备用金管理制度流程(2)

备用金管理制度和财务报销制度

第一章总则

1.为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节约的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度。

2.本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。

3.本制度适用对象为公司总经理及以下人员，总经理以上高层管理人员（仅限董事长）费用按实报销，无出差补贴等。

第二章备用金借支程序

1.公司员工因公出差，为保证公司业务的合理需要，按审批权限批准

后，可向财务部预借一定数额的备用金。

2.?备用金借支程序：借款人因公出差应填写出差申请单，即派差单，按规定程序批准后到财务部应收往来会计处领取借款单并填制借款单（借条），按第四章规定权限审批后交应收往来会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核，出纳根据复核后的记账凭证，向借款人支付备用金。借支5000元以上的大额备用金须提前一天通知财务部。

3.备用金借款人须在公司业务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金。次年1月6日前，上年所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次从工资中扣回。

4.借款单是财务账务处理的依据之一，是业务发生的原始记录，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人，借款单也不予归还。

5.备用金是为保证公司业务需要而设，因私不得借支备用金。

第三章费用报销程序

1.费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单（差旅费报销明细表），按第四章规定权限审批后交费用会计编制记账凭证，由稽核岗位会计复核出纳根据复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款；出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据，借款单不予退回。

2.对原始票据的要求：

⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；业务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；特殊情况下，必须说明情况合理后，必须总经理签字批准。

⑵、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。原始票据必须按交通票据、住宿票，招待票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。

⑶、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务或提供相应的单据号并签名。

⑷、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。

⑸、对于审批手续不全的原始凭证，会计不得编制记帐凭证，出纳也不得付款。

⑹、未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付，并从6日起按日加收借款额1%的资金占用费用，从出差费用中补助费中扣除，当月费用必须在次月3号前报销。

⑺、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店或其他相关人员直接查询，如有虚假行为取消该项费用报销，并处于允许报销总金额的20%的罚款。

⑻、出差人员应认真填写派差单，派差单作为差旅费报销的依据，缺一不可，否则财务部不予报销各种费用（后附派差单）。?

3.?费用报销后，财务部费用会计应记录个人费用登记帐簿，?按月上报财务部经理、总经理审阅。业务员的费用列入个人销售费用进行收入成本费用考核。

第四章审批权限

1.费用报销审批权限：?

⑴、部门经理以下人员报销，由部门经理签字确认，主管副总经理审核签字，财务部经理签字核准后，报总经理签字批准；

⑵、部门经理的费用报销由主管副总经理审核签字确认，报财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；

?⑶、副总经理的费用报销由财务部经理审核签字后，报总经理签字审批；

⑷、财务部经理的费用报销由总经理签字审批。

⑸、总经理不在时，备用金借支由财务部经理请示总经理批准，待总经理返回时补签。

2.总经理、董事长使用资金或报销直接通知财务部经理，由财务部经理及时指派人员办理。

第五章出差补贴标准

1.出差是指公司人员受公司主管负责人派遣（派差单）在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应的出差伙食补贴标准、交通工具标准及出差住宿标准；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差伙食补贴。

2.?公司员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私外出所发生的费用均由其本人自行承担，公司不予报销。

3.公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。

4.员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。

5.出差住宿费报销，在标准以内据实报销。

6.住宿费，交通费，伙食费按规定标准之内凭票报销。

7.出差人员带车出差且当天不能返回的，每天住宿、生活补贴按一般员工标准执行。

第九章业务招待费标准

1.业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。

2.各部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要到外面宴请的，部门需安排接待工作餐的，须经部门经理批准由公司办公室统一按排并登记备案，记入部门招待费。

3.招待费发票日期栏必须填写清楚，报销时应附有业务事由、具体人数、时间、地点、批准领导等。

第十章办公费标准

1.办公费是指办公用品、印刷品及其它办公物品等的支出。公司办公费统一由办公室指定专人进行控制与管理。

2.各部门申请购置办公用品、印刷品等其它办公物品时，需注明用途、数量、规格型号，办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报财务部经理，总经理审批后执行。

3.办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品等购、领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门

第十一章其他费用标准

1.礼品费。因工作、业务特殊需要，需赠送有关部门人员或客户礼品的，经公司总经理或董事批准后可购买及报销。

2.加班费。加班费由人力资源部按国家和公司有关规定办理，月底随同当月工资一起发放。

3.福利费。公司发放给职工的各种福利，须由总经理批准，安排采购并按规定制度发放。

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