执行力是办公室工作的生命力

　　执行力是办公室工作的生命力

　　办公室作为“三服务”部门，即“为领导服务、为基层单位和其它职能部室服务、为职工服务”，实际上承担着上传下达、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽职能，工作核心在于“协调”和“督办”。

　　一、完善协调机制，梳理沟通协同渠道

　　（一）协调的内容

　　协调工作的核心是使企业部门和人员围绕企业共同目标，和谐、统一地进行工作。

　　办公室的协调工作有四个特征：从属性、磋商性、服务性和全局性。（注释1）

　　普遍意义上，办公室的协调工作主要包括四方面内容：政策协调、关系协调、工作部署协调和社会协调。其他还有计划协调、人事协调、财务协调、经济协调等。（注释2）

　　（二）协调的现状

　　目前，总部办公室协调工作是以工作部署协调为主，兼顾其他协调。这些协调工作其实就融入在繁杂的日常事务中，以会议、工作汇报、谈话（面谈和电话联系）等形式，不断地发生和完成。但由于没有进行梳理，协调的方式产生偏差、协调的效力没有得以跟踪确认等因素，存在一部分事务协调效率的低下和信息沟通的滞后。

　　（三）协调的应对和改善措施

　　1．对协调进行分类。一是按照事务性的轻、重、缓、急进行分类，然后每个类别建立对应的协调方式。具体图样如下：

　　对时间紧且重要的工作：采用召开紧急会议协商、个别协商电话直接沟通或马上约见面谈；

　　对时间宽裕但重要的工作：采用召集会议协商、约定时间面谈；

　　对时间紧但不重要工作：采用电话沟通、网上即时联系（OA协同的对话功能等）；

　　对时间宽裕且不重要的工作：采用飞信、短息、OA留言等。

　　需要注意的是：协调方式在应用中往往是因地适宜、混合使用，对协调进行分类的目的在于为办公室在处理众多事物性工作中理清思路，并加以归类，以便工作有条理的开展。同理，该项分类也可运用到其他日常工作。

　　二是按照协调对象分类。区总社系统基本可以分为：

　　综合协调：领导、部室、基层、外部人员（律师、设计单位等）有三个以上（包括三个）对象参加；

　　部门(基层)协调：总部部室(基层)间的协商，领导可能参与，也可能不参与；

　　条线协调：职能部室对基层的协商；

　　个人协调：组织对个人、个人对个人的协商；

　　外事协调：区总社、部室或者基层对外部的协调（区别于综合协调）；

　　其他协调：不属于以上协调的其他类型。

　　2．协调流程设计。对协调的分类，最关键的应用是为了协调流程的设计做准备。因为流程化管理拥有可复制性、规范性、执行力强等优点。我们可以结合OA系统的表单模块，对协调的工作建立流程。对协调的申请、开展、结果进行记录。

　　优点：有助于为今后工作积累经验，可以进行量化统计、分析和考核；有助于增加办公室协调的参与性和主动性。

　　3．协调方式的创新和使用。协调是通过信息的收集，以沟通的方式使协调对象意见达成一致。在信息收集和沟通环节上，我们可以尝试运用新的协调方式。如网络科技的运用，可以实现QQ群、飞信群等。

　　二、建立督办网络，制定游戏规则

　　（一）督办的要义

　　管理学认为:领导的基本职能就是决策，决策之后要有一支强有力的队伍抓决策的贯彻、落实。这个贯彻落实的过程其实质就是督办的过程。

　　办公室的督办工作有四个原则：确保决策的正确性；维护决策的严肃性；贯彻决策的及时性；遵循管理过程的特性。（注释3）

　　办公室的督办中要注意的问题：督办的客体要选准；督办方式要得当；客观有利时机要把握好；奖惩制度要配套。（注释4）

　　（二）督办的现状

　　 总部办公室的督办工作前期已经打下了基础。正在使用的事项流程跟踪单、事项反馈单、每周条目、月度条目、招商推进表等OA流程的建立，已经为区总社的工作督办建立了一个立体模式，督办效能较之以往，大大改善。但是由于督办流程实际操作的误差、信息的不对等和滞后，督办过程往往流于形式，督办人员疲于应付，不能达到提高执行力的效果。

　　（三）督办的应对和改善措施

　　1．建立督办员队伍。企业督办工作涉及企业工作的方方面面，贯穿于从决策到落实的全过程，督办对象包括分管领导、各执行部门和所属单位。因此，做好督办工作要建立起触及各部门各单位的网络体系，仅仅靠办公室一两个人目前看来，执行缺乏力度。因此需要形成一支专兼结合的督办网络队伍，使之把对上级负责与对本单位、本部门负责统一起来，在传达指令、催办检查、反馈信息等各个环节起发挥作用。

　　督办工作的流向自上而下，督办网络的建立要考虑上下联系，左右贯通，使督办工作涉及范围与网络覆盖面一致，以保持通畅灵敏。建议督办网络的结构可以设置为:办公室分工一名副主任和一名文员，具体负责对处领导层、各分管领导及系统工作的督办和各科室、各位督办工作的协调与信息反馈。各部室、各单位的督办员大多数由信息员或者公文收发员兼任。

　　2．督办方法的完善。一是深化推进定时工作法。虽然前期，办公室已经在流程中要求各部室和单位实施定时工作法，在规定的时间节点内处理流程，反馈信息，但是在实际执行过程中还是存在不遵守的现象。定时工作法经实践证明是提高执行力的一个有效途径，存在使用价值。因此，建议制定制度落实奖惩，进行保障。督办流程的改善可以结合督办员制度实施。二是结合督办员制度实施信息反馈。督办工作的实质就是服务领导决策、促进各项工作的落实。因此，在督办工作中，要加强调查研究，搞好信息反馈。一方面是把工作进程、结果和执行中发现的问题以及好的意见、建议等信息及时反馈给领导，让领导随时掌握情况，完善已作出的决策，更改不适当的决策，避免大的决策失误;另一方面，要通过不同方式，把落实好的和差的情况进行通报，对承办单位和部门起鼓励和促进作用。可以试行编制专报的方法来达成。

　　3．加大培训力度。目前督办流程在区总社实际工作中，是基于OA系统建立起来的，OA的熟练使用依然是制约流程顺畅运行的瓶颈。因此，督办流程培训需要进一步加强。一方面提高人员的思想意识，另一方面解决实际操作中的问题。

　　三、推动办公室执行力的进一步提升

　　以协调和督办为抓手，提高办公室执行力；

　　（一）增强责任意识

　　责任心是做好工作的第一要素。积极进取，增强责任意识，责任心和进取心是做好一切工作的首要条件，责任心强弱，决定执行力度的大小；进取心的强弱，决定执行效果的好坏。办公室在工作中起着承上启下的作用，需要对日常工作的开展进行组织实施，对职能之外的相关工作给领导做好参谋、助手。因此，不仅仅做好本职工作就是责任心，在各部室之间要增强协作意识，形成合力，部门之间要相互支持、相互配合，相互给力。当工作中出现矛盾或意见分歧时，要加强部门与部门负责人之间的相互沟通和联系，拒绝推诿、抱怨、拖延，造成执行力不强。所以，要树立强烈的工作责任感，在办公室要形成一个人人想负责，敢负责，能负责，负好责的局面。

　　（二）加强有效沟通

　　沟通是管理的灵魂。有效的沟通决定管理的效率。在办公室的实际工作当中，加强各部门之间沟通显得至关重要。如果沟通不好，则往往容易产生各种各样的不良后果。如：下级对上级的意图没有领会清，往往把事情做得不如人意，有时相互之间沟通不好或根本就不沟通，出点问题，则往往造成相互指责，相互猜疑的后果，平时工作中，由于沟通不畅、协作不好，则往往造成工作效率低或完成工作任务较差。可见，只有加强有效的沟通，才能提高我们的工作效率，也才能把我们的工作任务完成得更好。这样，也才能体现出较强的执行力。

　　（三）要同总部绩效考核机制结合起来

　　采用科学的方法对办公室员工的执行力、执行结果以及综合素质进行全面监督、考核、分析和评价，把重大决策执行情况与年度岗位目标考核责任制结合起来，加大决策执行，监督和责任追究力度。

　　执行力是办公室工作的生命力

　　正视差距 提高自觉性

　　   当前，办公室工作中存在着一些问题和不足，主要表现为以下几方面。

　　   办公室负责同志执行示范意识不强。办公室负责同志是办公室工作的管理者、组织者、执行者，职责是组织办公室全体成员去执行决策、落实部署，而不能只发号施令，当“甩手掌柜”。目前，个别单位办公室负责同志没有找准位置，平时务虚多、务实少，在扎扎实实抓落实方面做得不够，工作中宽以待己、严于律人，不能躬身示范。

　　   执行者主观能动性不足，执行深度不够。如果执行者不能积极执行制度，再好的制度也是一纸空文。当前，有些办公室同志执行意识不强，缺乏强烈的责任感和使命感，这些都是主观能动性差的表现，将导致重大决策和各项规章制度落不到实处，执行过程出现盲区，执行效果不理想，甚至出现大的失误。

　　   执行方法不够科学，执行效果不佳。办公室部分工作执行不到位往往是因为方式、方法不科学。一是缺乏统筹。个别办公室负责同志思考和处理问题不能站在全局高度，分不清主次，使工作陷入被动。二是缺乏艺术。个别办公室负责同志原则性倒有，但灵活性不强。三是缺乏沟通。个别办公室负责同志不能处理好方方面面的关系，不能与大家多联系、多沟通，加强协调，给工作带来了被动。

　　狠抓关键 找准突破口

　　   笔者认为，办公室工作务必在注重示范、依靠制度、强化激励、讲究艺术上狠下功夫。

　　   注重示范。现代管理学的“蜂王”原理强调领导者“表率作用对于执行层面”的影响。办公室负责同志的一举一动关系到办公室这个集体的执行力，影响到办公室的每一位成员。因此，办公室负责同志应做好表率，当好“蜂王”。首先，要勤于学习。学习是提高素质、增强执行力的金钥匙。办公室负责同志要自觉加强学习，并带领大家成为复合型人才。其次，要善于指挥。上行下效是推动执行的最好办法。办公室负责同志既要当“帅”，又要当“兵”，应主动参与到办公室的具体工作中，从而引导各个方面的工作。办公室负责同志要注重发挥非权力因素的影响力，以发挥自己的人格魅力来激发办公室工作人员的内动力，培养每一位员工良好的执行习惯。

　　   依靠制度。制度是带有稳定性、长期性、全局性和根本性的治本之策。办公室工作琐碎、复杂，在执行过程中难免会出现各种问题。因此，应坚持按制度办事、按程序办事、按法律办事。一方面要根据办公室工作需要，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行；

　　另一方面，在工作实践中不断对制度加以完善，努力使制度涵盖每个细小环节，通过不断探索规律来提高办公室工作水平，规范执行流程。

　　   强化激励。激励是有效推动执行的“软实力”。激励的目的在于唤起职工的热情，使他们保持一种良好的工作状态。一是要营造激励型的办公室执行文化。良好的执行文化会激发强大的创造力和执行力。要以强有力的监督措施和奖惩制度，促使办公室工作人员全心全意投入到自己的工作中，形成一种目标明确、简洁高效、监督有力的执行文化。二是要认可职工。现代管理学表明，最有力的激励方式是认可。平时要对职工的工作多肯定、多表扬，多从政治上认可职工，教育引导职工把每一天作为一个新的起点，把干的每一件事情作为一个新的开端，时刻保持工作的新鲜感。三要注意物质激励。办公室工作十分辛苦，应千方百计创造条件改善职工的生活条件和工作条件，尽量解除职工的后顾之忧。

　　   讲究艺术。办公室工作需要讲究艺术，这样会大大提高执行效率。首先，组织架构要合理。科学合理的组织架构是推动执行的基础。办公室实质上是一个执行团队，唯有优化组合，方能出凝聚力、战斗力。上到班子成员的配备、职责分工，下到科室设置、人员使用，都要因地制宜、因事制宜，使每个人都成为可以自我发动的“机器”，每个科室成为一个自主发动的“机群”，从而达到上上下下都能良性运转，科学执行每项工作的目标。其次，统筹协调要有度。办公室负责同志要把注意力集中在那些关系全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，加强沟通联系，寻求支持协作。同时，还要处理好“抓大”与“活小”的关系，把握大事但不能遗漏小事。在围绕工作重点抓要事、干大事的同时，对于一些小事，也要注意兼顾，不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为，尽心尽力干好每一项工作。

　　执行力是办公室工作的生命力

　　案例一：谁去给猫挂铃铛

　　有一群老鼠开会，研究怎样应对猫的袭击。一只被认为聪明的老鼠提出，给猫的脖子上挂一个铃铛。这样，猫行走的时候，铃铛就会响，听到铃声的老鼠不就可以及时跑掉了吗？大家都公认这是一个好主意。可是，由谁去给猫挂铃铛呢？怎样才能挂得上呢？这些问题一提出，老鼠都哑口无言了。

　　点评：科学合理的战略部署是执行的前提！战略如果脱离实际，就根本谈不上执行。

　　案例二、忙碌的农夫

　　有一个农夫一早起来，告诉妻子说要去耕田，当他走到40号田地时，却发现耕耘机没有油了；原本打算立刻要去加油的，突然想到家里的三四只猪还没有喂，于是转回家去；经过仓库时，望见旁边有几条马铃薯，他想起马铃薯可能正在发芽，于是又走到马铃薯田去；路途中经过木材堆，又记起家中需要一些柴火；正当要去取柴的时候，看见了一只生病的鸡躺在地上……这样来来回回跑了几趟，这个农夫从早上一直到太阳落山，油也没加，猪也没喂，田也没耕……很显然，最后他什么事也没有做好。

　　点评：做好目标设定、计划和预算是执行的基础。做好时间管理是提升执行效率的保障。

　　案例三、买复印纸的困惑

　　老板叫一员工去买复印纸。员工就去了，买了三张复印纸回来。老板大叫，三张复印纸，怎么够，我至少要三摞。员工第二天就去买了三摞复印纸回来。老板一看，又叫，你怎么买了B5的，我要的是A4的。员工过了几天，买了三摞A4的复印纸回来，老板骂道:怎么买了一个星期，才买好？员工回：你又没有说什么时候要。一个买复印纸的小事，员工跑了三趟，老板气了三次。老板会摇头叹道，员工执行力太差了！员工心里会说，老板能力欠缺，连个任务都交待不清楚，只会支使下属白忙活！

　　点评：执行事前一定要做讲清结果，讲清后果，沟通到位。

　　案例四、阿诺德和布鲁诺的差距

　　阿诺德和布鲁诺同时受雇于一家店铺，拿著同样的薪水。可是一段时间以后，阿诺德青云直上，而布鲁诺却仍在原地踏步。布鲁诺到老板那儿发牢骚。老板一边耐心地听著他的抱怨，一边在心里盘算著怎样向他解释清楚他和阿诺德之间差别。“布鲁诺，”老板说话了，“您去集市一趟，看看今天早上有什么卖的东西。”布鲁诺从集市上回来向老板汇报说，今早集市上只有一个农民拉了一车土豆在卖。“有多少？”老板问。布鲁诺赶快又跑到集市上，然后回来告诉老板说一共有40袋土豆。“价格是多少？”布鲁诺第三次跑到集市上问来了价格。“好吧，”老板对他说，“现在请你坐在椅子上别说话，看看别人怎么说。”

　　阿诺德很快就从集市上回来了，向老板汇报说，到现在为止，只有一个农民在卖土豆，一共40袋，价格是多少；土豆质量很不错，他带回来一个让老板看看。这个农民一个钟头以后还会运来几箱西红柿，据他看价格非常公道。昨天他们铺子的西红柿卖得很快，库存已经不多了。他想这么便宜的西红柿老板肯定会要进一些的，所以他不仅带回了一个西红柿做样品，而且把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢。

　　此时，老板转向布鲁诺说：“现在你知道为什么阿诺德的薪水比你高了吧？”

　　点评：员工执行开始时都想把工作做好，也不是不聪明，但往往因为缺少结果思维，导致有苦劳无功劳，而执行要的是功劳！

　　案例五、猴子取食

　　加利福尼亚大学的学者曾做过这样一个实验：把6只猴子分别关在3间空房子里，每间两只，房子里分别放置一定数量的食物，但放的位置高度不一样。第一间房子的食物放在地上，第二间房子的食物分别多次从易到难悬挂在不同高度上，第三间房子的食物悬挂在屋顶。数日后，他们发现第一间房子的猴子一死一伤，第三间房子的两只猴子死了，只有第二间房子的两只猴子活得好好的。

　　原来，第一间房子里的猴子一进房子就看到了地上的食物，为了争夺唾手可得的食物大动干戈，结果一死一伤。第三间房子的猴子虽做了努力，但因食物太高，够不着，活活饿死了。只有第二间房子的两只猴子先按各自的本事取食，最后随着悬挂食物高度的增加，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。这样，每天依旧取得足够的食物。

　　点评：用人机制保障执行，用好人才能做好事。如果岗位难度过低，体现不出人的能力，资源配置不合理，就会导致内耗甚至残杀，如同第一间房子里的两只猴子；而岗位的难度太大，画饼太虚，虽努力却不能及，最后人才也被埋没抹杀，就像第三间房子里的两只猴子。只有岗位难易适当，并设立段位考核机制，犹如第二间房子里的食物，才能真正提升。