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【劳动部发《企业职工档案管理工作规定》】人事档案管理办法

  人事档案管理办法

  为了加强公司人事档案管理工作,提高人事档案管理水平,促进人事档案管理的规范化、制度化,根据国家和神华集团有关规定,结合公司实际情况,制定本办法。

  第一条 人事档案管理权限及职责

  公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。

  (一)公司人力资源部依据此规定,管理公司人事档案,并配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理人员。

  (二)档案管理员及其直系亲属的档案,由上一级档案管理人员(或分管领导)负责保管。

  第二条 人事档案管理职责 (一)保管人事档案;

  (二)收集、鉴别和整理人事档案材料;

  (三)建立人事档案名册,办理人事档案的查阅、接收和转递;

  (四)登记人员职务、工资的变动情况;

  (五)档案管理人员岗位变动时,应及时对所管档案进行清点,并履行交接手续;

  (六)为有关部门提供人员情况;

  (七)做好人事档案的安全、保密、保护工作;

  (八)办理其他有关事项。 第三条 人事档案的整理人事档案管理办法

  整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。

  (一)人事档案材料按照以下分类整理: 1.履历材料; 2.自传材料;

  3.鉴定、考核、考察材料(包括各种考核、考察、述职、鉴定材料);

  4.学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)、职业技能鉴定材料;

  5.政治、历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料);

  6.参加中国共产党、共青团、民主党派的材料;

  7.奖励材料(包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料,以及科技、业务工作等方面的奖励材料);

  8.处分材料(包括甄别、复查等材料,免于处分的处理意见、违法犯罪判决书等);

  9.工资、录用、任免(聘用)、转业、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;

  10.其他可供组织上参考的材料。

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  (二)人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列,应符合以下有关要求。

  1.第一至四类、七类、十类材料,同一问题按形成时间先后顺序集中排列,以最后时间为准。人事档案管理办法

  2.第五类、八类材料,同一问题材料集中后,按材料的主次关系排列,具体顺序是:上级批复、结论或处分决定;本人对结论的意见;调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。

  3.第六类材料,按以下顺序排列:入团志愿书、入团申请书、离退团材料;入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表;加入其他党派材料。

  4.第九类材料,按所列材料的性质的不同排列,每一种材料再按时间先后顺序排列(如工资、任免等)。

  (三)人事档案材料页码的编写要求:

  1.对每份材料逐页分别编写页码,页码用铅笔标注在档案材料右下角(双面书写的材料,其背面页码标注在左下角),档案材料目录不编页码。

  2.每份材料的编号由材料的类别号、份次号组成,用铅笔标注在每一份材料的右上角,中间用短横线连接。例如:编号为3—1,是指第三类的第一份材料。

  (四)人事档案目录的编排:

  1.类号。标明本类档案材料的类别,根据档案种类材料的多少,每页档案目录可放两类或三类,由上而下排列。

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  2.材料名称。指档案材料的标题,档案材料没有标题的,应当依据材料内容拟写标题;原有标题太长的应适当压缩。

  3.材料制成时间。填写档案材料形成的年、月、日,用阿拉伯数字标注。

  4.页数。填写每份档案材料的页数。

  5.书写目录要工整、正确、美观,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写。

  6.书写目录时,每类目录之后须留出适当的空格。 职务变动登记表。根据任免呈报表的变动情况,按变动时间顺序逐年填写,排放在档案目录后面。

  工资变动登记表。根据工资变动情况,按变动时间顺序逐年填写,排放在人事档案第九类前面。

  (五)人事档案的装订立卷:

  1.拆除档案材料上的金属品,按照排好的顺序打孔,连同档案目录装订成卷。人事档案管理办法

  2.将装订成卷的人事档案放入相应的档案盒,并在档案盒上标明编号、姓名。

  (六)人事档案的补充:

  1.人事档案要及时整理,对于工作中形成的需要归档的材料,应逐份插入相应类别,逐页标注页码,及时分类填写档案材料目录。

  2.职务、工资有变动时,应依次填写变动登记表

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  3.中层以上管理人员人事档案归档材料,须由公司组织人事部提供并审核后,方可归档。

  4.基层管理人员人事档案归档材料,须由所在单位组织人事(劳资)部门提供并审核后,方可归档。

  5.专业技术人员的学历认定、职称晋升等材料,须由公司组织人事部提供并审核后,方可归档。

  第四条 人事档案的保管

  (一)根据安全、保密、便于查找的原则要求,对人事档案应严格、科学地保管。

  (二)人事档案保管应设专门的档案库房,配备档案柜,房内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施,要保持库房的清洁和适宜的温湿度(温度14——24℃,相对湿度45——64%),并经常进行检查。

  (三)人事档案的保管必须建立登记制度,并定期进行核对,发现问题及时解决。

  (四)档案库房的钥匙不得随身携带,档案柜平时要锁好并保管好钥匙。

  (五)严禁任何个人私自保存和复制人事档案。 第五条 人事档案的查阅须遵守下列规定:

  (一)查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符,并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。

  (二)查阅公司中层管理人员人事档案,须经人力资源部领- 6 -

  导同意后,方可查阅。

  (三)人事档案只限在档案库房查阅,一般不得借出。特殊情况需要借出,须按人事管理权限征得有关部门领导批准。

  (四)查阅档案人员要爱护档案,切实维护档案的完整与安全,不得私自将档案卷折叠、拆卸调换、涂改、划道、复制、更不得遗失。

  (五)查阅档案人员要遵守有关保密工作规定,不得随意将档案内容向无关人员泄露。如违反规定造成不良影响应承担相关责任。

  (六)因工作需要从人事档案中取证的,经主管领导审查批准后,才能复制有关档案材料。

  (七)对利用信函了解档案有关内容的,经主管领导批准后,只能提供与信函有关的项目。人事档案管理办法

  (八)任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。 第六条 人事档案的转递

  (一)因工作调动、职务变化、退休等需将人事档案转给新的主管单位时,应及时办理档案移交手续。严格转递手续,以保证人事档案的绝对安全。

  (二)转出人事档案,要认真对其清理并整理,填写转递通知单,注明转出时间和原因,在名册上注销。

  (三)转出的人事档案均应包装密封,贴好封条并按管理权限加盖部门印章。

  (四)转递人事档案,不得以平信、挂号、包裹等公开邮寄,必须通过机要交通转递或由组织指定专人递送,不准本人自带。

  (五)对转出的人事档案不得扣留或分批转出。对转出的人事档案,超过一个月未收到回执,应及时催问。

  (六)接收转入的档案要核对是否是本单位所属人员档案,认真核对档案材料数量,确认无误后,将转入的档案详细登记,在转递通知单回执上盖章,将回执及时退回寄出单位。

  第七条 人事档案的统计

  人事档案要定期进行统计,确保所管理的档案与所管人数相符。人员调动、离退休、死亡后,应及时进行分类保管,随时做好接收、转出变动情况的登记以及档案数字统计。

  第八条 档案材料的销毁

  (一)经鉴别属于重复或不应归档的材料,要进行清退或销毁。销毁材料要进行登记,并经分管领导批准签字后进行。

  (二)销毁档案材料必须到保密部门指定的场所进行,其中要有两名正式党员负责监销。

  第九条 本办法的解释权属公司人力资源部。人事档案管理办法