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秘书工作中的艺术性（最新篇）

发布时间：2019-06-02 14:57:00 来源：文档文库

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秘书工作中的艺术性

秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在"三服务"方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？

一、尊重而不奉承吹捧

理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。

如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。

实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不?quot;参谋"了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。

在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

二、主动而不越位脱轨

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：

一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。

日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。

三、服从而不盲从附和

秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。"分析"有两层意思：

一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

四、补台而不挖角拆台

秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

五、沟通而不封闭堵塞

秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。

现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

六、挡驾而不阻拦干涉

挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：

一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。

挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。

七、分工而不分家自立

办公室的工作是个整体，有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工，这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出各映各的号、各唱各的调"的现象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管，管了之后再沟通、协调、解决。

附送：

秘书工作在领导决策中的地位和作用探讨论文

：

随着时代的发展 ,历史的进步 ,秘书队伍已发展成为一支庞大的产业大军。现代社会对秘书工作提出更严、更高的要求 ,秘书工作在领导决策中的参谋、助手作用和服务作用将更加突出。

【关键词】

：

秘书工作参谋助手作用

由于秘书帮助领导机关或领导者个人承担着政务、机要、信息、管理等工作, 因此, 秘书工作十分重要, 任何领导机关或者领导者个人, 如果离开了秘书的辅助与服务, 则将会信息阻塞, 事务缠身, 工作十分不便, 难以正确作出科学决策, 进行现代化的领导。

一、秘书工作应发挥的作用

美国前总统艾森豪威尔的私人秘书谢尔曼亚当斯说: 衡量一个好的总统秘书, 要以他的献身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准, 而不是他的成就和业绩。一切成就属于总统。由此可见, 秘书工作是一种具有较强特殊性的职业。一方面, 这种工作直接为领导服务, 甚至直接参与领导的决策, 对领导机关和领导者的领导行为影响较大。另一方面秘书工作毕竟不是领导工作, 只能为领导出谋献策, 而不是出谋划策。

那么, 秘书工作应发挥什么作用呢? 笔者认为, 各级各类秘书, 总的来说应当起到五种作用: 参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用、耳目作用。

参谋、助手作用秘书有各种层次、工种, 秘书如何发挥参谋助手作用有多种途径。秘书的参谋作用不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面, 更多的秘书人员可以在大量的经常性工作中, 为领导决策与管理工作提供优质服务,当好参谋、助手。诸如协助领导安排一个时期的工作布局; 为领导出主意想办法, 积极主动地办文办事, 完成领导交给的任务等。

提供信息作用秘书信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作, 领导者要在众多的变革的社会政治经济文化生活中进行决策, 都要以反映事物发展变化的大量信息为基础。就通常秘书工作而言, 需要掌握多种信息, 概括起来所提供的信息应包括: 上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属单位的有关情况、资料, 平行地区、部门的有关信息、社会信息、国际信息、业务信息、科技信息, 本地区、本部门的发展历史资料等。

协调作用协调是管理的手段, 其实质就是统一认识, 调整关系, 解决矛盾, 协调行动。在新的历史时期, 领导面临的问题十分复杂, 接触的横向、纵向关系也千丝万缕, 改革中会不断产生大量新的矛盾, 这些矛盾最后都会集中到各机关领导面前, 要求及时解决。因此, 围绕改革中出现的矛盾, 协助领导及时、正确处理, 是新时期秘书协调工作中的重要特点。

耳目作用这不是监督领导的一言一行, 充当特工角色, 而是在领导决策过程中, 权衡利弊, 根据调查研究得出的科学结论, 大胆向领导提出合理化建议, 对领导者决策实施过程中可能出现的失误、偏差以及错误等, 应在适当场合适时提醒, 以便及时修正。

二、秘书工作应注意的几个问题

恩格斯说: 军官不懂业务在参谋部门造成的危害比其它任何部门都大。由于秘书工作处于上呈下达、为领导出谋献策的特殊地位, 其要求十分严格。那么当前机关秘书工作的问题是什么呢?

1、效率低主要表现为办公节奏慢、办事拖拉, 工作职责不清, 秩序不顺, 互相扯皮, 内耗较大; 基层或人民群众办一件事, 往往要跑很多机关, 盖很多章, 等很长时间; 还有的在上下机关之间, 为了沟通情况, 统一认识, 分清职责义务, 常常发许多文件, 开若干会议, 其实往往在机关与机关之间扯皮, 这都属于内耗。

2、质量差主要表现为工作不深入, 不具体, 习惯于表面文章, 看来很忙, 其实在制造文山会海 , 没有解决多少实际问题。

3、狐假虎威表现在有的秘书身处领导身边或给某个领导人当专职秘书, 往往是领导有多大, 他也水涨船高。动辄打领导者的招牌, 自我介绍不讲姓名, 只讲我是某某人的秘书, 滥用权力, 不按领导意图办事, 不经授权, 私用领导人名义批文件, 写条子, 发命令, 为个人办私事, 以权谋私, 还有的自作主张, 擅自按自己的想法随意回答和处理问题。

要解决好上述问题, 秘书人员一定要努力学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论, 用江泽民同志三个代表的重要思想武装头脑, 加强自身修养, 牢记在社会主义中国, 任何干部都是人民的勤务员, 应该全心全意为人民服务, 时刻把人民群众的根本利益放在第一位, 才能在为领导服务的工作中以及辅助领导进行决策和管理的过程中, 当好领导的参谋和助手。

三、秘书工作的地位和职能

秘书在一个单位里, 位于领导者近身, 或者说处于机关中的枢纽地位, 它是领导与机关内外各方面关系的桥梁。这种地位决定了秘书有以下五个方面的职能。

1、枢纽职能按照系统论的观点, 全国的党政领导机关是一个庞大而严密的领导管理体系, 它是由小型系统、中型系统, 大型系统所组成的, 在各个级别的系统中, 又有各自的子系统, 如党委系统的组织、宣传、纪检、统战联络部门; 政府系统的工业、农业、财贸、文教卫生等系统。这些众多复杂的系统是以上下级隶属关系工作为联系方式, 而构成一个整体的, 是以具体形式体现上下级领导与被领导的关系。实现系统中各因素联系的,就是秘书部门。所以秘书部门及秘书在机关中处于承上启下、沟通左右的枢纽地位, 发挥着枢纽的职能, 图

1、图2 说明了这种关系。

围绕中心工作任务诸如选举人民代表的工作、植树造林、厂庆、校运会、发行国库券等, 这些任务常无专门业务科室管辖, 需要秘书部门主持或与其他部门配合管理。

临时发生的突击任务如本单位发生天灾人祸, 与外单位发生严重纠纷, 或上级交给的临时紧急任务, 也常由秘书部门去调查、办理。

带全面性的任务和活动如一个单位召开全系统会议, 上级机关友邻单位来人接待等, 也常由秘书部门承办。

为领导服务的其他任务如陪同领导深入基层或看望病员, 代表领导参加某些活动等。

窗口职能秘书部门又是领导机关的窗口。一切与外界的联系和接待, 都首先要经过秘书部门, 群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风和效率。

四、秘书应有的素质

美国著名政治学家、行政学家怀特对幕僚人员应具备的条件与修养作出全面而精辟的论述: 成功地幕僚人员应具有较多的商榷能力, 而非高度的指挥性格; 应具有广博的知识和丰富的经验, 而非偏狭的专门技能; 要有忍耐与坚持力, 不可有速求决定的倾向; 宁愿居于幕后地位, 不求闻达, 不可固执自己的成见或偏见。怀特先生的这番话对秘书的素质构成作出了经验性的概括, 很有借鉴意义。

秘书是领导的参谋和助手, 一切工作都是协助领导和为领导服务的, 秘书人员的积极性也只能在这个前提下去发挥。这就要求:

1 要有较高的理论素养马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和江泽民同志关于三个代表的重要思想, 是人们认识世界、改造世界的有力武器和行动指南, 是党和国家制定路线、方针、政策的指导思想和理论基础。秘书人员只有掌握了这些基本理论理解其深刻内涵, 才能掌握科学的思维方法和工作方法, 才能提高认识世界和改造世界的能力。此外, 还必须学习哲学、政治经济学、中共党史、社会发展史等, 社会主义中国的秘书由于首先是政治工作者, 其素质要求最重要的部分就是学习毛泽东思想、邓小平理论和江泽民同志三个代表的论述, 一个秘书工作者如果缺少这些理论知识, 就没有正确的政治观点, 政治上不敏感, 就缺乏政治理论素质。

2 要通晓秘书专业知识秘书的专业知识包括两个方面, 一方面是与秘书工作有直接关系的秘书专业知识, 如秘书知识、文书知识等等。另一方面是秘书所在单位或部门的业务性知识。鉴于秘书工作的性质和任务, 秘书应该是具备广博知识的通才、杂家 , 又是通晓本专业的专才 , 二者是互为作用的辩证关系。这样才能成为本单位、本部门的内行, 才能当好领导的参谋和助手。

3 要有敏锐的战略眼光和超前意识秘书人员要认真研究党政中心工作, 深刻领会领导对所辖工作的战略意图、战略方向、长期或中期特别是近期的管理目标, 帮助领导领会上级的政策意图, 及时掌握信息, 深入实际正确出谋献策, 涉及到职责范围内的事, 应根据情况的发展变化, 提前准备, 不能临时抱佛脚匆忙上阵、消极应付。

4 要懂得管理学秘书学是行政管理学的延伸、分支。现在越来越多的人认识到, 现代秘书应该是综合性、辅助性的管理人才。秘书人员没有管理知识, 不懂管理, 就不能搞好秘书工作。秘书人员学习管理学是时代和社会发展的需要, 也是秘书人员基本职责的需要。担负现代管理任务的秘书工作者, 必须学会现代管理知识和管理方法, 必须学会现代管理的基本原理, 学习现代管理的系统论、控制论、信息论的理论和方法, 实现管理组织系统化、管理决策科学化、管理方法定量化、管理手段现代化。