首页 > 信息系统的项目沟通管理论文

信息系统的项目沟通管理论文

发布时间：2023-04-23 15:11:37 来源：文档文库

小中大

字号：

手机查看

项目沟通管理
摘要：
2019年10月，我参与了XX集团公司的智慧办公信息化系统项目的开发，担任项目经理角色，该项目投资额为180万，建设工期为一年。智慧办公项目实现该公司日常办公自动化及信息化综合管理，提高了公司协同办公的质量和效率。主要的建设内容有信息化综合管理平台、移动办公平台和自动化办公平台，实现了第三方业务系统及APP的挂载与聚合，并遵循了国际上通用的、成熟的标准及规范，为日后电子政务应用建设打下坚实的基础。该项目于2020年10月通过了业主组织的验收，并获得了客户的好评。本文结合作者的实际经验，以该项目为例，讨论了信息化项目管理中的沟通管理，分别从如下的几个方面进行阐述：规划沟通管理、管理沟通、控制沟通。正文：
2019年10月，我作为项目经理参与了XX集团公司的智慧办公信息化系统项目的开发，该项目投资额为180万，建设工期为一年。通过该项目的建设，实现了公司日常业务的办公自动化及信息化综合管理，提高了该公司协同办公的质量和效率。
该项目采用”平台+应用”的构架搭建，主要的建设内容有信息化综合管理平台、移动办公平台和办公自动化平台。综合管理平台实现了第三方业务系统的挂载和聚合，移动办公平台是综合管理平台的前端展示，两个平台均能挂载第三方系统的PC端和移动端，能够对接入进来的应用进行统一的配置及管理，所有功能都是模块化的开发。移动办公平台支持VPN方式接入进来的基于安卓及IOS系统的手机和平板电脑。办公自动化平台涉及到该公司业务的方方面面，包括有个人办公，沟通交流，行政审批，信息展示等，将线下的办公、审批及办事流程线上全流程运转。系统遵循国际上通用的、成熟的及国家颁布的标准及规范，便于后期系统升级改造及电子政务应用整合。
该系统采用前后端分离的技术开发，前端使用标准的javascript、html、css技术实现，通过AJAX的通讯机制实现与后端服务及数据的交互。同时兼容市面上主流的浏览器，如：IE8+、谷歌浏览器及火狐浏览器。
由于该项目的顺利上线涉及到业务考核，在本项目中，沟通管理尤为重要，我作为项目经理，除了对项目管理其他的领域进行了恪尽职守的管理以外，特别对项目的沟通管理进行如下几方面进行管理：
一、规划沟通管理。俗话说的好，”磨刀不误砍柴工”，在项目实施开发前，前期的计划和准备工作是必不可少的，有了计划，可以减少很多因为准备不充分导致的项目中的各种混乱情况。规划沟通管理就是根据干系人的信息需要和要求，参考组织的可用资产，识别和记录干系人的效率最高、效果最好的沟通方式，制定出科学的、详细的项目沟通管理计划。在项目正式启动后，我带领项目团队以项目管理计划和干系人登记册为依据，结合公司PMO发布的沟通管理计划模板进行沟通管理计划的编制工作。首先，做好干系人分析。本项目涉及干系人较多，包括客户方集团总部的总经理、人力资源部经理和HR、组织信息部经理和IT人员、各子公司人力资源负责人和HR、我公司项目总监等。我将所有干系人分为领导层、技术人员层、操作人员层以及其他层，针对各层人员制定不同的沟通方法。其次，我们又画出了干系人的权利利益方格矩阵，对权利高利益高的干系人进行重点关注，比如客户方人力资源部经理和信息部经理；对权利高利益低的干系人则尽量令其满意，比如客户方集团总部的总经理；对权利低利益高的干系人则保持随时告知，比如各公司的HR和IT人员；对权利低利益低的干系人则花费较小的精力进行监控。最终汇总上述信息并进过评审，编制出项目沟通管理计划，确定了在项目的各阶段分别用何种工具、何种方式对不同的干系人进行最有
效的沟通工作。
二、管理沟通。管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息，以促进项目干系人之间实现有效的沟通。我带领的团队以沟通管理计划和编制好的绩效报告为依据，结合各干系人的特点，采用不同的沟通方式和方法，按沟通计划进行信息收集，并将各种项目信息按照沟通管理计划分发给相关干系人。比如，对客户方各子公司的人力资源负责人，每周通多邮箱发送工作周报或者经常进行电话沟通，让其及时了解项目的每周实际进展情况；而对我公司、客户集团总部人力资源部和信息部的领导，则定期进行书面汇报。但汇报的侧重点不同，给本公司领导的汇报主要侧重于绩效报告和资金的花费情况；对客户方的领导则更侧重于进度进展情况、通过合理的沟通，与干系人建立信任关系，推动了项目的顺利开展。
三、控制沟通。控制否通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制，以确保满足项目干系人对信息的需求。有效的沟通控制能够及时发现一些和沟通标准的差异，便于及时采取措施。因此，为了做好沟通控制，我们以项目沟通管理计划、问题日志和工作绩效数据为依据，通过咨询公司相关专家和召开会议等方式，每个月编制一份绩效报告，并根据项目的情况进行及时变更。在实际项目建设过程中，客户总希望系统可以实现尽可能多的功能，而本公司的领导则希望项目尽量节省成本，课范围、进度、成本却又是相互制约的管理，在工期不变的前提下保证范围和成本均达到要求，除了用有效的手段进行范围、进度管理以外，还需要加强和双方领导的沟通，努力使各方的期望值达到统一的标准。比如，在项目开发阶段中期，甲方突然提出系统绩效管理模块在原先基础上，需要增加能够手动批量导入数据的功能，我们针对该需求变更进行了分析，估算出变更对工期、成本的影响，以及可能出现的风险。然后将变更申请和影响分析提交给变更控制委员会，开会决定是否批准该变更申请。会中我说明了由于该集团信息系统不够普及，客户之前没有考虑到批量导入功能的便利性，一个完善的绩效管理系统应该具备此功能，而且实施这一变更对成本和进度的影响在可控范围内。经过CCB的讨论最终通过了该变更申请。如此，我通过合理沟通管理，有效的满足了项目关系人的需求，达到了顺利完成项目的目的。
经过我们团队的不懈努力，历史一年，本项目终于在2020年10月通过了业主组织的验收，为客户搭建了一个具有完整技术架构、共性应用支撑的综合管理平台，并在综合管理平台的基础上实现了该公司的办公自动化，获得了客户的好评。
项目的成功得益于我的项目沟通管理。当然，在项目中，还是存在着一些不足，比如测试不系统、测试用例准备不充分、忽视了压力测试，系统实际运行后，随着使用用户及第三方系统的增多，系统的运行速度下降的很快，虽然通过升级硬件的方式得到了缓解，但也给项目增加了额外的费用。在以后的学习和工作中，我将不断学习，加强与同行沟通，提升自己的业务及管理能力，争取为我国的信息化建设贡献自己的力量。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/cd5626f3ad45b307e87101f69e3143323868f540.html