
《商
品运输损溢处理单》(包量运输的无需填写《商品
运输损溢处理单》),出具收油凭证。出现运输超
损耗,按规定填写《验收及复测记录》,查清原因,
提出处理意见,报省
(
市
分公司数质量管理部门批
准后处理。
6.2
卸油前
,
油库工作人员核对货物的品种、数量等与收
货通知单是否一致,做好油品的取样化验工作,出
具质量验收报告。油库接卸人员按要求做好收货作
业,填写收货作业台账。
【非
ERP
】验收后,仓库保管员凭验收报告、收油凭
证办理入库,并签发入库单。入库单由经办人和复
核人签字后,连同收货通知单、验收报告存档或送
相关部门。收货通知单、入库单需连续编号。
【
ERP
】验收后,仓库记账人员凭收货通知单、收油
凭证,核对系统采购订单,按照收油凭证数据在系
统中录入相关计量数据。
6.3
进口采购须由相关经营部门取得中国商检或
SGS
等
权威商检机构出具的油品数质量检验报告。
7
采购付款
7.1
货到付款:在油品采购确认到货和收到发票后,由
业务经办人填写付款申请单并附采购合同、入库验
收单(或收货确认单)等凭据,按规定权限审批后,
交财务部门审核付款。进口采购根据中国销售有限
公司发出的《付款通知书》,按规定权限审批后,
交财务部门审核付款。【
ERP
】财务部门根据发票核
对价格、入库数量,并在
ERP
系统进行发票检验,
并由不相容岗位人员对凭证进行稽核。
7.2
预付款:除资源以外的其它油品采购原则上不允许
预付货款,确实需要预付货款时,省(市)分公司
燃料油经营部门根据供应商信用等级和采购合同填
制预付款申请单,按规定权限审批后,交由财务部
门审核付款。
8
市场细分
8.1
省(市)分公司燃料油经营部门调查当地市场,了
解、分析消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞
争态势和消费特点,细分目标市场,制定相应的市
场策略和营销措施。省(市)分公司燃料油经营部
门统一负责落实资源和直销大户的招投标;负责开
拓和巩固本区域燃料油市场,
增加燃料油销售业务。
9
确定销售目标
9.1
根据油品销售事业部下达的年(月)度经营目标,
省(市)分公司燃料油经营部门制定年(月)度销
售计划。年度计划报经理审批,月度计划经分管副
经理批准后分解落实到各燃料油销售部门(客户经
理)。
10
销售及客户管理
10.1
合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的销
售合同示范文本与客户签订销售合同。对示范合同
文本条款进行文字性修改的,经同级法律事务部门
审核;进行实质性修改的,报法律事务部审核。
10.2
各级燃料油经营部门应走访客户,了解客户意见和
需求,根据需要填写区域市场客户档案更新表,报
本部门负责人审批。
【非
ERP
】燃料油销售部门(客
户经理)建立客户档案管理岗位负责档案维护,及
时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新。
【
ERP
】各级燃料油经营部门填写区域市场客户主数
据维护表,经部门负责人审核确认后,由主数据维
护员在系统中维护客户主数据。
11
信用核定和控制
11.1
省(市)分公司信用管理领导小组负责制定相应的
信用政策和信用总体规模。燃料油经营部门根据客
户的资金、信用等状况,在规定的信用政策和信用
总体规模内拟订客户具体信用限额和时限,按规定
权限审批。【
ERP
】财务部门根据审批后的客户信用
在
ERP
系统中维护信用主数据。
11.2
燃料油销售部门(客户经理)在核定的信用额度和
时限内按规定权限办理信用销售业务,对超出信用
规定的,报省
(
市
分公司信用管理领导小组审批。
合同签订人应签订《货款回笼责任书》,并与绩效
考核挂钩。
11.3
财务部门每月向相关部门反馈客户欠款情况,经营
部门督促货款回笼,采取止损措施,并将月度清欠
结果书面报分管副经理。
12
制定价格策略
12.1
省(市)分公司燃料油经营部门结合市场实际情况,
制定销售的最低限价,经部门负责人审核后报经理
(价格领导小组)审批。燃料油销售部门(客户经
理)按规定价格执行,超出规定价格的逐级上报审
批。【
ERP
】财务部门(或经营管理部门)根据批准
的价格文件,在
ERP
系统中维护价格主数据。
13
开票与收款
13.1
现款销售:开票人员根据业务人员的销售单、财务
收款凭据,复核无误后开具销售发票或提货通知单
并加盖印章。
13.2
信用销售
:
业务经办人根据销售合同填写信用销售
审批单,经部门负责人审批后,填写《开票通知单》
交开票人员,开票人员确认客户欠款金额不超过规
定的信用范围,开具销售发票或提货通知单并加盖
印章。
【
ERP
】根据签订的销售合同,由经营部门开票人员
在
ERP
系统建立标准销售订单,经确认客户欠款金
额不超过规定的信用范围后开具销售发票,打印系
统提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需
报部门负责人,重新履行审批程序,或经批准后由
省(市)分公司财务部门信用主数据维护员在
ERP
系统中一次性释放冻结的订单。非定量订单按
ERP
系统运行及应用规范操作。
13.3
各
级燃料油经营部门每日终了对销售开单和回款情
况进行汇总,复核无误后填写收款记录,由财务部
门核对。
【
ERP
】各级燃料油经营部门每日应检查、处理系统
中未清的销售订单。核对校验自有库存转出数量与
代保管转入数量是否一致。
14
油库发货
14.1
【非
ERP
】
油库发货人员根据盖有印章的提货通知单
安排客户或运输部门提货,并将提货通知单留存。
【
ERP
】油库发货验单人员接到客户提货通知单,在
系统内验证提单内容相符后,按客户需求的发货数
量(不大于提单数量)在系统中发货过账,打印油
品出库单交客户提油。
14.2
对于一次不能提完的油品,油库应建立客户代保管
台账,并将剩余油品转入客户代保管台账。按照规
定开展油库代保管业务的,应根据客户需求开具分
提货通知单。
14.3
【非
ERP
】油库发货人员每日交班前整理提货通知
单,汇总发货数量,编制日发货报表和代保管台账。
油库记账人员复核日发货量、提货通知单累计数量
以及代保管台账,检查是否平衡,发现差异应会同
油库发货人员查找原因、及时处理。
【
ERP
】油库发货人员每日交班前整理出库单,报油
库记账人员与
ERP
系统发货数量汇总表进行核对,
检查库存是否平衡,发现差异应会同油库发货人员
查找原因、及时处理。
15
财务记账
15.1
各级财务部门审核相关原始凭据
,
进行账务处理,由
不相容岗位稽核。【
ERP
】各级财务部门每日复核原
始票据和收款记录,并与
ERP
系统集成的销售凭证
进行核对。
15.2
省(市)分公司燃料油经营部门和财务部门每月与
联合、炼化分(子)公司、外部供应商及客户等核
对往来款项,做好对账记录。
16
业务统计
16.1
燃料油销售部门(客户经理)每日核对购销发票和
业务单据,并按照《销售企业燃料油统计报表制度》
的要求,通过业务统计系统燃料油子系统逐级上报
燃料油经营日报,及时反映每日商流和物流动态。
16.2
每月末各级财务部门、相关经营部门、油库对提货
通知单、代保管台账和销售发票等进行对账,发现
差异及时查找原因并在当月处理。
17
分析与考核
17.1
省(市)分公司燃料油经营部门每月对市场情况、
计划完成、进销存结构、吨油差价、费用构成等情
况进行经营活动分析,总结经营工作得失,提出下
一步经营策略和工作安排等;并于每月
7
日前(遇
节假日顺延)将月度经营活动分析材料上报油品销
售事业部。
17.2
省(市)分公司绩效考核部门根据绩效考核办法,
对燃料油经营业务进行综合评价、业绩考核,并实
施奖惩。
本文来源:
https://www.2haoxitong.net/k/doc/20629da9773231126edb6f1aff00bed5b8f3731c.html
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