会议团队跟进程序
Commented
Commented | ||||
任 务
| 程 序 | 标 准 | ||
团队销 售及接 待与标 准 | 预订会议 | 1、在电话铃响三声以内接听电话,首先礼 貌地向客人问好,然后通报所在部门和 接听者的名字。 2、如客人临时到访,需在短时间内相迎接 待,准备好会议资料后,礼貌地向客人 表示问好。 3、要主动询问客人对宴会的需要,程序包 括:单位名称、预定日期、时间、参加 人数、活动性质、服务要求、客人姓名、 联系电话及等。 4、如客人电话预订,可建议客人预约时间 到宴会场地亲自视察,如客人来访预订, 可在洽谈的同时为客人提供有关宣传资 料,并亲自陪同客人视察相关的宴会场 地。 | ||
| 协 会议 跟进 实落书议及细节 | 根据客人确定的活动内容(包括房间数、1 量、会议形式、人数、餐饮安排等)服 务要求,在中软电脑系统上预留所需房 间数量,然后在会议预留本上用铅笔在 所预留的会议厅清晰地写下客户资料; | ||
视不同的项目实际操微软用1]视不同的项目实际操2]微软用
Commented | ||||
2、 凡举办大型宴会及重要接待活动,必须 事前召集主办单位和酒店有关部门开沟 通会议,解决保安、消防、批文、准办 证、工程方面的配合、停车位、公关协 助及卫生检疫等事宜,落实具体安排, 以确保宴会顺利进行。 3、如客人取消预订,需填写生意流失记录, 并跟办有关更改手续,包括:取消预留 房间和会议室通知。 4、向客人拟定会议团队协议书,协议书的 内容有如下必须要素: 日期、抵离时间、1)入住房间安排:注明抵离
人数、房间类型及数量、房间价格、住房
条款;
)会议安排:注明会议日期、时间、地点、2 人数、形式场租、布置场地时间、会议及 音响设备设施安排和价格、会议茶点、指
示牌内容、横幅内容;
)餐饮安排:注明用餐日期、时间、地点、3
用餐形式、餐饮标准、用餐保证人数、餐 厅的联络人; | ||||
不写入住时3]微软用
| ||||
4)娱乐安排:注明使用娱乐场所的日期、时 间、租场金额;
5)交付定金条款:
①清楚注明客人需于协议书规定的时间内可
用现金、支票、信用卡、汇票形式交纳 30%
的金额给予酒店作为定金;
②如遇到一些重要的客户申请免受定金,需 通知对方出示一份公司担保函(必须盖上 公司印章)到酒店,经部门总监审核后再
交财务部审批后方可生效。
6)取消及更改条款:若公司在签订协议书后
临时取消,定金恕不退还。
7)付款方式:
1.会议团体在会议活动结束后,于当天统一
把剩余 70%的款项付清。
2.如客人是属于挂帐类别,则要求客人在指
定的日期内付清。
3.确定当次会议是由会务组于会议结束后退 房时统一结算,客人杂费自付; 或是由 客人自付房费、会务组只承担房费及会议
费; | ||||
| ||||
|
| 8)有效签单人:注明有效签单人姓名、签名 模式、及手机号码;
9)酒店联系人:注明当次会议的跟进人、职
位、手机号码、传真号码;
10)对方联系人:注明当次会议对方公司的
联系人姓名、性别、公司电话、手机号码、 传真号码;
11)补充说明:清楚注明客人确认传真的具
体时间,并说明如有未尽事宜, 双方需 协商后另行补充;
12)交主管审阅,由主管交部门经理签名确 认并盖章后传真给客人;并跟进协议签定
进程; | ||
| 准备工作 | 1、根据宴会确认书的内容制作宴会工作安 排单,部门总监签署后分发给有关部门, 以便做好准备工作。
2、活动开始前,会议跟进人需检查有关部
门的接待准备工作,发现问题及时解决, 另与主办单位负责人一起检查宴会场地 的布置情况,听取对方的意见,处理临
时性的变化。 | ||
|
| 3、视乎预订宴会的规模,将预订人数和客 人的特别要求向厨房当值主管通报,以 便做好工作安排。
4、对如期举办的宴会和活动,要提前准备
感谢信,以便在宴会结束后发给客户。 | ||
| 与客人作进一步的联络 | 酒店与客人双方签署协议书后,对于举办 宴会、展览、展销、会议等活动需作以
下的确认程序:
天,要主动征询客人是 举办日期的前151) ;否有调整补充的意见
天,要再次致电征询客7 )2 活动举办前的
;人的意见
天,要向客人汇报我方 活动举办前的 33)
的具体工作落实情况。 | ||
| 的 实 活动 落 前期工作安排 | 1、对于一般的会议活动,会议跟进人要向 部门主管汇报活动的具体情况,以便部门 主管对人手作出适当安排。如属大型的、 重要的活动,要及时向酒店行政领导汇报 情况,必要时要由行政指定一名高级行政
领导为总负责人,组织安排有关的协调会 议,会议要作好记录,并根据记录写出接 | ||
| ||||
待大型活动的行动计划,并及时发至各有 关部门。
2、 草拟备忘录, 由主管审阅, 在部门总监 并 签名确认后分发各部门,备忘录的主要内
容有如下要素:
1)抬头:填写呈送部门(总办), 档号、备
忘录页数、事由(会议名称)及制作时间;
2)主办者:注明主办会议的单位及具体部门;
3)入住房间安排:注明抵离日期、抵离时间、
人数、房间类型及数量、房间价格、各个
部门需做的各项准备条款:房间预定数量、
保证数量、领取钥匙时间、电话是否保留 外线、是否保留迷你吧酒水、交付定金情
况、到店时的付费方式;
4)会议安排:根据协议与客人商定内容注明
会议日期、时间、地点、人数、形式、场 租;于后附条款清楚注明会场具体摆设、 鲜花安排、酒店提供的免费设施(麦克风、
欢迎牌、指示牌、签到牌)的各项安排;
收费项目(内容、数量、价格、时间、场 所等)的各项安排; | ||||
|
| 5)餐饮安排:注明用餐日期、时间、用餐人 数及标准;于后附条款清楚注明各部门需 安排准备事项:用餐形式、用餐地点、保
证人数、鲜花安排、餐厅联络人;
6)娱乐安排:注明使用娱乐场所的日期、时
间、场租金额;
①付款方式:根据协议中与客人商议好的付 款方式清楚写明当次会议是由会务组于会
议结束后退房时统一结算,或由客人自付
杂费; 或由客人自付房费、会务组只承担 房费及会议费等情况及各类特殊情况(例 如挂帐类别);
②负责人及有效签单人:注明当次会议有效
签单人及会议预定联络人和本部门跟进及
联系人的姓名、性别、签名式样、手机号 码; | ||
| 的 天会宴 当 工作安排 | 1、整理、归纳当天的宴会、会议及各种活 动资料和预订表格,联络各有关部门查 询工作的完成情况。
2、检查活动场地的布置、摆设、卫生、安
全等情况是否符合客人的要求。 | ||
|
| 3、主动迎接客人(或主办单位负责人),向 客人汇报活动的具体落实情况,如客人 有任何临时性的要求,要尽快联络有关
部门协助解决。
4、要亲临现场,监督和指导服务工作。 | ||
| 现场跟进 | 、客人进场布置时,营业员需在现场协调客1 人与酒店各部门之间的工作。
早到达宴会现场,、宴会当日,营业员必须提2 检查所有布置是否符合要求。大型宴会营 业员必须在宴会现场当值,做好现场的协
调与沟通。 | ||
| 宴会结帐 | 、支票、信用卡、1、宴会结帐形式包括:现金 等; 汇票、签入房间、MASTERBILL
、宴会工作单上应清晰注明,客人已预交定2
金的金额与收据号码、宴会结帐负责人、
结帐形式等信息;
、所有宴会结帐完毕后请将宴会帐单、发票3 复印归档; | ||
| 客户意见的 收集与反馈 | 了解客人对宴会安排的意见,并对客人的 意见及建议作出及时的反馈。 | ||
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/d2eb08fa5b8102d276a20029bd64783e08127d06.html
文档为doc格式