一、结构完整。一般由称谓、问候语、正文、结尾、署名、日期所构成。
1.称谓在首行顶格的位置写称谓，后加冒号。为了表示尊敬、亲切，可在称谓前加上“尊敬的”或“亲爱的”等词。这由写信人与收信人的关系的亲疏远近而定。
2.问候语第二行开头空两格写问候语。运用礼貌语言，使收信人感到亲切，受到尊敬。长者多问候身体，中年人多问候事业和家庭，青年人多问候爱情和学业，少年儿童多祝愿健康成长。
3.正文另起一行空两格写，一般一件事一段，注意要分层次叙述清楚，简洁清晰。语言要求准确通俗，明白如话，不要作过多过深的修饰，已免造成对方难于理解。
4.结尾要根据收信人的身份，写表示祝愿的话，以示礼貌。
一般性的祝词“此致”“敬礼”，格式是另起一行空两格写“此致”，“敬礼”下一行顶格写。给长者的信往往写“祝您健康长寿”。
5.署名和日期最后两行靠右写写信人的姓名，姓名正下方落下写信日期。根据写信人与收信人的关系，在姓名前可表明身份，如“学生×××”、“儿××”等。
二、主题鲜明围绕感恩、汇报近况、个人进步等来写。
三、字迹清楚，不能潦草，以免造成误会和麻烦。字数600字以上。
四、其他注意事项：
一是内容要写得清楚明白，以免造成对方的误会或疑问，耽误事情。二是用词要热情、自然、贴切、有礼貌。
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