办公室管理试题及答案 、单项选择题:
1、文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?( A.传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见
C .不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D •重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记 2 •文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的? (
A .善于同他人合作,密切配合,步调一致 C •配备文秘人员时遵从异质结合的原则 3、文员在拆邮件时,不正确的做法是( A •拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开
A )。
B •必要时可形成文字材料,照本宣科
B )。
B .应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己 D •公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任 A )。
B •应该把邮件分成最急件、次急件和普通件
C・经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提醒上司注意有关问题 D •在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并保存好 4、 邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?( A •时间
B •便利
C •经济
D )。
D .爱好 C )。 C.按私人公务标准分拣
D .按邮件重要性分拣
5、 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( A •按收件人姓名分拣 B•按收件部门名称分拣
二、判断题:
1、 文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒, 自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。 ( x )
2、 善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同事的意愿。 3、 文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻来转达。 4、 对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“该地址不对”
三、简答题
(V )
,并把它退回去。 ( x )
( x )
5、 文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上 供大家阅读。 ( V ) 1、 什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
此题考核的是同学们对于受意方法的掌握。本题共有三个问题,同学们应挨个回答,不要有所遗漏。
问题 1:什么是受意? 受意就是文员接受和领会上司的意图。 问题 2:受意有几种?
可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某 项工作所发表的意见和想法等,易于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下,或 与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等)
问题 3:办公室人员应怎样运用受意方法? ① 善于领会上司意图,不要曲解上司意图; ② 备好记录本,记录下指示要点; ③ 注意倾听,用心判断指示的用意;
④ 必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;
⑤ 如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度; ⑥ 接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
。
2、 简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何? 文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。 1.计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最佳。
2.实施的步骤,
要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施; 配合上司预期的期限。 3.检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的 工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 三者的关系为:先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕 “计划—— 实施 ——检查 ”这样一个滚动的过程 开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其 结果,使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示 四、案例分析题:
1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后,又遇到了负责宣传的张副经理,小曹
又向他作了请示,结果两位领导
的意见很不一致,小曹无所适从,两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹 与张关系亲近些,支持过张,认为小曹有意与他作对;而张认为此业务是他引介的,小曹应先同他通气。 请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办? 本题作为案例分析题,应根据以上两个原则从这几个方面来回答:
( 1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则,既然向主管领导请示了,就应按 孙的意见办,不应多头请示; (2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导,以至落到尴尬的境地;
( 3)两位领导都作了指示,如果张通情达理,小曹应向他说明只能按职权分工办事,求得谅解后,按孙 的意见办;
(4)如果不能求得谅解时,小曹应向两位领导分别自我检讨,再建议两位商议一个方法遵照执行; ( 5)如果矛盾不能统一,应向总经理请示,遵照总经理的意见办,并请他对孙或张作解释,这是文员执 行主要决策人的意见。
2、某年 3 月 5 日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从 3 月 5 日至 3 月 12 日,预定 12 日上
午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮