The status and analysis of exit interview in enterprise employee turnover management
Abstract: The exit interview of management is analysised in detail in this paper. It includes its important role in the employee turnover management of enterprise and the stuta of exit interview in most Chinese enterprise and skills we should note in practice.
Keywords: employee turnover management; exit interview; statu; skill
企业员工离职管理中的离职面谈现状及分析
【摘要】本文对离职管理环节中的离职面谈进行了详细的分析，包括它在离职管理中及对企业所起到的作用，我国大部分企业中离职面谈的现状，在实际中进行离职面谈时所应注意的一些技巧等。
【关键词】离职管理；离职面谈；现状；技巧
1 引言
随着企业员工离职的日益加剧，研究如何做好离职员工管理具有越来越重要的现实意义。对离职员工进行管理有利于维护企业形象，有利于稳定现有员工队伍，也有利于将离职员工作为企业的特殊人力资源。而企业的离职面谈是企业员工离职管理中非常重要的一环。因此如何做好企业的离职面谈十分重要。
离职面谈指企业为通告雇员被解雇而与雇员进行的谈话。其目的在于：从中发现与企业工作有关的信息或事情，以便雇主改进他们的工作。离职面谈通常由企业人力资源管理部门负责实施。 离职面谈是企业将离职人员的知识和经验转移给其接任者的一次机会。企业甚至可以通过离职面谈，来邀请离职人员为现有团队就如何完成当前项目，解决现有问题，以及如何进行相互合作提供建议。员工会觉得自己受到了重视，对公司不满者或许可以由此改变其对公司的消极看法。
在离职管理中，离职员工的面谈起着重要的作用：
对一些离职决定做得比较草率的员工或是对离职本身就犹疑不决的员工谈话可以让其改变主意。
一个即将离开的员工是有可能对公司的一些看法包括在职时不敢讲的负面看法讲出来的，并可以及时发现制度问题及改善企业管理。
通过与离职员工谈话企业可以仔细分析离职群体尤其是分析企业主动辞退人员以及以不适应理由辞职的员工来调整企业的招聘行为。
离职面谈可以向员工表明他或许不适合公司公司或许不适合他但有缘经历了人生中的一段时光彼此就是朋友。这种友善的信息是积极和必要的能为公司带来长远的利益，属于公司宝贵的人脉资源的一部分。
2009年6月，前程无忧薪酬调查部针对“员工离职面谈”这个话题对个人和企业HR进行了一次专项调查，此次调查共回收1178份个人问卷和 771份企业问卷。
图 1被访者企业类型
图 2被访者所属行业分布
图 3被访企业规模
图 4被访者学历分布
【HR】在进行离职面谈中，您遇到的主要困难是？（多选题）
图 5 HR面谈时遇到的主要困难
图 6 面谈中被访者不愿透露真实想法的原因
调查数据显示，认为离职面谈对HR工作有帮助的企业占53.7%，作用不大的占45.3%，甚至有少数企业认为离职面谈会产生负面作用。说明离职面谈虽然在整个HR工作特别是在离职管理中越来越受重视。但是由于实际操作中遇到的一些问题，比如不能和员工进行很好的沟通，难以从离职面谈中提取有效信息等使得“离职面谈”没有发挥其应有的作用。
而由于离职面谈中双方在沟通中存在着诸多问题和困难，也导致离职面谈仅仅流于形式。这些数据表明，员工在面谈中反馈的问题得不到有效解决，会打击员工继续吐露心声的积极性，使得员工对离职面谈的期望下降；安排的场合不够轻松，谈话氛围比较紧张，容易导致离职面谈不能达到预定的效果；企业在面谈时技巧掌握不够，使得双方无法顺畅的进行沟通，但企业与员工在对离职面谈上存在的这些问题有着相当的一致性，这也为企业后续如何解决这些问题提供了方向。
要使离职面谈变得有效，进而发挥它的重要作用并不容易。这有赖于离职面谈的整个过程从面谈人的确定、面谈地点的选择、面谈氛围的营造、面谈时机的选择到面谈过程的展开, 每一个环节既可能创造机会也可能使面谈流于形式使结果变得毫无意义。
5.1.1 面谈人的选择
员工离职时更希望将自己的想法告知第三方中立部门。而人力资源部门在企业中是一个相对独立和中立的部门，面谈人的选择应为人力资源部而非用人部门。针对关键岗位的员工，公司应重点关注，必要时可由公司高层进行面谈。
5.1.2 面谈前准备
HR应重视对离职员工的背景调查。在面谈前，HR应仔细阅读离职员工的简历，收集在职前的业绩数据，了解个人专长及人际关系。
5.1.3 面谈时间与环境
HR 应及早约定面谈时间，选择清静不易被打断及打扰的环境坦诚相对。
5.2.1 面谈问题
HR应从轻松的问题入手，以开放性的问题为主让员工能够依照个人经验回答，避免问太笼统或具引导性的问题，让离职员工无拘无束地谈论问题，并注意保守员工的秘密。最好把谈话控制在15分钟以内；谈话要清晰、简洁并且尊重对方。
5.2.2 面谈内容
一次有效的离职面谈至少应该谈到以下内容呢：员工离职的真实原因及导致离职的主要事件；离职人员对公司当前管理制度管理流程管理手段等的看法；对公司当前工作环境内部人际关系的看法；对所在部门或公司层面需要改进的合理化建议离职后对本岗位后续工作展开的建议以及离职后个人职业生涯规划等。
5.2.3 面谈语言及表情
在面谈过程中，应以恰当的语言、得体的表情和行为传递出平等、重视和关注的信息, 消除离职员工的防御心理，适时的沉默, 眼神的交流、点头、微笑等行为语言的鼓励都有助于使员工敞开心扉。还应注意, 离职面谈的主角是离职员工。面谈主持人应以倾听、观察、引导、回应为主, 鼓励员工畅所欲言。
5.2.4 面谈角度
企业更多的关注是离职员工对企业的建议和意见，希望能够获得更多有用的信息，可以获得企业面临的问题，以此做出相关的调整和改善，而个人在面谈时更多关注自身的机会和工作状况。员工与企业在这点上的差异说明两者对离职面谈的内容认知上是有点不匹配的，建议企业多站在员工的角度来进行离职面谈，才有可能让其表露心声，获取更多有用的信息。
5.3.1 面谈记录
HR应做好面谈记录。面谈时, 要将面谈重点记录下来, 以便于之后的分析整理工作。
5.3.2 面谈分析及总结
在面谈中离职员工可能会有言不由衷的现象，HR事后应从各个方面做分析及总结力求找出员工离职的真正原因。
真诚的向老师和同学们致谢。
[1] 燕飞静，职业“炒鱿鱼面谈官”给HR的启示[J].人力资源,2010(09).
[2] 付忠辉；舒晓村；张秩明，企业离职员工管理之探析[J].企业经济，2010(08).
[3] 甘辉；刘洪彪，企业人力资源部门如何做好核心员工离职面谈[J].职业时空，2007(06).
[4] 前程无忧薪酬调查部，企业离职面谈调查报告，2009(07).
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