员工手册制定的规则和要求

员工手册制定的规则和要求

∙ 作者：佚名

∙ 来源：本站原创

∙ 更新日期：2009/07/09

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   员工手册作为企业的“内部法”,涵盖企业人事管理的各个方面,适应企业的独特个性。但是,它不仅规范企业的人事制度,还承载了传播企业形象、企业文化的功能。它不是锁在员工抽屉中的一叠废纸,而是员工的行动指南,企业管理的有力“武器”。它还可以帮助企业管理人员优化管理环境,提高管理效力。

  虽然说员工手册没有固定的格式范本,通常是根据每个公司的实际情况以及管理需求而定,或翔实或简约,但是,在制定员工手册的过程中还是有一些通用性的规则和要求。

  员工手册的标准

  一部完善的员工手册应包含人力资源管理方方面面的内容,以达到企业管理的制度化、规范化的目的。因此,员工手册的“好坏”与否,应符合这样几个标准:第一,强调管理者对企业的期许,也表达了管理者对员工的职业化要求;第二,员工手册须成为辅助管理的工具、员工的工作指南,而不是一纸空文;第三,员工可以在员工手册中得到其所必须领会与掌握的方法与要求,同时它也是员工的一本工具书;第四,它还须符合企业各类人员的需求。因此,企业想要通过规章制度实现有效管理员工,降低管理成本,树立科学发展的企业形象的目的,就要在员工手册本身下足功夫。不仅要严格遵守法律法规,同时也要紧密联系企业的管理现状、发展目标以及其他自身特点来制定一部适合本企业发展的人事管理工具书。

  员工手册的制定程序

  一本适合企业特点和要求的员工手册的制定,需要各个方面的人付出很多艰辛的劳动。它是一个企业制度不断完善,管理水平不断提高的表现。因此,企业首先需要确认自己的管理对象。对象不同,传播信息不同,规范不同。真正做到因人而异才能达到好的管理效果。

  其次,企业就已有的内部人事制度作系统化的分析,结合企业以往在管理过程中遇到的问题,明确员工手册要实现的目的,要达到的结果。

  再次,明确对员工的职业化要求,根据企业特点确定员工手册的框架和具体内容。当然,只有依法制定的规章制度才是受到法律保护的。因此,也就需要严格依据法律,至少也是在不违反法律的原则下确定手册的细节。

  最后,员工手册应当在通过民主程序制定并向劳动者公示后,在本单位内颁布施行,否则将失去其法律效力。至于公示的方法,企业可根据自己的情况采用由员工签收、组织学习等。

  员工手册的框架

  员工手册既是公司人事制度的汇编,又是公司员工培训的教材,反映的是公司形象、公司文化,是公司所有员工的行为准则。员工手册有其自身必需的条款和一定的框架。

   前言部分:公司的历史、宗旨、公司简介、经营宗旨、经营目标、公司精神、管理总则等公司经营理念、公司组织结构等。

   正文部分:人事管理制度,如招聘与录用制度;考勤制度;行为准则及奖惩制度;薪酬与福利制度;教育培训制度;晋升与降级制度;员工辞退与离职制度;申诉程序及争议处理制度以及其他相关内容等。 

   附则部分:一些未尽事宜的处理原则及可以作为手册附件的相关文件或规定。 

   针对案例中这家集团公司和其二级单位的情况,在理顺原有规章制度后,集团公司的规章制度应主要以与其具有劳动关系的员工为调整对象。在此基础上制定一些宏观性、原则性的规定。并给二级单位预留一些可以制定自己的实施细则或其他规定的空间。各二级单位的具体规定不能与集团公司的规章制度相冲突,须在其大框架下规定细节。

   员工手册的法律效力

   员工手册是由企业制订用来约束劳动者的规范,因此实践中关于员工手册的法律效力问题便成了许多劳动争议产生的原因和争议的焦点,也成了这类劳动纠纷中胜负的关键。    

   那么企业的员工手册是否具有法律效力

   原劳动部《关于加强劳动合同管理完善劳动合同制度的通知》要求,用人单位应当依照国家法律、法规,建立健全支撑劳动合同制度运行的企业内部配套规章制度,包括工资分配、工时、休息休假、劳动保护、保险福利制度以及职工奖惩办法等,并把劳动合同履行情况与职工的劳动报酬、福利待遇联系起来。最高人民法院的司法解释也指出,用人单位只有通过民主程序制定的规章制度,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,才可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

   因此,法律本身赋予了企业规章制度应具有法律效力,但也只有依法制订的规章制度才具有充分的法律效力,这里的“依法”包括内容要依法,也包括程序要依法。许多企业的规章制度看似详尽完整,但在某些关键时刻,如发生劳动争议时就会被人抓住在内容或程序方面与法相悖之处而否定其法律效力,因而成为企业败诉的缘由。因此,企业必须遵循法律途径制定内部规章,才可以作为制裁违纪者的依据。具体应该召集职工代表通过新出台制度,并向所有员工公示,且内容上不得存在违背法律法规的情况。否则,员工手册就没有法律效力。 

   员工手册的效力具体体现在以下几个方面:

   首先,员工手册的制订权是法律赋予企业的用人权的重要组成部分。制订规章制度用以规范企业管理运作是企业行使用人权的重要方式之一。因此,员工手册这样的规章制度也称为“企业内部法”,经公示的员工手册劳动者应当遵守。

   其次,用人单位可以依据依法制定的员工手册对劳动者进行管理,包括对劳动者违纪违法的行为予以依法处理。

   但是,员工手册的法律效力不能溯及既往,只对其发布实施之后的人或事产生效力,对颁布实施之前的人或事无效,除非企业和劳动者另行特殊约定承认后来实施的企业规章对以往的事或人发生法律效力。

   确认回执及意见书这一项内容的主要作用是:一方面是通过确认回执保障员工手册的合法有效性,从而维护企业的利益;另一方面是通过意见书保证沟通渠道的畅通,以便保障员工手册的合理性,从而维护员工的利益。     整体来看,员工手册的制定要求权利与义务的平衡,整个企业的工作人员正是在这个“企业宪法”的指导下规范着自身的行为,各尽其责,逐步实现企业的目标。

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