会务工作的原则

会务工作的原则

为保证会议活动达到预期的目的，要求会议主办者在筹备和召开会议的过程中应遵循一些会务工作的原则。

一、整体性原则

　　会议活动是一种典型的群体活动，是一个由诸多人为因素同时聚合并相互作用的复杂过程。作为会议组织者或会议主持人，要想通过有效的组织把所有与会议活动有关的因素有机地结合在一起，从而形成一个为所有与会人员所期望的过程和功能输出，圆满地完成会议预定的任务，就必须具备整体思维的能力，为会议建立起一个具有整体性特点并能运转自如的组织工作系统。要召开一个会议，不管会议的形式内容怎样，都有许多方面的工作要做，特别是一些大型会议的组织工作，其情形就更为复杂，除了要做好会议本身的组织工作以外，根据会议活动的需要还要和公安、交通、警卫、新闻单位等方面发生联系。一是会议组织者必须具有整体观念，具有统揽全局的能力，在会议组织工作中，能在首先做出整体设计和部署的基础上考虑和安排具体工作，避免那种见“树”不见“林”，只偏重于某一项工作的做法。二是会议组织者除了对会议的全部组织工作要做到统筹规划、分工明确以外，还要特别注意和强调各个方面在整体目标一致的前提下的协同配合，不允许任何不顾整体需要，强调分工而拒绝配合的现象存在。三是会议组织者除了要做好对会议本身的组织以外，还要能够处理好与会议活动有关的其他各种社会因素，以免顾此失彼，造成不良的社会效果。例如，不能只考虑对会议的气氛和规格而忽视了政策界限，不能只考虑对会议的广泛宣传而忽视了会议的保密工作等。为了保证在会议活动中能有一整套符合整体性原则的组织工作，通常在组织一些大、中型会议时，会议主办者都要吸收所有与会议组织有关的部门的负责人参加大会的组织工作机构，并按照会议的统一的要求，各方分兵把口，协同配合，从而使会议组织工作自始至终显示出有条不紊的工作秩序和强有力的整体功能。

二、动态性原则

会议组织是一个动态管理过程，在这个过程中，会议组织者既要面对和处理许多确定因素，又会遇到许多随机因素。因此，要想成功的组织一个会议，也必须适应这个动态过程，并使会议的全部组织工作显示出动态管理的特性。会务工作动态性原则要求会议组织者对会议的组织既要符合整体性的原则，同时，又要把会议的全部组织工作放到一个或多个并列的时间上去认识，在动态中去预见和解决所出现的或可能出现的问题。实践证明，在实际的会议活动中，如果不把会议的组织工作视为一个动态过程，有些问题是很难被发现的。会务工作动态性原则要求会议组织工作也必须同时间一样是流动和连贯的，在会议进行的每一个时间段上都有与之相对应的会议组织工作。在一次会议召开之前，会议组织者应设想在各个环节上可能出现的问题，并采取相应的措施，以使会议组织工作万无一失。

三、时效性原则

会务工作时效性原则突出强调的是：会议组织者在会议活动的任何一项工作做出布置时，必须同时明确开始和完成此项工作的时间。在会议组织工作中，任何一项具体的工作都不是孤立存在的，而是与会议活动中的其他工作互相联系、互相影响和互相作用的，更何况会议活动是在预定的日期和在限定的时间内进行的，所以，这一切都要求会议工作人员在会议组织工作中特别要强化时间观念、时效观念，全部工作必须在规定的时间开始和完成，不然，由于某一项工作的拖沓，就可能招致整个会议组织工作受到影响，甚至致使会议延期。为保证会议组织的各项工作的时效性，作为会议的组织者，首先要运用统筹学的方法，把会议的全部组织工作在同一个时间轴上展开，根据各项工作相互间的时空关系，依次排出各项工作的次序及开始和结束的时间。除此之外，在会议进行过程中，还会遇到一些临时增加的工作，但即使对这些工作临时做出安排时，也要对其完成的时间做出明确的规定。强调会议组织工作的时效性，还要在会议活动中，选派那些时间观念强、工作熟练的人员参加会议的组织工作，坚决摒弃那种时间观念淡薄，不按规定时间完成工作的做法，从而使会议组织的各项工作都可按预定的计划进行。

四、超前性原则

　　会议组织工作的超前性原则就是强调会议各项组织工作的计划性，即尽可能做到事事有计划，凡可提前做的，都提前做好准备。同时还必须使会议组织工作的计划具有预后性，是指在计划遇有变化时必须有应变措施，有补救的手段。一个计划制定的再严密，执行起来也难以做到一成不变。所以，为了使会议组织工作的超前性切实得到保障，在做计划时，对每一个内容都要考虑，并根据可能出现的情况准备应付变化的第一套或第二套方案。如果没有应变措施，遇有变化便无可奈何。如果在组织会议时，既做了计划，又有相应的预后措施，那么，对会务工作中出现的新问题便能应对自如。

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