用Word快速批量信封打印的方法

用Word快速批量信封打印的方法

批量制作信封

如果要向每个客户发信，就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法，不仅容易出错，还会效率低下，极度疲劳。

用邮件合并就简单多了：首先需要在Word中制作出一个信封文档，这个文档称作“主文档”。然后将它与存放客户数据的Excel表或数据库建立连接关系，存放数据的文件称作“数据源”。最后将主文档和数据源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每个信封上的收信人地址等内容是不一样的。

设计信封

利用向导可以轻松地设计信封。从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【中文信封向导】命令，显示信封制作向导，如图1所示。

图1 信封制作向导

单击【下一步】按钮，选择标准信封样式，如图2所示。在“信封样式”中，可从下拉列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封。

图2 选择标准信封样式

单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式，如图3所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主文档，因此选择“生成单个信封”即可。还可以选中“打印邮政编码边框”选项。

图3 怎样生成信封

单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图4所示。由于此信封是主文档，供将来批量生成的信封做模板，因此无需填写姓名和地址等信息，按图示填写提示文字即可。

图4 输入收件人的姓名、地址和邮编

单击【下一步】按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图5所示。将来批量生成的每个信封上都需要填写同样的寄信人信息，按图示填写正确的寄信人信息即可。

图5 输入寄信人的姓名、地址和邮编

单击【下一步】按钮，完成信封的制作，如图6所示。

图6 完成信封的制作

单击【完成】按钮，即可得到制作好的信封，如图7所示。

图7 制作好的信封

    这个信封文档就是邮件合并功能中需要使用的主文档。主文档中要预先设计好文档的格式和页面设置，并预先填好将来在批量生成的每个文档中出现的内容相同的文字（例如：发件人的地址、姓名和邮编）。在批量生成的每个文档中内容不同的部分可以输入提示性文字（例如：城市、地址等）。

按照上述原则，只需在“姓名 职务”后添加一个“收”字，以便让它出现在之后生成的每个文档中。其他文字都已经在向导中添加完毕。

用“邮件合并向导”批量生成文档

在进行邮件合并之前，可以先浏览一下数据文件。数据文件一般可以是Excel表格、Access数据库或Word表格，甚至还可以来自SQL Server或Oracle数据库。本例以Excel文件作为数据源，如图8所示。

图8 作为数据源的Excel文件

用作数据源的文档，应在第1行存放每列数据的标题，数据按行依次排列在表格中。

浏览完数据之后，就可以关闭数据文档了。邮件合并时会自动打开该文档。

从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并向导】命令，在右侧的任务窗格中会显示邮件合并的步骤，如图9所示。

邮件合并的第1步是选择文档类型，共有“信函、电子邮件、信封、标签和目录”等类型。本例选择“信函”类型即可（如果选择“信封”类型，则会新建一个信封并删除当前文档中的内容。如果信封是特殊尺寸，无法在前面的“信封制作向导”中选取合适的信封，可以在这里制作特殊信封。）

单击“下一步：正在启动文档”，显示步骤2，如图10所示。在步骤2中可选择开始文档（主文档），选择“使用当前文档”即可。

单击“下一步：选取收件人”，显示步骤3，如图11所示。在步骤3中可选择收件人（数据源），选择“使用现有列表”即可，表示使用现有的Excel或数据库等文件作为数据源。

图9 选择文档类型                   图10 选择开始文档

图11 选择收件人

单击如图11所示中鼠标指针所在位置的“浏览”命令，显示“选取数据源”对话框，如图12所示。

图12 选择数据源

找到数据文件所在的位置，本例的数据文件是“客户.xls”，选中文件后单击【打开】按钮，显示“选择表格”对话框，如图13所示。

选中“客户信息”表，单击【确定】按钮，显示“邮件合并收件人”对话框，如图14所示。在这个对话框中列出了Excel表中的数据，可对数据进行筛选，只选择某些数据进行邮件合并。例如，如果只希望给所有华北地区的客户发送信件，可单击“地区”列标题右侧的三角形箭头，并选择“华北”，如图14所示。

图13 选择表格

图14 筛选数据

单击【确定】按钮，完成数据源设置。

在如图11所示的任务窗格中单击“下一步：撰写信函”，显示步骤4，如图15所示。

图15 撰写信函

在文档中选中“邮政编码”处的提示文字，如图16所示。

图16 选中提示文字

在如图15所示的任务窗格中单击“其他项目”命令，显示“插入合并域”对话框，如图17所示。其中所列的域分别对应Excel表中的每列标题。选中“邮政编码”，并单击【插入】按钮，即可用域替代被选中的提示文字。域中的内容会在以后合并时采用数据源中的数据自动变化。

图17 插入合并域

用同样的方法分别选中文档中的“城市 地址”、“姓名 职务”等提示文字，并在如图15所示的任务窗格中单击“其他项目”命令，分别插入“城市”、“地址”、“联系人姓名”和“联系人头衔”域。此时主文档中的提示文字全部被域替代（灰色底纹表示其中的内容是域，在合并之后不会显示或打印出来），域中的数据将是可变数据，如图18所示。

图18 插入合并域后的主文档

在如图15所示的任务窗格中单击“下一步：预览信函”，显示步骤5，如图19所示。单击如图19所示中鼠标指针所在位置的箭头，即可预览即将生成的每个信封中的内容，如图20所示。在预览时如果希望将来生成的信封中不包含个别收件人，可在预览到该收件人时，在如图19所示中单击【排除此收件人】按钮。

图19 预览信函

图20 预览效果

在如图19所示的任务窗格中单击“下一步：完成合并”，显示步骤6，如图21所示。

图21 完成合并

如果要直接打印合并后的所有信封，可在如图21所示中单击“打印”命令。也可以在如图21所示中单击“编辑个人信函”命令，显示“合并到新文档”对话框，如图22所示。可选择合并全部数据或指定范围的数据。本例选择“全部”。

图22 合并到新文档

合并后的新文档如图23所示，其中包含了每个客户的信封。注意凡是合并域的位置，都会自动采用Excel表格中的数据，凡是录入的文字，都会原样保留在每个信封中。

图23 邮件合并后的新文档

如果对合并后的文档不满意，可以回到主文档进行修改，然后重新合并。

如果以后经常要针对同一数据源进行同样的邮件合并（例如下次要给所有的东北客户发送信件），不必每次重新设计主文档，只需将当前的主文档保存，以后打开主文档时会自动链接到数据源。在邮件合并向导的步骤5中单击“编辑收件人列表”命令，如图19所示，即可筛选不同的数据进行合并。

邮件合并功能将Word文档和存储数据的文档或数据库连接在一起，成批地将数据填写到文档的指定位置，从而极大地提高了批量文档的制作效率。数据量越大，这种效率的提升越显著。比起采用抄写或复制/粘贴的方法，效率的提升远远不止一百倍。

邮件合并的用法令人拍案叫绝，然而，它的用法还不仅仅是信封的制作，在很多场合下都可以使用，例如：打印工资条、打印证书等等。在以后的内容中，将进一步介绍更多巧妙的用法。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/94ee41fa4693daef5ef73d48.html