关于对企业退休人员档案整理要求的说明

发布时间：2012-04-24 06:16:58 来源：文档文库

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关于对企业退休人员档案整理要求的说明

为使我市企业退休人员档案整理工作规范化，便于档案的保管和利用，现就我市企业退休人员档案整理工作要求作如下说明：

一、企业退休人员档案的内容和分类

企业整理退休人员档案时，应本着完整、条理、真实的原则，按档案内容将其分为以下四类：

(一)招工、退休材料：包括招工（入伍）审批表、病退材料、退休申请表、公示结果、退休审批表等；

（二）工资待遇材料：包括转正定级、升级、调资等

各种工资变动审批表和解决待遇问题审批材料，保险福利待遇核定等材料；

（三）加入党团材料：包括中国共产党入党申请书、入党志愿书、转正申请书、中国共产党党员登记表，党纪处分材料，入团申请书、入团志愿书、团员登记表、退团材料，加入民主党派的有关材料；

（四）其他材料：不属于上述三类的材料一律归入此类（整理时应按原档案管理分类排序归类）。

二、企业退休人员档案卷内文件目录的登记

目录是查阅档案内容的索引，目录登记要求清晰、确切、精炼，目录应放在档案首页，包括以下内容：

1．类号和顺序号（如第一类第一份，在目录应登记为“一、1”，以此类推）；

2．材料名称（有题名一般要登记全称，无题名或题名不准确重拟题名，题名称较长可以用规范简称缩写，但应准确反映材料的主要内容）；

3．材料制成的时间（材料制成时间要填全年月日，一般采用落款时间）；

4．材料的份数，页码的计算登记。材料份数应以每个完整材料为一份；材料页数的计算，每面为一页，无内容的页面不计算页数，并按页码数如数填写，封面封底及衬纸后空白页不计算页数，封二或封三的填写说明不算页数。

书写目录时，应在每类目录之后，留出适量的空格，供补充材料使用。

三、企业退休人员档案整理要求

1．排序：在具体整理档案时，所有材料按档案形成时间的先后排序。并在每份材料第一页的右上角编上类号和顺序号（此编号与目录编号要一致，具体格式为：类号—顺序号，如第二类第三份材料的编号格式为2—3）

2．技术加工：对招工（入伍）登记表、退休审批表、工资待遇等重要材料，有用纸不规则、破损、卷角和折皱等情况的，要进行剪裁、裱糊、包边等技术加工，以延长档案文件材料的保存寿命。

文件材料上有大头针、曲别针、订书针等金属物品，要去除，防止锈蚀。

四、企业退休人员档案的装订

在装订退休人员档案时，用白色卡线装订，长度要适中。装订时，将全卷材料卷面向下，把卡线对折，然后将折点当穿头，由卷面中眼穿至卷底，最后将已穿过卷底上下两线头，同时朝卷底中眼的折头带孔中对穿打结。

五、档案的编号及档案盒脊背的填写

（一）档案的编号

1．档案编号的构成：档号由社保个人编号、单位社保编码、案卷顺序号三级代码构成。①社保个人编号（填写社保个人编号后8位阿拉伯数字），以职工退休待遇审批表个人编号为准；②单位社保编码（6位阿拉伯数字），以职工退休待遇审批表单位编码为准；③案卷顺序号（单位移交退休人员编号），此号到移交市档案馆时统一编制。

2．档案编号的要求：①确保唯一性，一人一档，一档一号，不得重复；②用耐久字迹（炭素、篮黑墨水等）规范填写在档案盒脊背的指定位置。

（二）档案盒脊背的填写

横向填写档号，竖向填写单位名称，原工作单位可用雕刻的印章加盖，填写时要求字迹清晰耐久、书写端正、整齐美观。

示例：

（三）档案盒封面填写个人身份证号码

六、使用统一标准的目录、封皮和档案盒

企业整理退休人员档案所需的目录、封皮和档案盒由市档案局统一印制，各参保单位和个人需要时向市档案局购买。

七、对已整理好的档案的处理

已按人事档案整理标准将退休人员档案分十类整理好的企业，只需按四类重新填写一份目录，并注明在原目录中的对应位置，档案材料可不再重新整理装订。

铜陵市企业退休人员档案移交清单

二〇年月日

铜陵市企业退休人员档案移交花名册