文 秘 写 作
第一节 秘书概论
◆秘书知识
秘书概论、日常办公事务和交往礼仪
◆写作。
秘书概论
一、秘书的由来与定义
在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有奇妙色彩的图书。
至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。
古代的秘书工作者，被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿
”等。
辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了“图书”的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。
秘书，是领导者、主事者周围的综合辅助工作人员和公务服务人员他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为要紧职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
二、 秘书人员的称谓、类不、层次
社会上对秘书人员的各种称谓：打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任、XX主管（培训主管、业务主管）、XX助理（人事助理、执行助理）等等。
从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。
1、公务秘书
公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企业单位服务的秘书。
（ 1）集体秘书。集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务的，而是为所在机关、单位的领导班子服务的。
（ 2）专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。
2、非公务秘书（私人秘书）
非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。
按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。
1、文字秘书
文字秘书是指以撰拟、处理文稿为要紧工作的秘书人员，即人们通常所讲的一个机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。
2、机要秘书
机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。
3、信访秘书
信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。
4、通讯秘书
通讯秘书是指负责治理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。
5、事务秘书
事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。
6、生活秘书
生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和关心的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。
三、秘书工作的特点
1．从属性
第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；
第二，秘书人员在处理任何问题时，只能依照领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；
第三，秘书人员尽管也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。
2．被动性
3．事务性
秘书工作绝大多数差不多上具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安排食宿等等，尽管专门琐碎、专门繁杂，但都需要秘书人员一件一件地去办。“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”。
4．综合性
由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。
四、秘书工作的作用
现代秘书工作的作用，归纳起来，要紧有以下几方面：
1．枢纽作用
在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行治理的中介环节和中枢机构。
2．参谋助手作用
领导者的要紧职责在于决策和治理。秘书人员在协助领导决策和治理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。
3．形象作用
人们常常把秘书部门称为 “窗口”。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。
某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书立即引进会客室，罗经理已等在那儿了，通过一番简单的介绍，他们发觉史密斯粗通中文，能听许多中国话。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中搓了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。 罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯不明白地问：“听讲你们中国在加工碧螺
春时，小姐们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶模样特不行看，特不香呢！”罗经理解释讲：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，可不能再出现类似的情况。”史密斯讲：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗……”
罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争吵不下。最后，罗经理讲：“我按最低价格打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书接口：“我们差不多给你成本价了，你应该同意了，你连茶都没有喝一口，如何明白茶叶的质量呢？” 史密斯听了，耸耸肩，讲了声抱歉，拔腿就走。 望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一笔大生意，都让你给搅了！”姜秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你吗？如何会是我的错？”
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