公司员工出差管理规定(十六)完整版

发布时间:2021-04-07   来源:文档文库   
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编号:TQC/K565公司员工出差管理规定(十六完整版
In management, in order to make all the staff know what to do and what not to do, their responsibilities are of great significance to the work of the whole enterprise, so as to mobilize
the enthusiasm of the staff and become the driving force of enterprise production.

【适用指导方向/规范行为/增强沟通/促进发展等场景】
写:________________________ 核:________________________ 间:________________________ 门:________________________
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公司员工出差管理规定(十六完整版

下载说明:本管理规范资料适合用于管理中,为使全体人员都知道应该做什么,不应该做什么,以及明确自己的主要职责,所担负的职责对整个企业工作具有的意义和作用,从而把全体人员的工作积极性充分地调动起来,成为推动企业生产经营工作的动力。可直接应用日常文档制作,也可以根据实际需要对其进行修改。
源自计划范文
公司员工出差管理规定(十六) 一、目的:明确公司员工因公出差所必须遵循的规章制度以及报销步骤,确保公司资金使用得当。 二、适用范围:
本规定适用于全体员工(副总裁以下级别) 三、定义
(出差:离开原办公地点异地(跨区///省)办公,当日无法返回或当日能

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够返回。
(出差至同一分公司或业务区域(办事处)并连续工作时间超过一月以上(节假日不计)视为派驻,按员工派驻管理办法执行;派驻人员出差按本规定执行。 (出差天数统计:
出发:中午12点前出差(上车、船、飞机)的,当日按照1天计算;
中午12点后出差(上车、船、飞机)的,当日按照半天计算。
返回:中午12点前销差(下车、船、飞机)的,当日不按出差计算;
中午12以后销差(下车、船、飞机)的,当日按照1天计算。 四、申请程序


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(出差必须是因工作需要予以提出的,申请出差的工作目的应非常明确和清晰。
(出差员工在出差前必须向其直接主管提出申请,详细说明出差的目的、地点和所需的时间等相关事宜。
(员工出差,需本人填写《出差申请表》(见附表一),由直接主管、上级主管签批(《出差申请表》一式二份,审批完毕后一份交考勤管理人员备案,一份员工留存)。办事处主任以下级别销售人员,不需填写《出差申请表》,按照经审批通过后的《月行程计划表》(核销依据)中的计划行程执行。区域经理以上销售人员,根据业务需求提出出差申请。


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(出差至分公司或办事处者,须提前通知分公司或办事处做好相关接待工作(特殊情况另定)
(如需借款,凭签批后的《出差申请表》,按照借款管理规定办理。
(如需派车,按照现行派车管理规定办理。
(所有外出培训申请,必须经由本部门总监(或被授权的指定人)和人力资源总监审核批准后,方可借款。 五、交通
(原则上,公司对交通工具的选择要求依次为:火车、客车、轮船、飞机,员工应根据出差路线及路程等,选择适当的交通工具。各交通工具标准要求如下:


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飞机经济舱 火车/动车硬座/硬卧
轮船三等舱、二等舱(经理级及以上职务)
市内交通公交车、地铁、出租车(经理级及以上职务)
(乘坐火车或长途汽车,连续乘车时间超过8小时的,可购同席硬卧铺票。 (长途:始发站至终点站往返的路费,不在补贴标准之内,按发票核销(始发、终点站指出差起止车站、港口、机场等)。凡火车票、汽车票均以微机票为准。出发地至始发站往返、终点站至目的地往返的交通工具按市内交通工具标准执行。 (飞机:


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1、部门经理(区域经理/KA经理/厂厂长)及以上级别员工,因紧急公务需要可乘飞机经济舱。
2、从公司所在地出发的机票或能确定回程的往返机票一般由行政部门负责办理。
3、从其他地区出发或返回的机票可以自购。凡自购机票报销时,必须同时提供登机牌存根。财务部对不能提供有效登机牌存根的机票不予票面全额报销。 (如果员工选择的交通工具超出了允许的范围,员工本人将承担超出部分的费用。如有例外情况,必须先经部门经理认可,并同时获本部总监的批准(乘坐飞机须总裁批准)。在补贴标准内凭票核销,超

编号:TQC/K565 7/26

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出部分不予核销。
(因公前往市(县)内各类场所,属于常规工作且能于工作日内往返,不属出差范围,交通工具乘坐及核销标准按本规定执行。
(多人(2人及以上)出差起止地点相同时,若共同乘座同辆计程车出(,通费仅能由一人代表申报。
(低阶员工随同高阶员工出差,视实际需要,可搭乘同级标准交通工具。 (出差时有直达车、船的须乘坐直达车、船,不准无故绕道,否则当日所有发生费用不予核销。
(经理级(区域经理)以下级别员工,乘坐公交车。因紧急公务需要可乘坐

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出租车,须事先征得上级主管同意后方可按票实销。
(十一异地调动或因事至总部、分公司办事人员,只核销路途费及车站、港口、机场往返路费,无交通/用餐补贴。 (十二在出差过程中发生的交通费用,员工必须在票据背面或出差报告中注明细节,包括不限于:日期、从哪里到哪里等事项(包括出租车费及租车费用)。不注明细节的交通费,公司将不予报销。 (十三销售人员出差开会、培训等期间,视同非销售人员,参照非销售人员相关管理规定,按同级别非销售人员出差标准核销,提供相关票据亦同。区域经理/KA经理同部门经理/分厂厂长级,办事处主任/

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城市经理同部门主管级。
(十四销售人员至所属郊县办理业务,须当天往返,按标准凭票报销路途费。 (十五(包括但不限于)以下情况无交通补贴:
*中午12时以后出差或中午12时以前销差者(员工出差不论当天能否往返,中12时以前出差或中午12时以后销差者,按出差全日补贴交通/用餐标准) *乘坐公司交通工具或由出差处提供交通工具者。
*司机人员驾车出差无交通补贴,不予核销路途费用。 六、住宿



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(按员工级别入住,凭正规住宿发票在规定标准内按票面金额实销,超出部分不予核销。
(由出差处所免费提供住宿者,无住宿补贴。
(出差至分公司或办事处,均由驻地公司或办事处提供住宿,无住宿补贴(区域稽核人员除外)。如不能提供住宿时,须由当地主管提供未安排住宿签字证明作为核销依据。
(低阶员工随同高阶员工出差,视实际需要,可入住同级标准旅馆,予以核销。
(出差到家庭所在地(区//市)

编号:TQC/K565 11/26

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无住宿补贴。
(经理级以下两人(同性别同时出差同一地点时,应同住一房,只由一人报销住宿费用。
(至所属郊县办理业务,须当天往返,无住宿补贴。
(出差地有公司的签约宾馆时,原则上必须入住签约宾馆。若特殊情况入住非签约宾馆,费用核销时,按签约宾馆价格予以核销。 七、用餐
(一)按补贴标准与出差天数予以补贴,凭票核销。
(二)员工出差1天者,当日餐费补贴按正常标准给予核销;出差半天者无餐

编号:TQC/K565 12/26

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费补贴。
(四)员工因参加学习、培训、会议等事宜出差,如主办单位免费提供一餐,无用餐补贴。
(五)普通员工随同高层管理人员出差,一起用餐则由高层管理人员按标准报销,员工不得额外提报补贴。
(六)出差至分公司等,如有免费提供用餐,则无用餐补贴。参加由本公司自己组织和筹办的会议或活动,因公司通常都有就餐安排,所以对参加者不再给予额外伙食津贴。
(七)伙食费报销,原则上需提供相关的餐饮或食品类的有效凭据。
(八)旅馆住宿费用已包含用餐的;


编号:TQC/K565 13/26

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出差人员出席或陪同招待客户就餐的,在申请出差伙食费时应做相应的扣减。 (九)在宾馆或旅馆内的迷你吧,酒吧,小商场等场所所消费的食品、饮料或商品等个人费用由员工自理。 八、其他费用
(一)邮费以邮局的证明为报帐凭证。
(二)因公携带的行李运费以正式的运费收据为报帐凭证。
(三)出差期间,因工作需要发生的通讯,电讯费,必须提交宾馆旅店结算清单或移动电讯电话局出具的有效通讯结算清单。电讯电话局出具的费用通知单不能作为有效清单,用做通讯费用报销的依

编号:TQC/K565 14/26

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据。财务会计部将对不能提供有效清单的出差手机通讯费用不予认可和报销。 (四)出差期间,酒店住宿费以外的个人消费(如洗衣消费、小酒吧消费等)不予核销。
(五)与出差有关的招待费按公司相关管理办法执行。 九、考勤
(一)出差期间按实际工作时间记录考勤。
(二)因工作需要延期出差,须事先以电话请示部门主管同意;返回后,由主管补签《出差申请单》
(三)员工不得借出差之便,办理与工作无关的私人事项,否则视为旷工,且

编号:TQC/K565 15/26

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不报当日任何补贴。 十、出差报告、总结
(一)返回后,须在3日内完成员工《出差报告》,详细说明起始地点、时间、任务完成情况、每日工作情况等,交直接主管审核检查。
(二)出差期间取得的技术、培训等资料,须及时交存相关部门存档。 十一、核销 (核销标准:
1、具体见《销售人员出差标准一览表》(附表二)《非销售人员出差标准一览表》(附表三);城市级别划分见《出差城市级别划分一览表》(附表四) 2、凡出差补贴,均在标准范围内核

编号:TQC/K565 16/26

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销,超出不支。出差费用申请人在费用报销时应自觉扣减超出的部分。若有在规定范围之外申请核销的特殊费用,必须经过人力资源总监、财务总监会签,或总裁批准。
3、不得在差旅费中附带核销其他费用,否则不予核销差旅费用。 (核销票据:
1、费用核销时,必须提供帐单或原件发票。
2、每位员工必须详细单独填写、提交自己的差旅费用报销单。填写时应根据具体分类归类并填写每项费用发生日期、地点、事由、金额和内容。如所发生的差旅费是以借款,或公司直接划款方式支付

编号:TQC/K565 17/26

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的,还必须在费用报告相应栏目中列示。 (审批流程:
1、差旅费用单据由出差员工的直接主管、上级主管批准,若直接主管不在,则由部门更上一级领导批准。其他经理的签字则不予认可。
2、审批者应按要求最大限度的进行有效控制。通过检查每张附件,仔细查看每个费用报销单,评估每笔支出的有效性,并注明审核日期。任何不合乎情理的费用,审批者必须提出质疑。
3、在实际审批时,审批者应参照以下几点:
*该笔费用是必须的。
*发生费用的项目是符合本规定中的标

编号:TQC/K565 18/26

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准。
*所报销的数额是合情合理。 *所有必须附上的文件是否已齐全。 *所有与人力资源部政策有关的费用申请,例如特殊情况下的搬迁费、探亲费等,都必须经过人力资源总监,或人力资源总监所授权的二级审批者的批准。 4、经过批准的出差费用报销单应交财务部作以下核查:
*该报销单是否获得正确的审批。 *数字计算是否正确,包括汇率的计算。
*是否遵照公司有关出差费用的规定。 *有关会计人员在审核无误后应签字,然后在递交财务总监进行审批,审批完成

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后转交另外会计进行报销和相关账务处理。
(非销售人员核销:
1、出差返回后,须在一周内将各项费用、借款一并核销,特殊情况亦不得超过两周。
2、若可以把几个连续性的费用报销单放在一起报销,还公司款时间可适当放宽,一般不超过一月。否则,不允许把现金余额保留在费用报销单上,必须结清余额。
3、差旅费用报销时,由员工本人填写《差旅费报销单》



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