怎样做好会计工作

用账篇

1．会计的主要目标是什么？

会计目标是指会计工作所要达到的终极目的，是评价企业会计工作是否有效合理的标准。会计管理活动的特点是价值管理，是对价值运动的管理。所以，作为经济管理工作重要组成部分的会计管理工作，也应该以提高经济效益作为最终目标。研究表明，从我国现阶段的经济环境和会计工作的实际能力考虑，现代会计的主要目标可以确定为如下几项：

(1)提供关于一定时期内企业经营活动基本情况的资料。利用这一资料，投资人可据以了解企业的经营过程，评估经营者的经营业绩，并对企业将来的发展作出必要的指导；利用这一资料，经营者可以分清责任，寻找不足，改善管理，提高绩效。

(2)提供关于企业财务状况及其变动情况的可靠资料。企业的财务状况，包括企业对资源的控制情况、企业的资金构成、资金流动性和偿债能力以及企业适应其所处环境变化的能力(即应变能力)。

(3)提供有助于信息使用者预计、比较、评估企业经营业绩，尤其是盈利能力的财务资料。关于企业的经营业绩，尤其是获利水平的资料，对评价企业今后有可能控制的经济资源的潜在变动是非常重要的。它不仅有助于预计企业在现有资源的基础上产生现金的能量，还有助于判断企业利用新增资源可能取得的效益。

(4)提供有助于对企业生产经营活动进行有效指挥、调节和监督的财务资料。指挥、调节和监督，是会计的控制职能。通过控制，把企业的生产经营活动纳入到社会需要和人们所希望的轨道，并在最有利的情况下完成预期的目标，这正是人们需要会计的一个重要理由。

(5)提供有助于判断企业在完成目标过程中对经济资源有效利用能力的财务资料。经济资源总是有限的，投资者所希望的当然是以尽可能少的资源耗费(投入)获得尽可能多的经营成果(产出)。这里涉及到对资源有效利用程度的评估与衡量所需要的信息，理所当然地应由会计这个信息系统来提供。



2．会计报表的主要使用者有哪些？不同使用者对会计信息的要求有何侧重？ 编制会计报表的目的是为了向会计报表的使用者提供其在经济决策中有用的信息，包括企业的财务状况、经营业绩和财务状况变动的资料。一般说来，会计报表的主要使用者主要有以下几个方面：

(1)投资者。对投资者而言，通过对会计报表的阅读和分析，可重点了解其投资的完整性和投资报酬，企业资本结构的变化、未来的获利能力和利润分配政策等。

(2)债权人。对债权人而言，通过对会计报表的阅读和分析，可重点了解企业的偿债能力，了解其债权的保障和利息的获取，以及债务人是否有足够的能力按期偿付债务。

(3)政府及其机构。对政府及其机构而言，通过阅读和分析会计报表，可了解企业的经营活动，社会资源的分配情况，以作为决定税收等经济政策和国民收入等统计资料的基础。

(4)潜在的投资者和债权人。对潜在的投资者和债权人而言，通过阅读和分析会计报表，可了解企业的发展趋势、经营活动的范围，为选择投资和贷款方向提供依据。



3．会计报表分析的意义和分析重点是什么？

会计报表分析是指以会计报表为主要依据，对企业的财务状况和经营成果进行评价和预测的一种业务手段。会计报表分析具有以下意义：

(1)评价企业的财务状况和经营成果，揭示财务活动中存在的矛盾和问题，为改善经营管理提供方向和线索。

(2)预测企业未来的报酬和风险，为投资人、债权人和经营者的决策提供帮助。

(3)检查企业预算完成情况，考察经营管理人员的业绩，为完善合理的激励机制提供帮助。

会计报表的真正价值是通过对其分析来预测未来的盈利、股利、现金流量及其风险，以帮助公司管理当局规划未来，帮助投资者进行决策。会计报表分析的目的，是联系企业的某些决策作出预报。传统上，会计报表分析的重点一向放在债权人和普通股东的决策上面。但是，管理当局、政府机构等越来越关心这种预报。会计报表分析的具体目的因报表使用人而有区别。



4．反映企业变现能力的财务指标有哪些？

变现能力是企业产生现金的能力。反映企业变现能力的财务指标有流动比率和速动比率。

(1)流动比率。它是反映企业流动资产总额和流动负债总额比例关系的指标。其计算公式为：



企业流动资产大于流动负债，一般表明企业偿还短期债务的能力强。同时，还要用流动比率去衡量企业资产流动性如何。一般要求企业的流动资产在清偿流动负债后，应能基本满足日常生产经营中的资金需要，但并不是流动比率越大越好。因为，比率越大，表明企业流动资产占用较多，会影响企业经营资金周转效率和获利能力；比率过低，说明企业偿债能力较差。流动比率一般要求在2∶1左右。但各部门、各行业生产经营方式不同，生产周期不同，对资产流动性的要求并不一致，所以，要根据不同具体情况确定标准比率，作为考核的尺度。

(2)速动比率。它是反映企业流动资产项目中容易变现的速动资产与流动负债总额比例关系的指标，被用来判断企业的支付能力。其计算公式为：



速动比率很早就被用来作为流动比率的辅助比率，又称为酸性试验率。速动比率一般以1∶1为好。当然，实际工作中还应视各企业的情况和其他因素来判断。流动负债减去速动资产的差额与企业流动负债之比，表明企业不能支付的流动负债危险有多大，称为企业血压。



5．什么是资本结构比率？反映企业财务风险和长期偿债能力的财务指标有哪些？

资本结构比率是指债务、所有者权益和资产的相互关系。它反映企业的财务风险和长期偿债能力。其指标主要有资产负债率、产权比率、有形净值债务率、已获利息倍数等。

(1)资产负债率。它是负债总额除以资产总额的百分比，也就是负债总额与资产总额的比例关系。资产负债比率反映在总资产中有多大比例是通过借债来筹资的，也可以衡量企业在清算时保护债权人利益的程度。其计算公式如下：



资产负债率，又称举债经营比率，是用来衡量企业财务支持能力的指标，是企业长期偿债能力的晴雨表。负债的比例越低，表明企业的偿债能力越强，债权人得到保障的程度越高。

(2)产权比率(又叫债务股权比)。它是负债总额与股东权益总额的比率。其计算公式如下：



该指标反映由债权人提供的资本与股东提供的资本的相对关系，反映企业基本财务结构是否稳定。产权比率高，是高风险、高报酬的财务结构；产权比率低，是低风险、低报酬的财务结构。该指标同时也可表明债权人投入的资本受到股东权益保障的程度，或者说是企业清算时对债权人利益的保障程度。它是衡量企业长期偿债能力的指标之一，产权比率高，表明企业的偿债能力弱，产权比率低，表明企业的偿债能力强。

(3)有形净值债务率。它是企业负债总额与有形净值的百分比。有形净值是股东权益减去无形资产净值，即股东具有所有权的有形资产的净值。其计算公式为：



该指标实质上是产权比率指标的延伸，是更为谨慎、保守地反映企业清算时债权人投入的资本受到股东权益的保障程度。从长期偿债能力来讲，比率越低越好。

(4)已获利息倍数。它是指企业经营业务收益与利息费用的比率，用以衡量偿付借款利息的能力。其计算公式如下：



该指标反映企业经营收益为所需支付的债务利息的多少倍。只要已获利息倍数够大，企业就有充足的能力偿付利息，否则相反。



6．什么是资产管理比率？反映企业经营效率的财务指标有哪些？

资产管理比率又称运营效率比率，是用来衡量企业在资产管理方面效率的财务比率。资产管理比率包括：存货周转率、应收账款周转率、流动资产周转率和总资产周转率等。

(1)存货周转率。它是衡量和评价企业购入存货、投入生产、销售收回等各环节管理状况的综合性指标。它是销货成本被平均存货所除而得到的比率，或叫存货的周转次数，用时间表示的存货周转率就是存货周转天数。其计算公式如下：



存货周转率指标的好坏反映企业存货管理水平的高低，它影响到企业的短期偿债能力，是整个企业管理的一项重要内容。一般来讲，存货周转速度越快，存货的占用水平越低，流动性越强，存货转换为现金或应收账款的速度越快。因此，提高存货周转率可以提高企业的变现能力。

(2)应收账款周转率。它是指年度内应收账款转为现金的平均次数，说明应收账款流动的速度。用时间表示的周转速度是应收账款周转天数，也叫平均应收账款回收期或平均收现期，它表示企业从取得应收账款的权利到收回款项转换为现金所需要的时间。其计算公式如下：



一般来说，应收账款周转率越高，平均收账期越短，说明应收账款的收回越快，资产利用效率越高；否则，企业的营运资金会过多地呆滞在应收账款上，影响正常的资金周转。

(3)流动资产周转率。它是销售收入与全部流动资产的平均余额的比值。其计算公式为：



流动资产周转率反映流动资产的周转速度。周转速度快，会相对节约流动资产，等于相对扩大资产投入，增强企业盈利能力；而延缓周转速度，需要补充流动资产参加周转，形成资金浪费，降低企业盈利能力。

(4)总资产周转率。它是资产平均总额与销售收入的比值。其计算公式为：



公式中的“平均资产总额”为年初资产总额与年末资产总额的平均数。该项指标反映资产总额的周转速度，周转越快，反映销售能力越强。企业可以通过薄利多销的办法，加速资产的周转，带来利润绝对额的增加。

总之，各项资产的周转指标用于衡量企业运用资产赚取收入的能力，经常和反映收益能力的指标结合在一起使用，可全面评价企业的收益能力。



7．什么是收益比率？反映企业赚取利润能力的财务指标有哪些？

收益比率反映企业赚取利润的能力。不论是投资人、债权人还是企业管理人员，都日益重视和关心企业的收益能力。收益比率主要有销售净利率、销售毛利率、资产净利率、净值报酬率和已获利息倍数。

(1)销售净利率。它是指净利润与销售收入的百分比。其计算公式为：



该指标反映每一元销售收入带来净利润的多少，表示销售收入的收益水平。从销售净利率的指标关系看，净利润与销售净利率成正比关系，而销售收入额与销售净利率成反比关系。企业在增加销售收入额的同时，必须相应地获得更多的销售利润，才能使销售净利率保持不变或有所提高。通过分析销售净利率的升降变动，可以促使企业在扩大销售的同时，注意改进经营管理，提高盈利水平。销售净利率可分解为销售毛利率、销售税金率、销售成本率、销售期间费用率等。

(2)销售毛利率。它是毛利占销售收入的百分比。其中，毛利是销售收入与销货成本的差。其计算公式如下：



销售毛利率，表示每一元销售收入扣除销售产品或商品成本后，有多少钱可以用于各项期间费用和形成盈利。毛利率是企业销售利润率的最初基础，没有足够大的毛利率便不能盈利。

(3)资产净利率。它是企业净利润与平均资产总额的百分比。其计算公式为：



把企业一定时间的净利与企业的资产相比较，可表明企业资产利用的综合效果。指标越高，表明资产的利用效率越高，说明企业在增收节支和节约资金使用等方面取得了良好的效果，否则相反。

(4)净值报酬率。它是净利润与平均股东权益（所有者权益）的百分比，也叫股东权益报酬率。其计算公式为：



由于：股东权益＝总资产－负债＝净资产

所以：净值报酬率＝（净利润÷平均净资产）×100%

该指标反映股东权益的收益水平，指标值越高，说明投资带来的收益越高。

一般来说，企业的收益能力只涉及正常的营业状况。非正常的营业情况，也会给企业带来收益或损失，但只是特殊状况下的个别结果，不能说明企业的能力。因此，在分析企业盈利能力时，应当排除：①证券买卖等非正常项目;②已经或将要停止的营业项目;③重大事故或法律更改等特别项目;④会计准则和财务制度变更带来的累积影响等因素。8．怎样进行会计报表的横向分析？

会计报表的横向分析，也称水平分析，是将连续数期报表中的相应项目增减情况以百分比的形式进行横向比较，即将最后一期财务报表中某一项或几项数据与前一期或前几期报表中的相应项目进行对应比较，将其增减额列示出来，同时计算出增减的百分比。如果比较两期的报表，则将较前一期报表的数据作为基数。如果比较三期以上的报表，则有两种方法可供选择：第一种，以最早一期报表数字作基数进行比较，这种方法称为定比法。第二种，将每一期报表的有关数据分别与其前一期报表的相应数据进行比较，这种方法称为环比法。

例：表6-1是某公司的利润表。按此表数据编制的比较损益表(变动差额和百分比报表)（环比法）见表6-2。

表6-1           利润表

××公司                     单位：万元

表6-2               比较损益表

（变动差额和百分比报表）

注：表中的数据是这样计算得出的：

变动差额＝本期金额－上期金额；

变动百分比＝变动差额÷上期金额

通过表6-1、表6-2可以看出：①销售收入的增长越来越慢;②销售成本的增长快于销售收入的增长;③2001年毛利的下降速度很快,应查明2001年度销售成本上升17%的具体原因;④期间费用的趋势是增长,2001年得到控制;⑤除2000年外,营业外损益基本稳定;⑥净利润趋势下降。

因此，可以认为该企业盈利能力在下降，主要原因是销售成本大幅升高。 会计报表的横向分析可以通过采用上述方法编制比较财务报表来进行。在编制比较报表时，如有三期或更多期的报表数据参加比较，则必须注明比较的基年数，因为选择不同年份作基数年会得到不同的增减金额和百分比。



9．怎样进行会计报表的纵向分析？

将同一报表中的各组成项目之间的关系用百分比的形式表现出来的趋势分析法，叫做纵向分析法。 纵向分析同样是通过编制比较报表进行的，与横向分析不同的是，参加比较的各项目是同一报表中的项目，因而这一种比较报表是自上而下进行的“纵向比较”；同时，在编制纵向的比较报表时，一般选定报表中的某一项目作为基数，其他各项的变化都以该项目与基数相比的百分比表示，所以，这种报表又称“共同比财务报表”。如在纵向的比较资产负债表中，资产类各项目都以该项占资产总额的百分比表示，而每一负债项目和业主权益项目都分别以其在权益总额中所占的百分比表示。



10．怎样进行会计报表的趋势分析？

所谓趋势分析是通过对比分析数期财务报表中的相应数据，从而揭示企业财务发展状况和经营状况的变化趋势。按其具体做法不同可分为横向分析和纵向分析两种方法。



11．怎样进行财务比率分析？

所谓财务比率分析是将同一报表中的某些项目之间的关系以一定的比率表现出来，并据以分析企业的财务状况、经营成果、获力能力、偿债能力等。比率分析的结果是得到两类数据之间的比率，这种比率可以直接作为衡量企业财务状况的依据。比率分析所运用的指标种类很多，报表使用者普遍关注的是企业的获利能力和偿债能力。偿债能力的分析主要包括：变现能力分析；应收账款分析；商品存货分析；固定资产与长期负债的比率分析；业主权益与负债总额的比率分析。变现力比率主要有流动比率和速动比率，可作为评价企业短期偿债能力的尺度。企业获利能力分析的指标主要包括：销货净额与资产的比率；总资产报酬率；股东权益（资本）报酬率；普通股股东权益报酬率；普通股每股收益额；股利报酬率；市价——收益比率等。



12．如果对现金流量表进行分析



　　所谓现金流量表分析，是指对现金流量表上的有关数据进行分析、比较和研究，从而了解企业的财务状况及现金流量情况，发现企业在财务方面存在的问题，预测企业未来的财务状况，揭示企业的支付能力，为企业的科学决策提供依据。

　　会计报表分析一般包括静态的结构百分比分析、动态的变动趋势分析以及财务比率分析等内容，现金流量表分析的内容可以概括为以下几个方面：

　　（1）结构百分比分析

　　企业当期取得的现金来自哪些方面，用往哪些方面，其现金余额是如何构成的，各占总量的百分数为多少，这就是现金流量的结构百分比分析。通过现金流量的结构百分比分析，报表使用者可以进一步了解企业财务状况的形成过程、变动过程及其变动原因。

　　现金流量表是反映企业在一定时期内现金流入、流出及其净额的报表，它主要回答企业本期现金来自何处、用于何处、余额结构如何。现金流量结构分析，就是在现金表有关数据的基础上，进一步明确现金收入、支出和结余的构成。现金流量的结构分析可以分为现金收入结构、支出结构和结余结构分析三个方面。

　　①收入结构分析。现金收入构成是反映企业各项业务活动的现金收入、如经营活动的现金收入、投资活动现金收入、筹资活动现金收入等在全部现金收入中的比重以及各项业务活动现金收入中具体项目的构成情况，明确现金究竟来自何方，要增加现金收入主要依靠什么。

　　②支出结构分析。现金支出结构是指企业的各项现金支出占企业当期全部现金支出的百分比，它具体反映企业的现金用在哪些方面。

　　③余额结构分析。现金余额结构分析是指企业的各项业务活动，其现金的收支净额占全部现金余额的百分比，它反映企业的现金爷额是如何构成的。

　　（2）变动趋势分析

　　企业的现金收入、支出以及结余发生了怎样的变动，其变动趋势如何，这种趋势对企业有利还是不利，这就是现金流量的趋势分析。现金流量的趋势分析可以帮助报表使用者了解企业财务状况的变动趋势，了解企业财务状况变动的原因，在此基础上预测企业未来财务状况，从而为决策提供依据。

　　变动趋势分析法是通过观察连续数期的会计报表，比较各期的有关项目金额，分析某些指标的增减变动情况，并在此基础上判断其变化趋势，从而对未来可能出现的结果作出预测的一种分析方法。运用趋势分析法，报表使用者可以了解有关项目变动的基本趋势，判断这种变动是有利还是不利，并对企业未来发展作出预测。

　　变动趋势分析通常采用编制历年会计报表方法，将连续多年的报表，至少是最近2、3年甚至5-10年的会计报表并列在一起加以分析、以观察变化趋势。观察连续数期的会计报表，这样分析比单看一个报告期的会计报表，能了解更多的情况和信息，有利于分析变化的趋势。

　　（3）财务比率分析

　　财务比率是将报表中具备相互关系的项目相比较，计算出一系列能反映企业盈利能力、偿债能力、营运能力、投资能力、现金支付能力等财务比率。现金流量表的财务比率分析，又可分为偿债能力和支付能力比率分析。

　　①偿债能力分析。运用现金流量表分析企业的偿债能力，可以从如下方面进行：

　　A．现金比率：所谓现金比率就是指企业的现金与流动负债的比例，用公式表示为：

　　现金比率＝现金余额／流动负债

　　其中，现金余额是指会计期末企业拥有的现金的数饿，它可以通过现金流量表中“现金及其等价物的期末余额”项目查到；流动负债是指会计期末企业拥有的各项流动负债的总额，它可以通过资产负债表中“流动负债合计”项目的期末数来查到。

　　例：某企业2000年末流动负债为1000万，现金余额为200万，则现金比率为：现金比率＝200/1000=0.20

　　现金比率是衡量企业短期偿债能力的一个重要指标，计算现金比率对于分析企业的短期偿债能力具有十分重要的意义。因为流动负债不同于长期负债。长期负债起码也得一年后偿还，企业有较充裕的时间筹集资金，以还本付息；而流动负债期限很短（不超过一年），很快就需要用现金来偿还。如果企业手中没有一定现金储备，等到债务到期时，临时筹资去偿还债务，就容易出问题。

　　对于债权人来说，现金比率总是越高越好。现金比率越高，说明企业的短期能力越强，现金比率越低，企业的短期偿债能力越弱。如果现金比率达到１，即现金余额等于或大于流动负债总额，那就是说，企业即使不动用其他资产，如存货、应收帐款等，光靠手中的现金足以偿还流动负债。对于债权人来说，这是最安全的。

　　而对于企业来说，现金比率并不是越高越好。因为资产的流动性（即其变现能力）和其盈利能力成反比，流动性越差的盈利能力越强，而流动性越好的其盈利能力越弱。在企业的所有资产中，现金是流动性最好的资产，同时也是盈利能力最低的资产。保持过高的现金比率，就会使资产过多的停留在盈利能力最低的现金上，虽然提高了企业的偿债能力，但降低了企业的获利能力。因此对企业来讲，不应该保持太高的现金比率。分析该比率可以结合流动比率和速动比率一并进行分析。

　　B．经营净现金比率（短期债务）。该比率是指经营活动的年敬现金流量与流动负债的比率，可以利用该比率反映企业获得现金偿还短期债务的能力。计算公式为：

　　经营净现金比率（短期债务）＝经营活动净现金流量／流动负债

　　企业为了偿还即将到期的流动负债，固然可以通过出售投资，长期资产等投资活动现金流入，以及筹借现金来进行，但最安全而且规范的方法，仍然是利用企业的经营活动取得现金净流入，该比率越大，企业的短期偿债能力越强。

　　C．经营净现金比率（全部债务）。该比率是指经营活动净现金流量与全部债务的比率，使用该比率，可以反映该企业年度的经营活动现金流量偿付全部债务的能力，因此也是一个较综合反映企业偿债能力的比率。计算公式如下：

　　经营净现金比率（全部债务）＝经营活动的净现金流量／负债总额

　　例：某公司98年度经营活动净现金流量为1000万，年末流动负债为500万，长期负债为1500万，则：

　　经营净现金比率（全部债务）＝1000/(500+1500)=0.5

　　经营净现金比率（短期债务）＝1000/500=2

　　该比率越大，企业承担债务的能力越强。

　　②支付能力分析。支付能力是指企业除了用现金偿还债务外，用现金来支付其它各项开支，如购买原材料、包装物、低值易耗品和商品等货物的支出，支付职工工资的支出，支付税金的支出，支付各种经营活动的支出，支付对内投资和对外投资的支出，支付投资者股利的支出等等的能力。

　　通常对企业支付能力的分析，可以从以下三个方面进行。

　　A．普通股每股净现金流量。该指标是指经营活动现金净流量与流通在外普通股股数之比。用来反映企业支付股利和资本支出的能力。计算公式如下：

　　普通股每股经营活动净现金流量＝经营活动净现金流量／流通在外普通股股数

　　一般来说，该值越大，企业支付股利的能力及资本支出能力越强。

　　B．支付现金股利的净现金流量。该比率是指经营活动的净现金流量与现金股利的比率，用来反映企业年度内使用经营活动净现金流量支付现金股利的能力。计算公式为：

　　支付现金股利的经营净现金流量＝经营活动的净现金流量／现金股利

　　该比率越大，则企业支付现金股利的能力越强。



13．怎样整理会计档案？

对会计档案进行整理是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构和会计人员必须认真对待，努力做好。

（1）会计凭证的整理。会计凭证是会计档案的重要组成部分。《会计基础工作规范》对会计凭证的整理、装订、保管都有明确的要求。会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。 整理会计凭证，首先，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类。记账凭证一般分为现金收、付款凭证，银行收、付款凭证，转账凭证，共三类五种。根据不同的种类，按时间或按顺序号逐张排放好。其次，整理记账凭证的附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。再次，清除订书针、曲别针等金属物。最后，将记账凭证按适当厚度分成若干本。将会计凭证整理好后，应按照有关规定的要求，认真做好会计凭证的装订工作。

(2)会计凭证的归档。首先，要认真填好会计凭证的封面。封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证。其次，填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“×年×月凭证”和案卷号。再次，将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。

(3)会计账簿的整理。年度终了，各种账簿（包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账）在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。首先，将活页账按页码顺序排好，加封面后装订成本。然后，将各种账簿按照会计科目顺序排列，据以逐本登记会计档案（会计账簿）封面。会计账簿封面的有关内容要写全。

(4)会计报表的整理。会计报表一般在年度终了后，由专人（一般是主管报表的人员或财会机构负责人）统一收集、整理、装订，并立卷归档。平时，月（季）度报表，由主管人员负责保存。年终，将全年会计报表，按时间顺序整理装订成册，登记会计档案（会计报表）目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。

(5)其他会计资料的整理。其他财会资料，包括年（季）度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告、工资计算表及一些重要的经济合同，也应随同正式会计档案进行收集整理。但是，这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长时间内，由财会部门保存。这就需要认真筛选，把收集起来的这些资料，逐件进行鉴别，将需移交档案部门保管存放的，按要求另行组卷装订，而后移交档案部门。 会计档案的整理要规范化。封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。要做到收集按范围，整理按规范，装订按标准。



14．怎样保管会计档案？

要保管好会计档案,首先要严格执行安全和保密制度。安全，是指会计档案完好无损，做到不丢失，不破损，不被虫蛀等。安全制度，包括会计档案的保存、保护责任制，检查、监督方面的制度。保密，是指会计档案的信息不能超过规定传递的范围。保密制度，包括接受会计档案信息的范围、对象，利用会计档案时保密的程序、方法，以及各环节保密的责任等。其次要严格执行检查、保管制度。要有专人负责保管会计档案。有关单位、人员要定期不定期地检查会计档案的保存情况，要严格按规定的程序、技术方法处理档案保存中的问题。单位合并和建设项目竣工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交上级指定的单位，并按照规定编制移交清册，办理交接手续。省级以上机关应将永久保存的会计档案在本单位保存20年后，省辖市（地）和县以下机关应将永久保存的会计档案在本单位保管20年后，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具及参考资料，一同向有关的档案馆移交。



15．怎样利用会计档案？

保存会计档案的最终目的，是为了利用。因此，必须重视和加强会计档案的利用工作。调阅会计档案应履行登记手续，一般应在档案室查阅。外单位借阅档案，原件不得借出，如有特殊需要，须报经上级主管部门批准，可在指定的地点查阅，归还时要清点。查阅会计档案人员，不许在会计档案上作任何记录、勾、划和涂改，更不能抽撤单据，违者应视情节轻重，进行严肃处理。



16．怎样鉴定和销毁会计档案？

会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查。会计档案是否达到保存期限，其中还有没有未了结的债权债务的原始凭证，有没有涉及到林地、房产的产权转让契约、证券、图纸、有关货币收支的凭证，精简下放、退职还乡、公私伤亡、落实政策和救济补助的支付凭证，供给制改薪俸制、工分制改为工资制的凭证，涉及外事的凭证，以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证。如有上述情形的会计档案，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管之必要时再销毁。建设单位对于建设时间较长而又没有完成建设任务的项目的会计档案，不能销毁。 会计档案的销毁程序是：首先，销毁会计档案要填制“会计档案销毁目录”，将需要销毁的会计档案的“案卷标题、起止日期、目录号、案卷号、原凭证号、卷内文件张数”逐项登记后，交档案部门编入会计档案销毁清册，按规定保存。其次，要根据审批程序审批。机关、团体、事业单位销毁会计档案应报本单位领导批准；国有企业经本企业领导批准后销毁。再次，要按规定监销。各单位在按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门派人员监销；各级主管部门销毁会计档案时，应有同级财政部门、审计部门派人监销；各级财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派人监销。监销人员要认真负责，在销毁会计档案以前要认真清点核对，销毁时要防止泄密、丢失。销毁后，档案部门、财务部门和各有关部门的监销人员要在会计档案销毁目录封面上签字盖章，归档保存，并将监销情况书面报告本单位领导。

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