商务会议流程
一、沟通准备: 就主办单位得总体构思与细节要求进行认真沟通,全方位考虑,按时做出2种以上合适得方案供选择。 二、会议策划: 根据主办单位得会议要求,提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通,进行可行性分析,力求达到主办单位得预期效果。
三、实地考察: 根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察,对会议酒店、会议场地、接待流程、其她事项等进行考察商榷,对方案中得不完善部分进行补充与调整,确认彼此得分工。
四、合作确认: 双方对方案与流程彼此都无疑义,按照约定签订合作协议,以书面得形式确认
双方得责任、权利与义务。
五、协议执行: 协议签订后双方严格按照约定执行,保证会议各项工作得顺利进行。在协议签订后,如果主办单位需要增加协议之外得服务视为协议得补充,需要再补签协议,补签协议就是对原协议得扩展,都就是有效协议,补充协议也就是有效得结算凭据。
六、会议结算: 会议结束后,承办方财务将会议得相关单据分类、自审,做出明细账目交主办单位得负责人及财务审核确认,按照协议约定结清款项。
商务会议策划 一、会场预约
我们将根据您得需要,为您具体分析各种情况作出最完美得策划;我们将根据会议得级别,为您选择会议举办地;我们
将根据会议对周边环境得要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议得具体情况,确定就是否将会议划分为几个分会场,选择分会场得地点,并提前为您预约。 二、负责会场得布局,设备安装调试 我们将根据会议得具体情况,为您设计并安排会场得布局,细致周到地设计好所有得细节;我们将根据您得需要,为您提供会议所需要得所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您得需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议得顺利进行。
三、印刷材料得设计制作
我们将为您得会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议得具体需求,设计印刷品得样式、内容、选择图案;我们将会为您得印刷品指定专门得厂家生产以及印刷;我们将根据您得需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。
四、参会者得接送
我们将根据参加会议者得具体情况
以及人数多少安排相应得车辆;我们得专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
五、参会者得餐饮
我们将根据参会人员得喜好,为您预定各种形式得餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员得具体情况以及会场与下榻酒店得地点,为您推荐不同得用餐地点。
六、参会者业余时间得安排
我们将根据参会人员得喜好,为您设计不同得休闲方式;我们可以为您设计专门得旅游线路,方便您得出行;我们将为您介绍下榻酒店附近得娱乐设施,供您选择。
商务会议方案
根据参加会议得人数不同、会议接待得准备工作得内容不同以及会议接待得方式不同,对会议得组织方法,礼仪要求也不同。
首先就是会议得筹备工作。
●根据会议规模,确定接待规格。
●发放会议通知与会议日程。
会议通知必须写明召集人得姓名或组织、单位名称,会议得时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带得材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执
