用英语写很棒的商务信函

用英语写很棒的商务信函

英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？

良好的第一影响

试着用/salutation/制造一个好印象或是作为一封信的开始。并确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms. Jones。使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他们的姓名的话。

表明你的目的

你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

写信的原因

写商务信件的原因有很多种，例如/inquiry/（询问信息），/request/ （请求某人做某事），/apology/（道歉）/complaint/ （投诉一个问题）。这就决定了信件的形式和语气。

申请信

如果您在写一封请求信，你就可以写 Could you possibly...或是 I would be grateful if you could...

转达坏信息

如果你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。例如Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。

信件收尾

在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去，就象Please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括了文件等，你可以在信尾处写上Please find enclosed...或是 I am enclosing...

提到今后的联系时间

信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如 /I look forward to seeing you next Thursday／。

结束信件

如何写close或你信件的结尾要看你和收信人的关系如何。/Yours faithfully比 yours sincerely更正式， 而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。

签名

在结束语后签上你的signature（手签的名字），然后在下面加上你的名字和你的职位。

检查错误

你该总在你发信前仔细的proofread你写的信，看看有没有语法，拼写，或发音的错误。最后检查一下你的信是否清晰，简短，正确，谦恭，有说服力及完整。

完美商务电邮技巧

电子邮件常看起来没有打印出来的商务信那样正式，在商场上你可决不能让你的语言显得很不正式。电子邮件可能更快捷更有效，但是你的客户和生意伙伴可不会轻易允许随随便便的通讯联系。不要害怕！继续念了解更多能使你英语邮件更规范化的简单秘诀。

从问候开始

用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果关系比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写"To Whom It May Concern:"

感谢收件人

如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，"Thank you for contacting ABC Company."如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

表明你的意图

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。

结束语

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation."或"Thank you for your consideration."开始接着写，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to hearing from you."

结束

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很规范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

英语邮件礼仪

邮件要言简意赅，抓住重点。使用3大段：1要精简原本的问题或重点；2是你的回答或是你想说的话；3是让收件人去实施任何将来要采取的步骤或方法。

只要谈及每封邮件的1个主题。不要介绍3个不同的想法或主题，除非它们和一笔生意或一个交易有关。

写标题确实可以明确邮件的内容。“Information requested”或“2010 data”不如“Sales report for quarter 1”或“Response: Issue about your broken TV”好。

标点符号很重要。大多数邮件服务会提供拼写或语法检查。要不然，把你邮件的内容复制到有这项功能的文字处理器中。只需一秒就可以让世界很不同。

注意礼貌。说请和谢谢是完全可以接受的。请不要对我大喊大叫！使用为了引起注意的大写字母的信会感觉这个单词正在被“shouted”。

写信给你不认识的人时用先生、女士或博士。其他的选择有“Sir”、“Mdm”或“To whom it may concern”。

专业点，不要使用表情符号或可爱的、有趣的商业邮件地址。同样地，看到“OMG”或“FYI”是一个肯定的信号，表示这个人没有严肃对待你。避免“SMS”格式的缩写词。

最后填“To：”部分的内容。输入你的邮件，校对邮件然后只要输入“To:”的部分。这能确保任何不正常或不完整的信息不会被意外地发送出去。

英语商务邮件:5点实用技巧

写商务邮件往往要比口语简单：你不必担心发音，并且你可以慢慢的修改你的信件内容。但是写的时候却需要记得几项规则。这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。

1. Know your email terms:英语电子邮件发送程序有很多的缩写，如果你不知道意思的话，你给老板要求加薪水的邮件就可能发给了整个办公室！

"Reply to all"表示你的邮件将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，"cc" (carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人，而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道– b的意思是"blind"（掩藏的）。

如果有人要你"forward"一封邮件，他们意思是要你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成"fw."

2. Use the Right Greeting:尽管用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题，但是最好不要用这种方式来给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面，使用非常正式的传统开场白"Dear Sir" 也已经越来越过时了。最好是写"Dear Mr. / Ms." 然后那个人的姓。如果你们一起工作的话，那就写他们的名字也没有关系。（例如"Dear John"）。

3. Keep it Short and Clear:其他种类的语言可能需要用精美的词汇和复杂的句法来显示你的聪明才智和教育，而写英语邮件你只需用一种清晰且有条理的方式。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的并条理清晰，每一段都有中心句。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你将表述一个新的观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容。你可以用象"If you have any other questions please feel free to contact me,"这样的短语来结束邮件，这样一来让读者有更多的机会询问更多的信息。

4. Be polite and tactful:在你写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容， 到底是邮寄鞋子的费用折扣还是一次工作面试，最好不要用象 "I want."的词表示要求，"I would like"显得更尊重对方，并且"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好选择。

5. 电子邮件正确结尾： "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。

邮件致谢10种表达

无论你是写信给客户，给经理或是同事，你都一定要感谢他们。每个人都喜欢被感谢，那就在你的信对读者表示感谢，感谢他们所做的事情，还可以事先感谢他们将要为你做的事！你会发现将真诚表达在你的字里行间会让你受益匪浅。

邮件的开头

感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。

Thank you for contacting us.

如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。

Thank you for your prompt reply.

当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.”

Thank you for providing the requested information.

如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。

Thank you for all your assistance.

如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”

Thank you raising your concerns.

就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”

在邮件的结尾

在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。

Thank you for your kind cooperation.

如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。

Thank you for your attention to this matter.

与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。

Thank you for your understanding.

如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。

Thank you for your consideration.

如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。

Thank you again for everything you’ve done.

这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。

英语商务书写礼仪

1.你写了一封有关某项目的最新信息的邮件。以下哪个标题比较合适？

Project X update

2.你怎样说明你写的电子邮件带了附件？

"Please find attached."

3.为了加强日后的联系，在邮件的末尾你该怎么写？

"I look forward to hearing back from you."

4.你写了一篇有关今早会议的概要给你的客户，你会以怎样的专业格式在邮件中表现此内容？

"The following provides a recap of this morning's meeting."

5.你该如何提出请求？

"I would be grateful if you could"

6.你无法在客户规定的期限内完成任务，你如何委婉的向他们转达这个坏消息？

"Unfortunately, we will not be able to meet this deadline"

7.如何答应别人的请求？

"I would be happy to."

8.你在一星期前发了一封邮件，但你还没收到任何回复。你的上司建议你发一封“follow-up email”。 “follow-up email”指的是：

重申你的目的，希望对方能对你的上一封邮件做出答复的提醒邮件

9.你需要在某日之前确认对方是否参加会议。你该如何在邮件中不失礼貌地提醒对方这一时间限期？

"Please let me know by X date whether or not you are able to attend the conference"

10.邮件的合适结束语应该是：

"Please let me know if you have any questions or concerns."

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/f02758dcd15abe23482f4dae.html