会议通知六要素

会议通知六要素

会议通知六要素：与会者

与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括 秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。

会议通知六要素：主持人

会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有 相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：

另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个 单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。 特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成 员集体或轮流主持会议。

会议通知六要素：议题

议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所 要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有 明确性和可行性。 会议围绕这样的议题展开讨论、 进行研究， 才容易取得共识或最后表决通过。

每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不

宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议 上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题

有 些 重大 的代 表 会 议， 先由 代 表 提出 “ 提 案 ” ，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的 “ 提案审查委员会 ” 审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。

会议通知六要素：名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称

俗话说，名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能 显示会议的内容、 性质、 参加对象、 主办单位或组织、 时间、 届次、地点或地区、范围、规模，等等。

会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前 的 “ 会议通知 ” ，使与会者心中有数， 作好准备 ; 又用于会后的宣传，扩大会议的效果 ; 更用于会议过程中使 与会的全体成员产生凝聚力。

大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席 台的 上 方 或后 方， 作 为 会议 的标 志 ， 简称 “ 会 标 ” 。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产 生误会。

会议通知六要素：时间

会议时间有三种含义：

A 一是指会议召开的时间

B 二是指整个会议所需要的时间、天数

C 三是指每次会议的时间限度。

会议召开时间

某个会议什么时间召开最合适 ?要考虑多种因素。

首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的 下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一 年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的 工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计 划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本 身就有很强的季节性或季度性。

其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如 日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小 时，而不是安排在刚上班时。

再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因 素。

会议需要时间

会议需要时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十 分钟; 多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计 需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。

会议时间限度

每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，

应该安排中间休息

会议地点，又称 “ 会址 ” 。既是指会议召开 的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取 得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

会议通知六要素：地点

会议地点，又称 “ 会址 ” 。既是指会议召开 的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取 得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因 素; 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以 便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会 议室。 选择会址， 还要考虑会场设施、 交通条件、 安全保卫、 气候与环境条件等因素。

主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议

的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着

领导和保证作用

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