采购

物流092第三组

组长：邓芳芳

组员：刘敏 周敏

刘卓 郑嶷旭

2011年3月23日

株洲南车电气股份有限公司采购方案

一、公司简介

我们组调研对象是株洲南车时代电气股份有限公司（简称“南车时代电气”）,该公司于2005年由南车株洲电力机车研究所有限公司等五家单位共同发起设立。公司主要从事轨道交通装备电传动系统、网络控制、变流器、列控系统、信号系统、轨道工程机械电气控制系统及整机、客车电气产品、大功率半导体器件、通用变频器、光伏逆变器、传感器、印制板、复合母排、城市智能交通系统等产品的研发、制造、销售和技术服务，产品广泛应用于高速动车组、电力机车、内燃机车、客车、地铁及轻轨车辆、大型养路机械、城轨交通、电力、冶金等众多行业和领域。公司拥有专业化生产基地六处，分别是轨道交通制造基地田心本部、河西及沈阳基地，功率半导体器件制造基地、电连接器制造基地、轨道工程车辆制造基地、宁波制造基地、海外制造基地。拥有电子插件、钣金加工、控制屏柜及变流 器组装、SMT加工、电力半导体器件、电流电压传感器、印刷电路板、城轨车装备等多条现代化的生产线。以国家干线铁路和城市轨道交通用的各种功率变流器、电子控制产品、插件、屏柜生产为主。二、公司采购情况分析

1、公司的组织结构，据唐经理介绍，公司分为制造中心和物流中心两大模块经理负责的是制造中心然后我们调研主要设及的部门是国内采购部中的一个电连接器组。由于采购的物品种类繁多，因此将采购部门分为很多个组。采购部组织结构图：

2.供应商的情况，公司是以国家干线路和城市轨道交通用的各种功率变流\

器、电子控制产品，插件、屏柜生产为主，然而需采购的物品种类上几百种产品，而且每次采购的产品数量都比较多，订单需求大的特点，所以与公司有关系的供应商都有几十家。从唐经理口中得知北京晶川电子技术有限责任公司是他们的固定供应商。

采购部组织结构图如下图所示：

主要供应商简介：

北京晶川电子技术有限公司是德国Infineon(英飞凌)Epcos( 爱普斯科)、瑞土、Concept等公司电子零件中国一级代理，专业代理工业与汽车电子配件两大应用市场，自2002年以，晶川电子技术有限公司一直是我们公司最大的IGBT模块的供应商。2008年公司还将北京晶川电子技术公司评为“优秀供应商”的荣誉称号。

3.公司历史采购情况，每个公司都有自己的采购组织系统，由于公司采购部门分为多个小组，本次调研的是电连接器组，经唐经理的介绍，公司采购的物品通常是电连接器上的部分插件，种类名称有几十种，唐经理介绍了公司详细采购情况：公司根据客户需求订单下达生产订单，生产过程中所需要的物料生成订单下达采购计划，规定物料所需的数量、时间等。然后采购部门根据采购订单进行采购，因此在采购过程中就设及到相关部门。比如说生产部、质量检验部、仓储部等。

公司在平常工作中一般是以月为单位。每月下达一次采购计划，将这一个月需要的物料以方案书的形式给采购相关组，公司有时也会出现这个月在某个物料采购不足或供应商延迟交货导致生产线不能运行的情况，此时采购部门就会采取紧急采购的方式保证生产线正常运行以免影响交货时间。由于在紧急采购的时候没有按照采购流程的路线，所以一般紧急采购回来的物料缺乏质量保障，而且在时间、价格、规格上都有一定的缺陷。

公司在一般情况下不会采取紧急采购的方式。通常采用的采购方式有三种：

A、定向采购（即是指定或者固定的供应商）B、招标采购。这种方式公司一般是指某个项目，并且总价值至少要在一百万以上才会采用。C、公开求购。指的是某种新产品，没有向市场上或所有供应商中采购过的产品。

三、情景设计

株洲南车时代电气有限公司由于业务部门获得生产订单，需要生产一批物资须在2011年4月20完成生产并交给客户。采购部门根据的生产物料需求计划及仓储部的信息下达物料采购计划，并制采购订单如下：电力二极管5000件、电力电容 6000台、车身电子2000件。规定该电子技术发展公司必须于4月15号前将所需物料运抵株洲。

四、采购流程

1.采购基础，采购组织管理，当物料库存不能满足生产部门所需物料时，采购部门下达采购计划。公司采购部门的主要岗位有：采购经理、采购部长、采购主管、计划员、采购员。由于本公司采购物料种类多，数量大，所以采购部门分为了很多个组，每个组负责采购几种物料。例如我们调研时，采访的是部门连接器组，主要负责采购：电子、电容、二极管等。

2.采购计划与预算，公司在一般情况下，是进行周期性采购的，季度采购。当公司接到客户紧急订单时，由于库存不能满足生产，采购部门经理制定紧急采购计划。关于预算方面，组织在每次采购执行前都会编制采购预算，交与财务部审核后并监督其执行情况，以此采购成本受到束缚。

在公司仓储部门发来的存量管制卡中，其中：车身电子库存量为1000盒，电力二极管为2000支，电解电容为3000台而由生产部门根据生产计划制定出的物料需求计划，其中：电子需求量为2000盒，电力二极管需求量为6000支，电解电容为7000台。

存量管制卡

以及公司还从市场上调查到各物料采购价格情况分析，车身电子一般为11元/盒，电力二极管1.5元/支，电解电容0.5元/台。公司通过讨论与分析，采购部最终制定出如下采购计划预算表：

采购计划预算表

3.供应商选择与管理:

根据已确定的采购预算和计划分析，通过与三家供应商取得电话联系，再对这几家供应商进行筛选及确定，以下是供应商的筛选评估流程：

1）确定评定小组，组员人数为五人，本着公平、谨慎认真的原则进行评估；评估方法为调查表法。

2）评定小组经过对产品质量体系的初步筛选，目前初步确定两家供应商，其名称分别是北京晶川电子技术有限公司、厦门法拉电子有限公司。

3）评审项目及权重如下表：

4）两家公司情况对比表如下图所示：

5）通过对两家供应商公司基本情况的对比了解，下一步则对两家公司的产品进行质量检验，根据本公司历史采购情况分析，北京晶川电子技术公司为我们公司的长期固定客户，对产品质量安全非常有信心，不需检验样品。所以此次样品检验只对厦门法拉电子公司实行。以下为检验合格率表：

6）产品供应能力分析：北京晶川电子技术 有限公司产品范围广泛，类型多种多样，技术独特。鉴于与本公司长期合作关系，对该供应商了解比较深刻，产品特点及价格颇为熟悉，生产规模大，产品结构复杂；厦门法拉电子有限公司是专门从事薄膜电器，产品专业性强，技术水平较高。属于比较传统的电子公司。

7)评估结果：结合公司的采购要求以及采购部门的相关条件，北京晶川电子技术有限公司更符合公司采购部门的需求。

8）评估报告日期：2011/3/22

4、采购谈判与合同管理

谈判双方已确定，我方通过与供应方相关负责人协商决定，确定谈判日期并规定双方人数各三人，地点在我方公司会议室，谈判流程分为三个阶段：

（1）谈判准备

我方派出三人参与谈判，分别为采购助理、采购主管、生产部经理，a、确定谈判目标：以互利互惠的价格购买到以顾客满意度为基准的产品，严格把好质量关以及产品的安全性，本次采购产品为电解电容器、电力二极管、车身电子，产品的安全性至关重要；b、收集相关信息：根据产品和服务等特点，公司谈判人员通过查阅供应商信息库和市场调查，充分了解供应商，做到知己知彼，百战不殆；

C、制定谈判方案：我方采购部门负责人结合本次谈判的内容制定相关方案，我方谈判当事人必须熟练掌握谈判技巧，坚持对等原则，以数据和事实说话，控制好谈判时间，必要时转移话题。

（2）询价阶段

通过供应商所提供的报价信息，再根据采购需求，质量和服务相等的报价原则，调查市场中电解电容、车身电子和电力二极管的大批进货价格范围，产品不同，价格自然也不一样，通过货比三家询问供应商所能给的价格标准，最低报价不低于那个价位，为谈判取得优势打好基础。气愤不宜紧张。

（3）磋商阶段

谈判时，双方始终坚持互利共赢的原则，开始对这三种产品进行议价。并对于相关问题予以协商，若两方在谈判时有个别要求或条件没有达成共识，则商定择日再议。

（4）成交阶段

经过激烈的谈判，双方达成共识。确定了付款方式、交货地点(我公司仓库)、到货时间（2011.4.15之前）、运输方式（公路），价格表如下所示：

（5）检查确认阶段

谈判结束之前，虽然相关条件都已达成一致，但我方仍需要对此次谈判内容详细检查并确认，是否有条件遗漏等，直到谈判最终结束并签订采购合同。

采 购 合 同

甲方（采购方）：株洲南车时代股 乙方（供应商）：北京晶川电子技术

份有限电气公司 有限公司

通信地址：株洲石峰区 通信地址：北京

联系人：唐先生 联系人：刘女士

电话 ：157******** 电话：187********

1、合同目的

甲方向乙方采购电解电容器、电力二极管和车身电子，经双方协商后确定本采购合同。供应商应按合同要求，需向采购方提供的一切软件、硬件及相关的技术资料。以及承担与供货有关的服务，比如运输、保险等

3. 采购物品说明

三种产品均属于电子产品，对技术质量和产品的安全性要求非常高。供方所提供的货物必须达到一定的标准才合格。运输货物时，需注意不能受潮。

4. 合同价格和支付方式

4.1 本合同总价格为（人民币大写）：

4.2 预付款。甲方于本合同签署之日起，在15 日内，将合同总成交价的 20% ，即人民币（2000元）预付款支付给乙方。乙方在收到上述款项后，以传真向甲方确认。如甲方不按上述规定准时支付预付款，则交货期作相应的顺延.三月结一次总帐每次购货款甲方向乙方挂账。

4.5 甲方和乙方应以书面方式相互通知各方的开户银行、帐户名称、帐号。开户银行、帐户名称、帐号如有变更，变更一方应在合同规定的相关付款期限前二十天内以书面方式通知对方，如未按时通知或通知有误而影响结算者应负逾期付款的责任。

5. 交货与交货方式

5.1 乙方于本合同签署之日起，在24日内，将甲方采购的物品全部送达指定地点。

交货地点：甲方公司仓库

5.2 乙方应在交货前 7 日内，以电话或传真向甲方提供交货计划（内容包括合同号、设备名称、型号规格、数量、重量和体积的约数、交货时间、地点、运输安排）。甲方应及时作好准备，办妥一切接货手续,在货物到达后四十八小时内提运完毕。

5.3 甲方对乙方交付的物品，均应妥善接收并按设备储存的环境条件规定保管。对于因乙方误发、多发或少发的物品，甲方应负责妥善保管，并及时通知乙方查处，由此发生的费用由乙方负担

5.4 本合同所有物品运抵甲方现场后，双方代表共同参加开箱检验。如设备外包装完好无损，但箱内设备发现短缺或损伤，应由乙方负责补足或修理，其相关费用由乙方负担。

6. 安装、调试与验收

6.1 乙方派遣技术人员按合同规定的日程完成“采购物品”的安装和调试工作，并对甲方人员进行技术指导，保证使“采购物品”达到预定的性能指标。

6.2 在安装调试过程中，甲方应提供各种配合条件和所需称职的技术人员和辅助人员，在乙方技术人员的指导下配合乙方进行安装、调试和其他辅助工作。

6.3 乙方安装调试完毕后，甲方组织人员对采购物品进行验收测试，将验收测试情况记录在《采购物品验收报告》中。如果甲方发现采购物品中存在缺陷，双方应当视问题的严重性给出合适的处理措施。（1）如果采购物品存在严重的缺陷，则退回给乙方。乙方应当给出纠正缺陷，双方协商第二次验收的时间。乙方应当赔偿给甲方造成的损失。（2）如果采购物品存在一些轻微的缺陷，则乙方应当给出纠正缺陷的措施，双方协商是否需要第二次验收。

6.3 当所有的采购物品都通过甲方的验收后，双方责任人签字认可，采购物品正式交付给甲方。之后，甲方将验收款（见合同条款4.3）支付给乙方。

7. 品质保证与维护

7.1 乙方保证提供给甲方的“采购物品”是全新的、技术是先进的、质量是良好的、性能是稳定可靠的、数量是完整无缺的。

7.2 乙方承诺质量保证期：采购物品通过验收之日起，系统软硬件保修六个月。本保证不包含由于甲方不当的操作或修理造成的后果。

7.3 在保修期内，乙方负责对其提供的硬件设备、软件和系统进行维护或维修，不收取任何费用。保修期结束后乙方依然负责对所售设备进行维护或维修，其间产生的材料费用由甲方承担。在设备保修期结束后一旦甲方要求进行升级和改造，乙方保证提供相应的服务，此项费用由甲方承担。

7.4 如果采购物品在保修期内出现质量问题，乙方收到甲方维护要求后，在24小时内作出响应；遇有严重技术问题，重大故障，需要现场维护，乙方应在24小时内到达甲方现场（在交通允许的情况下）。

8. 违约与赔偿

8.1 甲方违约处理：

（1）如甲方不按照本合同第四条规定准时支付款项时，应从最迟付款日的次日起，每日向乙方偿付逾期付款部分总值的万分之三的违约金。此项违约金额以逾期付款部分总值的百分之五为限度。

（2）如因甲方原因致使设备安装顺延，乙方技术人员由此滞留在安装地点的一切费用，均由甲方负责。

8.2 乙方违约处理：

如乙方不按照本合同的规定准时交货，乙方应从最迟交货日的次日起，每日向甲方支付延迟交货部分货款的万分之三的违约金。此项违约金额以逾期移交设备部分货款的总值的百分之五为限度。

9. 保密

9.1 乙方提供给甲方的技术资料、信息、计算机软件、专有技术、设计方案等知识产权及价格条款等商业秘密和技术秘密，甲方应采取保密措施，予以严密保守。

9.2方的保密义务期限为自本合同生效之日起至本合同终止后 年（由双方商定）。

10. 不可抗力

10.1生不可抗力的一方应立即通知对方，并在十五天内提供不可抗力的详情及将有关证明文件送交对方。

10.2生不可抗力事件时，甲乙双方应协商以寻找一个合理的解决方法，并尽一切努力减轻不可抗力产生的后果。

10.3不可抗力事件持续三十天时，甲乙双方应友好协商解决本合同是否继续履行或终止的问题。

11. 合同生效与终止

11.1本合同双方授权代表签字日期，即为本合同的生效日期。如双方签字日期不一致时，以最后签字方的签字日期为合同的生效日期。

11.2本合同的“采购物品”最终保证期限届满日期，即为本合同的终止日期。但保密条款、争议解决和双方未了的债权和债务不受合同期满的影响，并且守约方有权提出索赔。

12. 争议解决

12.1 本合同及其修订本的有效性、履行和与本合同及其修订本效力有关的所有事宜，将受中华人民共和国法律管辖，任何争议仅适用中华人民共和国法律。

12.2 甲乙双方因合同的解释或履行发生争议时，首先应争取通过友好协商解决，该协商应在三十天内解决。

12.3 如协商不能解决时，合同的任何一方可将争议提交本地仲裁委员会，并按该委员会的仲裁规则进行仲裁。仲裁决定对双方都有约束力。

12.4 争议进行仲裁期间，除争议事项外，甲乙双方应继续履行各自本合同中规定的义务和行使权利。

13. 合同确认

本合同一式_2份，甲乙双方各持_1份，自合同各方授权代表签字之日起生效。

甲方：盖章 乙方：盖章

2011年 3 月 24 日 2011 年 3 月 24日

5.采购价格与成本管理

采购经理向我们讲述了她们公司对于物料采购成本管理方面，在合同中已规定3个月与每个供应商结账一次。公司有一个明确的规定，若实际成本高于之前预算成本，则部门将被扣分。因为公司在年末都有一个分数评比，这是奖金发放数量的根据。采购成本表如下图所示：

6.采购货物验收与质量管理

当货物到达公司物料接收区时，公司质检部将对其进行检验，包括货物的质量、数量、规格型号等。

1）检验货物的质量：检验电力二极管，利用二极管伏安特性测试仪检验其电压、电流，看其峰值是否属于合格范围；

2）电力电容通过外部观察听诊法，首先观看电容器外壳是否有变形、膨胀鼓肚等现象，再将检测的电容器进行正常工作试验运行，听运行过程中是否有任何声响，否则电容内部是存在故障的；电子则将其插入元件中，检查元件是否正常运行、有异常。各货物检测率都为1‰，并且由检验员随机抽取检验货物。

3）检测完后，仔细清点货物的数量，若货有短缺现象，采购部门将联系供应商，要求其无条件补货；如果货物还有余量，采购部门将会把多余的货物退还给供应商处理。货物各检测项目检测完后，确保无误，将会把货物送至物料仓库进行存储。由于本次采购的物料有三种，先对货物进行分拣，再分别把货物存入固定存储区。

4）物料发到生产部门之前，仓库管理人员必须每日监测仓库内情况，因为这3类货物属于电器电子类产品，容易发生锈蚀、变质等问题，所以期间最重要的是质量管理，每周要对所有物料进行10%质量抽检，以免物料在储存中发生问题时能及早发现与解决，并且管理人员还要组织所有仓库工作人员对数量进行仔细清点。

7.采购过程管理

1）公司组建客户使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员组成的采购小组对整个采购过程进行管理，采购过程中，并确定了采购的技术标准，通常由客户使用部门和技术部门分析客户需求，再把需求转化成采购标准。我们采取的是定向议价采购方式。通过对供应商的评估，谈判至议价确定最终结果制定好的采购标准制造出采购方案，并在采购之前，由财务部根据供应商成本制定出采购成本预算，就能在谈判中压低其商品和服务的价格，以此尽量降低总的采购成本

3）采购经理在制定采购计划时，不仅要根据物料需求计划来制定，还要查看物料仓库情况，不能盲目采购。在选择供应商时，也应谨慎，以防受骗，该公司是实行3个月的定期付款，可以看出该公司与供应商关系很牢固、可靠。期间还很重要的是合同管理，要明确双方的责任与义务。

4）采购订单下给供应商后，采购员根据采购订单要求的供货日期，采用时间段向供应商反复确认到交货日期，直至货物到达。在采购过程中，也将对采购人员工作进行监控，采购人员须严格遵守职业原则加强职业素养。

具体采购流程图为:

五、结束语

通过本次方案的制作和设计，不仅使我们深刻的了解采购的相关流程，而且也大致掌握了采购成本管理的基本知识。经过这次小组设计的模拟采购，我们发现采购流程繁琐复杂，采购时需要慎重考虑供应商，产品价格以及售后服务等。因此，作为一名采购员应该具备丰富的采购经验以及基本的职业素质。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/d8f1e546336c1eb91a375d83.html