标书编写切不可掉以轻心

标书编写切不可掉以轻心

    招标文件在编写上是一个说明书，在程序上是一个操作须知，在合同订立上表现为法律合同附本，投标人对招标项目的响应程度事实上取决于招标文件的质量和对技术、要求的描述。

分项分包 细化采购要求

    分类分项分包就是按政府采购目录在对采购申请进行货物、服务、工程大的分项的基础上，对同类合理分项，按性质、特点确定若干个包件。

    每包内的产品内容、特点和性质基本一致，同质性有利于评价指标的确定，有利于操作机构和采购单位在招标评标过程中意见的统一。

    工程项目技术主要包括项目概述、报价计算基础、工程计划方案，施工组织、人力安排的具体要求，投标提供的设施及服务内容责任，同时还对工程施工的材料、设备提出具体技术标准和最低要求。

    货物招标技术要求主要包括货物规格、型号、技术参数，质量性能指标，检查验收方式及标准等以及其它一些特殊要求。

    服务招标的技术要求相对难以描述，大多是要针对具体的对象进行具体的描述，承诺、企业信誉等比较重要。在些项目还要求投标人提供相关附件，如图纸、场地、环境等相关技术资料和要求。

多方论证 遵循相关标准

    做好采购项目的前期准备，做到科学、细致、周全，要按市场调查的方法和步骤进行。一是对项目的特点、难点进行分析，邀请有关的专家和技术人员，对项目进行科学论证，并确定初步的招标方案；二是发布招标信息，听取潜在供应商的意见和建议；三是召开采购项目答疑会，进行书面补遗；四是做好项目的现状、生产、消费、价格等情况的摸底，做到心中有数。

科学严谨 技术要求精细

    标书制作在遵守《政府采购法》和《招标投标法》及相关制度的基础上，要明确表达出采购人的要求。

    有的标书写的很笼统，招标人就可以有倾向地充实文件具体内容。有的工程类标书虽然是按照商务部的招标文件范本做的，或参考成功案例的标书制作的，但技术方面的指标还需采购人提供。招标文件过于简单，供应商有权对标书中的问题提出质疑，进而投诉。

严格审查 防止不良倾向

    有的采购人认为，招标只是初步确定供应商，对于技术和要求不详细的部分，待招标确定供应商后再做协商和调整，在合同中加以规定。事实上，标书中技术要求的明确是供应商响应招标书的关键，是采购单位采购和验收的标准、依据，是构成竞争的基础。

    严把审查关，防止不良倾向。有的标书虽然设置了多种品牌，但同时也把某一种品牌特有的功能或专利作为必备要求和限制条件；技术规格、参数、型号也不应造成对供应商或承包商的歧视。

    让某一供应商做协助，就存在着倾向性的问题。招标文件的技术和要求的标准化和规范化可以克服因采购人的非专业化，同时一定程度限制操作机构和一些供应商人为设置技术障碍和技术陷阱。

    标书只列产品名称和性能要求，不列具体型号，就是说，不管国产的何种品牌、何种型号的产品，只要是所列产品的名称基本符合所提性能要求都是有效产品。

    集中采购机构要与政府采购监管部门协调配合，加强标书技术要求的审查力度，防止“陷阱”设置，损害投标人利益，影响采购活动。

招标文件制作五忌

　　招标文件作为法律文本，是政府采购招投标的重要组成部分，其制作质量直接影响招投标活动的顺利进行。招标文件的作用不仅仅是明确规定采购方式，详细解释采购人的标的物，而且对所有涉及招标项目的内容进行了规定，投标事宜、开标组织活动、评委评标办法、合同的签订与履约付款、监督检查都要基于招标文件的具体条款来执行，投标人对招标项目的响应也在很大程度上取决于招标文件的制作质量。当然，集中采购机构在招标文件规定时间内，可以“亡羊补牢”，针对标书中存在的问题进行补充更正，但其采购活动还是会受到一定的影响。笔者认为，集中采购机构在招标文件制作时应注意“五忌”。

一忌：应急求快

　　表象　集中采购机构在制作招标文件时，受招标人即时性使用需求，市场价格、供应量变化、季节转换等因素影响，往往缺少足够的时间进行准备，在未认真研究时就匆匆下笔，看似前期节约了招标文件拟定时间，及时发标开标定标，压缩了采购期限，实质上影响了采购质量。

　　后果　招标文件前期准备工作不充分，把关不严，撰写不慎，就会导致一连串的后果。比如投标人资格审核严谨性、评委评标公正性、货物规格型号数量详细度、付款方式可行性等重要规定性条款出现偏差，将直接导致招标项目的失败；集中采购机构为抢时间，一味利用招标人提供的基础资料，照搬照抄，而没有研究其中是否存在歧视性、排它性条款，则将导致开标时少数投标单位“一枝独秀”，影响集中采购公正性；标书制作人员疲于应付，难以积累招标文件制作经验，标书制作量的增加没有带来标书制作质的飞跃，工作华而不实。

　　对策　给标书制作人员充足的时间准备标书。标书主要条款的组织，对招标技术响应特殊要求的拟定要有一个研究分析的过程，不能听信一家之言，要广开言路，多与招标人、供应商和专家研究，反复讨论方可定稿。

二忌：前后矛盾

　　表象　招标文件的内容具有法律效力，如果文件中出现前后矛盾的情况，必然会使招标文件失去严肃性、公正性和可操作性，投标人对招标文件的理解也会出现偏差，所以招标文件中反复出现的内容，必须要保证前后始终如一，不能有冲突与不一致的地方。尤其是一些重要的条款，要特别注意前后的关联一致，一是投标、开标时间地点，招标公告、投标人须知、开标等标书不同章节都有规定，必须前后统一；二是投标保证金和履约保证金的金额、中标服务费的收取标准、投标总报价的构成，投标人须知、合同格式前附表、投标人投标声明文件上都有相同的规定，也必须一致；三是招标明细设备配置要求，技术响应部分有具体要求，投标明细报价表上也会出现，这些内容都应保证前后一致。

　　对策　标书制作时，能一次说明的内容尽量不要反复，后文如与前文一致可以编写诸如“见……”。加强文字校对工作，专人负责，责任到人。

三忌：数量规格不详

　　表象　一般招标项目中，除了服务类外，多数都会涉及到采购数量问题。数量单位、数量多少都是招标文件中的重要内容，直接影响投标人投标时承诺的投标报价、折扣率、交货时间、施工工期等，必须在招标文件中明确规定。有时招标项目招标人事先没有经过认真调查摸底，为抢时间盲目填报采购计划数量，造成数量不准，在履约供货过程中又大量追加或减少，造成了财政资金的浪费，也影响了投标人的及时履约；或明知所购货物规格市场缺货，厂家早已停止生产，仍然固执己见，招标往往以失败告终；更值得注意的是，有的单位为了逃避政府集中采购，在采购计划中作手脚，报少实多，造成集中采购机构在对招标项目规模确定时定性不准，影响采购方式的确定。

    对策　规范采购人采购计划的报送审核，尤其数量必须准确，并保证与实际采购数量的一致性，相同规格货物变动幅度超过政府采购法规定１０％比例的一律不得供货，不同规格货物超过政府采购法规定１０％比例的一律不得供货，已供货的一律不予付款。

四忌：内容篇幅过长

　　表象　不论采购项目性质、数量多少、金额大小，招标文件中几大部分内容一般都是固定不变的，由投标人须知前附表、投标人须知、评标决标定标、合同前附表、合同格式、技术响应、附件等七大部分内容组成。集中采购机构在拟定招标文件时不必过分强调招标文件的“量”，而更应注重招标文件的“质”。正常情况下，一万字左右的招标文件就已经能够很详细地说明招标项目的所有内容。担心投标人对招标项目理解不深，编写篇幅过长的招标文件，往往画蛇添足，事与愿违，反而会令投标人在理解标书时抓不住问题的关键，对招标文件的响应大打折扣，出现“废标”、“流标”。

　　对策　可以设置招标文件规范性文本，制作标书时在范本基础上进行充实修正。

五忌：内容不实

　　表象　这个问题在目前政府采购工作来说相当严重，必须要得到重视。但实践中存在少数招标人自己采购资金短缺或未到位，但还是在合同上拟定了不可能实现的货款支付条款，蒙蔽投标人，客观上存在困难可以理解，主观上故意则问题相当恶劣了；有时招标人为了考察投标人对招标文件理解尝试，在招标文件中留下“漏着”，投标人无不“中招”，再利用投标人都不响应为借口在评标中再与投标人进行谈判，损害投标人利益；甚至少数招标人为让意向中标人中标，在招标文件中设置“陷阱”，故意刁难，大多数投标人防不胜防，其投标往往被废。

　　对策　集中采购机构与政府采购监管部门要注意协调配合，强化采购预算审批制度，设置采购人“黑名单”，对少数问题单位、少数问题人重点管理。

最低报价能否为中标惟一条件

编者按

    报价是评标中的一个很重要的因素，但价格决不是政府采购的主要因素。虽然大家都知道这个道理，但报价在评标中的分量还是各有各的角度和意见。

    最近，有一个中介机构介绍了自己代理的一个项目，负责人认为，最低报价评标办法是最科学的评标办法，但前提是要在招标文件中把所有的商务和技术要求都详细规定出来，投标商在满足了这些条件的前提下，谁的价格最低谁就中标。因此专家应把主要精力放在制作招标文件上，而不是评标上面。

    这种观点合理吗？本版为此特发表以下文章，以供参考与讨论。

何为经评审的最低投标价

    《招标投标法》规定了中标人的投标应当符合下列条件之一：能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。

    有的人可能是依据第二条来说最低价中标的依据，可是这一条没有说明什么是经评审的最低投标价？它适用于什么条件？《评标委员会和评标方法暂行规定》对这一概念做出了解释：经评审的最低投标价法一般适用于具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的招标项目。如果能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审是最低投标价的投标，应当推荐为中标候选人。

    从上述规定可以看出，对于一些具有通用技术、性能标准或者没有技术、性能的特殊要求的项目，可以采用最低评标价法，但投标人的投标应当符合招标文件规定的技术要求和标准，能够满足招标文件的实质性要求。

评标价最低≠投标价最低

    同时我们也看到，对于一般的招标项目，采用最低评标价法是有局限性的，主要在于没有综合考虑其他质量、性能、信誉、售后服务等因素。除了价格因素外，招标文件还应明确在评标中需考虑的其他有关因素，以及如何运用这些因素来确定评标价最低的投标。

    对于货物和设备，评标时可考虑的其他一些因素包括：运到指定现场的内陆运费和保险费、付款时间表、交货期、运营成本、设备的效率和可配套性、零备件和售后服务的可获得性、以及相关的培训、安全性和环境效益。除价格以外，用以确定最低评标价投标的因素应在实际可能的范围内尽量货币化，或在招标文件的评标条款中给出相应的权重。在土建工程和交钥匙合同中，承包人负责缴纳所有关税和征收的其他税费，投标人在准备其投标书时应考虑这些因素。对投标书的评价和比较应以此为基础。土建工程的评标应严格按货币化的方式进行。任何因投标超过或低于某一事先确定投标估值即被自动淘汰的程序都是不能接受的。

专家评审 保证质量

   有人认为可以通过认真编写招标文件，详细说明技术和商务要求的办法来解决人为的评标因素的问题，只要投标人符合招标文件要求就通过，通过的投标人中最低报价人就可以中标。对一些简单的标准化的商品也许可以，但一般说很难做到。

   主要原因在于写招标文件的时候所处的时间和空间点上，只是针对你所了解的以前的市场状况而言，带有一定的盲目性，这种盲目性是自然规律，是不可克服的，你并不知道在未来的一个时间点，投标人和投标产品是你所了解的投标人和产品的完全复制还是有新的变化，再好的专家也是依据以前的经验编写招标文件。而随后而来的投标人所带来的产品也许正是你在招标文件中规定的范围内，但也可能有你不知道的新的企业产品参与，具有你所不了解的新因素，对这些因素的评判只能是在一个新的时间、空间点上做出新的评判。

   也就是说我们可以事先制定评标的原则、考虑的因素，但一般不能够制定一个完美无缺的评标的办法。好比说我们到市场买衣服，事先制定了中标条件，但是你可能会在市场上发现新的产品和新的因素，你会随时根据中标的原则，对新产品进行评标：是否符合你的审美观点，针对产品做出购买决定。

   所以说评标是不可缺少的，招标文件可以规定评标原则、评标方法、评标因素及权重、评标因素量化方法，但是不可能涵盖所有细节，这些评标要求必须在评标时针对投标文件和价格同时考虑。想在评标过程中尽量减少人为因素是对的，可以通过一些措施来加强评标的公正性，客观性，比如加强对专家的管理、加强对招标、评标过程的组织、加强专家在编制招标文件中的作用，尽量把招标文件做完善等办法。但是在大多数情况下不能取消这个过程，应当通过评标专家对招标项目评审来保证招标项目的质量。标书制作须精细

    招标文件是专家评标的依据，项目能否采购成功，招标文件是一个十分关键的因素。但目前招标文件却存在着很多问题，北京教育学院教育技术处主任、评标专家常连仲从一个评标专家的角度，分析了目前招标文件中存在的一些问题。

    据常连仲介绍，有些招标文件的要求写得很不清楚，往往模棱两可。看完整个招标文件，专家对采购项目的了解还是一知半解，既不明白业主到底要采购什么样的东西，也不知道采购的东西是用来做什么的，这给专家的评标带来了很大的麻烦。有时候专家只能凭经验来猜测业主要采购的东西是干什么用的，但显然这样人为的因素就会增大。

    之所以会出现这种情况，常连仲认为，业主和招标代理机构都有责任，例如业主只说要建一个校园网，但并没有给出详细的技术要求；而制作招标文件的代理机构，可能也仅仅把校园网通用的一些数据和要求编制上去，但是更详细的规格却没有，也没有与用户做足够的交流。招标文件制作的不精细，对各方当事人都不利：采购人很难采购到自己满意的产品；投标人浪费了时间和金钱；给专家的评标带来很大的麻烦。

    因此，业主首先要把自己的需求说清楚，还要说明用途，这样招标代理机构在制作招标文件的时候才会得心应手；专家在评标的时候也会根据业主的需求有针对性地评标。

    招标代理机构在招标过程中，扮演的是业主的参谋这样一个角色。业主对技术细节解释不清的时候，可以委托招标代理机构来写。因此，招标代理机构应该和业主多沟通，真正了解业主的需求及用途。在此前提下，再做项目调研，包括分析市场行情、论证技术要求、国际和行业内的标准等等，这样才能制作出“合情合理”的招标文件。

县 级 采 购 六 倾 向

方式确定随意

    采购方式的确定是政府采购办公室的职能。但就县级地区来说，大多采、办不分或合署办公，采购办职能虚位或相对偏弱，所以主观上造成了采购方式确定的随意性较大，只凭采购人员的主观性判断，影响政府采购的规范性。

    另外，县级采购单位人员偏少、经费紧张、工作繁重，在很大程度上不具备公开招标的人力、财力和物力。如果采用公开招标，势必会加大采购的业务成本，这与《政府采购法》“节约财政资金”的目的南辕北辙。

信息发布不充分

    邀请招标供应商有限，信息发布工作显得更为重要。在县级采购中，信息发布不充分至少有两种表现：一是没有形成良好的信息发布管理机制。承前所言，信息发布是采购管理办公室的职能，但由于采购办的职能弱化，对信息没有形成严密细化的管理机制，其制度建设也相对滞后，客观上造成了供应商偏少、竞争不充分的情况；二是信息渠道不畅。虽然上级财政部门已规定了网络、杂志、报纸等多种采购信息刊登媒体，但县级地区对此重视程度不够，大多在本地的报纸或刊物上刊登。发布范围的有限，使供应商更为有限，供应商的竞争性和评标工作也就可想而知了。

资格预审把关不严

    供应商资格预审必须从注册资金、纳税情况、经营规模、常规资质、专业资质、供货能力、产品质量、用户反馈等方面，通过上网查询、社会调查等办法逐一进行调查审核，让真正具有生产和经营实力的生产厂家和供应商进入政府采购市场。

    但实际操作中，由于供应商数量有限，个别采购项目为了凑够3家，正常开标，对供应商的资格预审便有些放松。资格预审把关不严的直接后果，是通过竞争中标的供应商很可能无法有效完整地履行采购合同，致使招标明成实废，采购效率低下。

标书制作欠规范

    招标文件的质量，是开标成功与否的关键。由于邀请招标的标的物具有“特殊性”，所以，给招标文件技术标书制作带来了难度。

    一是招标文件具有偏向性，在招标文件中明确规定了规格型号、技术要求甚至品牌，在一定程度上限定了其他供应商有效竞争；二是招标文件缺乏统一性，对规格型号、技术参数及要求进行明确规定，致使供应商产生歧义；三是不利于评标。由于招标文件没有进行详细规定，评标定标过程缺乏足够的尺度，使评标处于骑虎难下的尴尬境地，影响了政府采购的公平性。

评标办法欠科学

    最常用的评标办法有综合评标法、合理低价法和性价比评标法3种。前两种使用最广泛，合理低价法使用最多。科学的评标办法要求我们树立正确、科学的成本效益观，通过政府采购来寻求最高性价比，好中选优。

    但是，县级政府采购对此认识不足，片面地把“节约财政资金”放在首位。竞标过程只追求最低价，不可避免地出现拼命压价、多轮竞价等不良采购行为，致使供应商中标后以次充好、偷工减料现象屡禁不止，财政资金的使用效益无从谈起。

    评标办法欠科学，致使评标流于形式，难以形成互相监督、独立评标、集体决策的良性评标机制。

评标细则制定过粗

    评标细则是在遵守法律法规的前提下，依据评标办法，对评标做出的可操作性的制度设计。由于县级的评标细则制定过粗，所以评标难度较大。

    一是评标因素内容规定不全面，没有对标书制作、规模印象、生产能力、供货能力、现场报价、售后服务、市场信誉、经营业绩等方面进行规定；二是对评标因素没有进行合理量化，缺乏可操作性；三是对有关的分值及打分办法等在招标文件及评标会场没有进行公开或公示。

    就邀请招标来讲，最好的评标办法是综合评标法，对所有评标因素都要进行综合量化打分，并对投标单位、产品报价、品牌、产地等进行现场公示，以此来强化竞标效果。

浅谈询价采购中出现的问题及对策

    询价是政府采购的方式之一，也就是我们所说的货比三家，这是一种相对简单而快速的采购方式，就是采购人向有关供应商发出询价通知书，让其报价，然后在报价的基础上进行比较，并确定最优供应商的一种采购方式。询价与其他采购方式相比有以下明显特征：一是邀请报价的供应商数量应至少有三家；二是只允许供应商报出不得更改的报价。这种方法，适用于采购现成的而并非是采购人要求的特定规格、特别制造或提供的标准化货物，货源丰富且价格变化弹性不大的采购项目。

    在实践中，有很多询价采购操作存在着一些不规范的做法。如将一些可以招标或者规格标准不统一的货物实行询价采购方式，钻政策和制度空子，目前，在询价采购中出现了以下几种问题。

    问题一：随着市场经济的发展，在社会上形成了一批质量相对稳定，并具有一定知名度的产品，这些产品的生产企业往往是一些大型企业，因其产品质量、服务态度、承诺兑现情况较好而得到政府机关认可，该类企业在某个城市和地区都设有总代理商，有利于产品扩大市场占有率。但就政府采购而言，却形成了一个价格垄断体系，对这类产品采取询价招标，很可能出现假询价，使表面上公开、公平的询价成为“暗箱操作”。

    问题二：询价中规定，在符合采购要求质量和服务等的基础上以最低价成交，但在具体操作中往往是最低价成交，正因为如此，有些供应商利用询价成交书细节做手脚，以次充好。以低价成交后，在使用一段时间后出现问题时很难追索。

    问题三：代理机构收取的费用由供应商支付，同时代理机构只有供应商的响应才能完成自身的代理业务，因此，二者会自觉与不自觉地站在一条线上。因询价采购一般由代理机构确定供应商，代理机构很可能利用这一权利满足采购方和供应商的特殊要求。从理论上讲，政府采购监督机构要予以监督，但实质上这种监督还是很难杜绝喑中操作的可能。

    为避免询价采购中出现上述问题，在实际操作中应严格按询价程序执行。

    1、成立询价小组。适合询价的货物主要是简单标准的货物，在目前市场产品质量参差不齐的情况下，必须对质量符合国家有关规定的合格产品进行询价，不符合国家政策规定和质量不合格产品不得列入询价范围。为此，法律规定要成立一个不少于三人以上单数的询价小组，小组成员有采购人代表，还要有专家，其中专家应占询价小组成员总数的2/3以上。询价小组在开始询价采购前，要确定下列事项：采购项目的价格内涵，如要求供应商的报价是指货物本身售价，还是应当包括运费、安装费、售后服务费等；评定成交供应商的标准，是以价格最低成交还是综合评审成交。

    2、确定被询价供应商名单。询价小组首先要根据采购需求，制定被询价供应商的资格条件，重点考察供货品种、信誉、售后服务网点等。然后根据资格条件确定被询价供应商名单，并以公开的方式从中选择三家以上供应商作为被询价对象。最后向这些供应商发出询价通知书。通知书中应当载明采购需求、价格构成、评定成交供应商的标准、报价截止时间等事项。

    3、询价。被询价的供应商只能一次性报价，报价提交给询价小组后，不得更改。

    4、确定成交供应商。询价小组完成询价工作后，要形成询价报告，提交给采购人，由采购人确定成交供应商。采购人在确定成交供应商时，必须严格执行事先确定的成交供应商评定标准。采购人确定成交供应商后，要将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

    其次，对于有总代理商的产品，可以每年一次或两次直接与当地总代理商洽谈确定优惠价和服务承诺，确保产品的质量与价格；对于最低价成交问题，在询价过程中，除严格执行询价程序外，应坚持质量、服务为先的标准，对采购产品品牌要进行资格审核，并审核该企业各项综合经营技术指标，这些可通过专家来完成，评议评审结果可采用共享原则，在一定时段内生效，以降低采购成本；对代理机构环节上出现的问题，笔者认为，即使询价采购也应采取公开的原则，各采购代理机构将代理采购的项目均在网上、报纸等媒体定期发布，增加透明度，有效杜绝此类问题发生。(作者单位：新疆博乐市农五师财务局政府采购办公室)

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