文书档案整理方法要点
发布时间:2020-04-16 来源:文档文库
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档案业务知识培训
2013.3
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. 目录
第一章一、二、三、四、五、第二章一、1、2、3、二、1、2、三、1、四、什么是档案 什么是档案 档案的形成者是谁 档案的本质属性 档案的形式多种多样 档案的作用 归档文件整理规则
需要明确的几个基本概念 什么是归档文件 什么是归档文件整理 什么是“件” 文件的收集工作
确立文件的收集(归档)工作 归档文件的收集要求与方法 归档文件整理需要把握的四点要素归档文件整理要做到四个分开 归档文件的装订
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. 1、 文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、 装订要以“件”为单位 3、 确定装订顺序 4、 装订方式和要求 五、 归档文件的分类 1、2、3、七、1、2、八、归档文件的编目1、2、九、装盒1、2、3、
确定分类方法 制定分类方案
文件实体分类六、归档文件的排列 归档文件的编号 盖印文件归档章 填写归档章
编制《文书档案归档文件目录》 装订《文书档案归档文件目录》 文件装盒要求
填写备考表、盒脊、封面 档案盒盒脊填写要求
机关档案工作需要把握的几个基本原则
. 第三章
. 什么是档案
一、什么是档案?
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁?
档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么?
档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为其一般属性。因此,可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。 四、档案的形式多种多样。
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. 档案的形式多种多样,包括载体、制作手段、表现方式等。
1、从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;
2、从制作手段来看,有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;
3、从表现方式来看,有文字、图表、声像等。 4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途,一般将档案分为:文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务,也可以建立专门档案,如:税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。(我们常说的业务主体档案) 五、档案的作用是什么?
一是凭证作用;二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆,传承文明的重要载体,是“今世可以知古,后世可以知今”的重要素材。
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归档文件整理规则
第一章 需要明确的几个基本概念
一、什么是归档文件?
是指:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、什么是归档文件整理?
就是:将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 三、 什么是“件”?
就是:归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件,
文件正本与定稿为一件;
. 排
. 正文与附件为一件;
原件与复制件为一件; 转发文与被转发文为一件; 来文与复文为一件;
报表、名册、图册等一册为一件。
第二章 文件的收集工作
一、确立文件的收集(归档