密 级:绝密 机密 秘密 内部公开 | ||||||||||||||||
制定部门: 文件修订履历 | ||||||||||||||||
章节 | 修订内容 | 修订日期 | 版本 | |||||||||||||
初版 | 2015-8-3 | Rev1.0 | ||||||||||||||
部门会签: 需要 不需要 张贴公示: 需要 不需要 | ||||||||||||||||
总经办 | 生产部 | 市场部 | 客户服务部 | 订单管理部 | 行政人事部 | 财务部 | 采购部 | |||||||||
营销中心 | 研发中心 | 质控中心 | ||||||||||||||
编写 | 审核 | 批准 | ||||||||||||||
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1.1 行政人事部
1.1.1 对设有行政人事部行政专员专职管理的区域(如深圳办公区及宿舍):负责房屋租赁申请、费用报销及日常管理;
1.1.2对未设有行政人事部行政专员专职管理的区域(如各分公司、办事处常驻办公区、宿舍):负责监督房屋租赁申请、费用报销,以及环境卫生。
1.1.3 汇总各分公司、办事处的租赁情况,每个月定期对租赁房屋做检视,视入住情况安排退租或者续租。
1.2 营销中心各分公司、办事处销售岗
1.2.1负责本管辖区域办公区房屋租赁申请、费用报销及日常管理;
1.2.2负责本管辖区域办公区环境卫生管理.
1.3 宿舍长(销售岗或服务岗)
1.3.1负责本管辖区域宿舍房屋租赁申请、费用报销及日常管理;
1.3.2负责本管辖区域宿舍环境卫生管理。
房屋租赁类型
序号 | 类型 | 备注 |
1 | 纯办公 | |
2 | 办公+宿舍 | |
3 | 宿舍 | |
3.1 房屋租赁申请原则:
3.1.1 原则上本地招聘人员不承诺解决住宿;
3.1.2 对于入住人员少或者承诺解决住宿人员较少的区域,确有保留办事处必要的,应考虑租赁办公室而不是宿舍。
3.2 行政人事部管辖办公区/宿舍租赁申请
3.2.1 新租房或续租(更换地址按新租处理):由行政人事部以邮件形式提供《租房申请表》(包括地址、周边环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数),报部门主管、总监审核,总经理批准。
3.2.2 对新租办公区,若需工程装修、购置固定资产、办公用品,应在《固定资产申购单》或《办公用品申购单》提供装修预算、固定资产、办公用品预算。
3.2.3 涉及备用金申请和报销按《费用管理制度》审批权限实施。
3.2.4 租赁合同和押金各一式三份,一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。租赁合同和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。
3.3 营销中心管辖办公区/宿舍租赁申请
3.3.1 新租房或续租(更换地址按新租处理):由租赁人以邮件形式提供《租房申请表》(包括地址、周边环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数),报部门主管、总监审核,分管副总批准,报备行政人事部。
区域类别 | 面积(平方米) | 预算限额(元/月) | 备注 | |
一类地区 | 办公区 | 按审批租赁 | 按审批租赁 | 大区经理负责 |
宿舍 | 15平方米/人 | 2200-2500 | 宿舍长负责 | |
二类地区 | 办公区 | 按审批租赁 | 按审批租赁 | 大区经理负责 |
宿舍 | 15平方米/人 | 1800-2200 | 宿舍长负责 | |
三类地区 | 办公区 | 按审批租赁 | 按审批租赁 | 大区经理负责 |
宿舍 | 15平方米/人 | 1300-1800 | 宿舍长负责 | |
3.3.2 对新租办公区,若需工程装修、购置固定资产、办公用品,应在《固定资产申购单》或《办公用品申购单》提供装修预算、固定资产、办公用品预算。
3.3.3 涉及备用金申请和报销按《费用管理制度》审批权限实施。
3.3.4 租赁合同和押金各一式三份,一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。租赁合同和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。
3.4 押金与租金的支付
3.4.1 押金支付额度:最多不超过2个月房租。
3.4.2 租金支付频率:深圳房屋租金一律采用月付。异地房屋租金原则上月付或季付,一律不超过(含)季付。
4.1 办公区/宿舍标准配置
物品名称 | 单位 | 数量 | 预算(元) | 使用期限 | ||
办公区 | 固定资产 | 办公桌 | 张 | 按办公人数 | 按审批采购 | 5年 |
固定资产 | 办公椅 | 把 | 按办公人数 | 按审批采购 | 5年 | |
固定资产 | 空调 | 台 | 1 | 按审批采购 | 5年 | |
固定资产 | 路由器 | 个 | 1 | 50-80 | 5年 | |
固定资产 | 电热水壶 | 个 | 1 | 50-80 | 5年 | |
办公用品 | A4纸 | 包 | 按办公需求 | 按实际采购 | ---- | |
办公用品 | 中性笔 | 支 | 按办公需求 | 按实际采购 | ---- | |
办公用品 | 一次性水杯 | 包 | 按办公需求 | 按实际采购 | ||
宿舍 | 固定资产 | 高低铁床 (含安装运输) | 张 | 按入住预定人数 | 150-250 | 5年 |
固定资产 | 电热水壶 | 个 | 1 | 50-80 | 3年 | |
固定资产 | 台式风扇 | 台 | 按入住预定人数 | 50-60 | 3年 | |
固定资产 | 路由器 | 个 | 1 | 50-80 | 5年 | |
办公用品 | 棉被(4-10月不可报销) | 套 | 按预定人数 | 80-120 | 3年 | |
办公用品 | 床上用品 (枕头、被毯、床单、席子) | 套 | 按入住预定人数 | 80-120 | 3年 | |
办公用品 | 插座 | 个 | 按入住预定人数 | 10-20 | 3年 | |
办公用品 | 清洁用品 拖把、扫帚、洗厕刷、洗厕剂 | 个 | 各1 | 按实际采购 | ---- | |
办公用品 | 一次性拖鞋 | 双 | 50 | 1.5-2 | 出差人员配置 | |
4.2 固定资产申购
4.2.1 固定资产分类:办公设备、办公家具、研发设备、生产设备。
4.2.2 行政人事部管辖办公区/宿舍办公设备、办公家具申购:由需求部门填写《固定资产申购单》,经部门主管、总监审批后,由行政人事部统一采购。
4.2.3 营销中心管辖办公区/宿舍办公设备、办公家具申购:由需求部门填写《固定资产申购单》,经部门主管、总监审批后,办公区由销售岗采购,宿舍由宿舍长采购。
4.2.4 研发设备、生产设备申购:由需求部门填写《固定资产申购单》,经部门主管、总监后审批,由采购部统一采购。
4.2.5 资产采购回来后应统一交行政人事部编固定资产。行政人事部应组织采购部门、需求部门完善《固定资产申购单》验收信息,并开出《入库单》。
4.3 固定资产管理
4.3.1 公司购置:
4.3.1.1 办公区:不管使用期限如何,如发生固定资产丢失,由办公所在地管理责任人或指定相关责任人承担相应损失。损失金额按固定资产原值减去折旧值,财务核算标准后,从工资中扣除
4.3.1.2 办公区:不管在使用期限内外,如发生固定资产损坏,由公司承担维修费。
4.3.1.3 宿舍:不管使用期限如何,如发生固定资产或办公用品丢失
1. 如固定资产丢失可以确定责任人的,由宿舍长指定的责任人承担损失;
2. 如固定资产丢失无法确认责任人的,由宿舍长和公司发现固定资产丢失时一个月内入住宿舍的所有人员(包括固定入住人员和出差入住人员)承担损失;
以上固定资产损失金额按物品原值减去折旧值,财务核算标准后,从工资中扣除。
4.3.1.4 宿舍:在使用期限内,如发生固定资产或办公用品损坏
1. 如固定资产损坏可以确定责任人的,由宿舍长指定的责任人承担维修费;
2. 如固定资产损坏无法确认责任人的,由公司发现固定资产损坏时一个月内入住宿舍的所有人员(包括固定入住人员和出差入住人员)承担维修费;
在使用期限外,由公司承担维修费。
4.3.1.5 宿舍:宿舍长离职交接,请自行核对检查交接单上宿舍固定资产和办公用品。所有丢失及损坏补偿都是以现任宿舍长为第一责任人。
4.3.1.6 以上固定资产及办公用品,包含公司购入和房东自有的。房东自有的损失金额,以和房东协商的金额为准。
4.3.1.7 宿舍:宿舍长离职交接,请自行核对检查交接单上宿舍固定资产和办公用品。所有丢失及损坏补偿都是以现任宿舍长为第一责任人。
4.3.1.8 以上固定资产及办公用品,包含公司购入和房东自有的。房东自有的损失金额,以和房东协商的金额为准。
5.1 行政人事部管辖办公区/宿舍
5.1.1 办公区:由行政人事部外聘保洁人员做好管辖区域5S。
5.1.2 宿舍:由入住人员做好管辖区域5S。为出差人员配置的床上用品需每个月由行政人事部清洗一次(宿舍未配置洗衣机的干洗费由公司承担)。
5.2 营销中心管辖办公区/宿舍
5.2.1 办公区:由销售岗外聘保洁人员做好管辖区域5S。
5.2.2 宿舍:由宿舍长做好管辖区域5S。为出差人员配置的床上用品需每个月由宿舍长清洗一次(宿舍未配置洗衣机的干洗费由公司承担)。
5.3 宿舍长
5.3.1 行政人事部/营销中心管辖区域:采用视频检查。
5.3.2 视频检查:行政人事部每月不定期抽查宿舍5S。接到检查宿舍通知后,宿舍长需在5分钟内(行政人事部需提前确认宿舍长在宿舍)对所在宿舍录制清晰的视频并发送给行政主管。宿舍5S评判标准:
评定项目 | 合格 | 不合格 |
床上床下衣物鞋袜 | 基本能整理个人床上床下用品 | 1. 出差人员已不入住,曾使用的鞋袜未丢弃 |
公共厕所 | 能正常使用 | 1. 异物 |
地面清洁 | 保持清洁 | 1. 地面脏、桌凳乱放、垃圾未清理 |
床上用品清洗 | 每个月正常清洗 | 1. 出差人员使用过的未清洗 |
门锁窗玻璃 | 能正常使用 | 1. 有损坏未维修 |
5.3.3 行政人事部每月将检查结果以邮件形式在公司范围内发送:首次视频检查不合格者,由行政人事部督促宿舍长在两日内改善后复查。后续检查仍不合格,作为判断是否取消宿舍租赁的依据之一。
5.3.4 宿舍纪律管理:宿舍是给公司员工及出差人员休息的场所,禁止宿舍人员未经许可留宿外人。若因留宿外人,导致出差员工无床位入住宿舍,则出差人员入住酒店费用由留宿外人的员工承担。
5.3.5 离职员工管理:离职员工必须于离职之日起搬离宿舍。
6.1 合同到期退租
6.1.1 合同到期后,按合同约定退租。返还的押金由宿舍长冲账,详见《费用管理制度》。
6.1.2 办公区如因以下情况发生房东扣除押金:
6.1.2.1 因公司办公需要破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢扣除押金的,由公司承担;
6.1.2.2 退租时房屋脏乱,未清理干净的,由公司承担;
6.1.2.3 其他情况,需由邮件说明,报部门总监审批,报备行政人事部。由办公所在地管理负责人或责成相关责任人和公司各承担一半责任;
6.1.3 宿舍如因以下情况发生房东扣除押金:
6.1.3.1 破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢的,由宿舍固定入住人员均摊,从工资内代扣;
6.1.3.2 退租时房屋脏乱,未清理干净的,由退租时一个月内入住宿舍的所有人员(包括固定入住人员和出差入住人员)承担;
6.1.3.3 其他情况,需由邮件说明,报部门总监及行政人事部经理审批,可按每年20%的押金自然损耗,其余部分由由退租时一个月内入住宿舍的所有人员(包括固定入住人员和出差入住人员)和公司均摊。
6.2 合同未到期退租
若因合同未到期退租,导致全额或部分扣除押金:
6.2.1 因公司业务需要,合同未到期退租。由管辖区域负责人(办公区由所在区域负责人,其他区域由行政人事部;宿舍由宿舍长负责)以邮件形式退租申请,报部门主管、总监审批,报备行政人事部。所扣除的押金由公司承担。
6.2.2 非因公需要所产生的退租,扣除的押金由宿舍长及审批退租的直接上司共同承担。
6.3 各区宿舍责任人。
部门 | 地区 | 类型 | 责任人 |
上海分公司 | |||
广东分公司 | |||
北京分公司 | |||
此后发生办公室或宿舍交接,必须有双方确认的交接邮件和宿舍或办公室物品交接清单。
无
《租房申请表》
《房屋租赁费用审批表》
《固定资产申购单》
本文来源:https://www.2haoxitong.net/k/doc/9efa1bde3386bceb19e8b8f67c1cfad6195fe919.html
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