Word长文档编辑

Word长文档编辑

实验目的

    1. 了解篇幅较长的Word文档的排版技巧。

    2. 掌握大纲视图的使用方法。

    3. 掌握设置大纲级别的方法。

    4. 掌握长文档目录的创建方法。

    5. 掌握多级符号的设置方法。

    6. 掌握Office公式编辑器的使用方法。

    7. 掌握流程图的制作方法。

    8. 了解撰写毕业论文时的一般方法和技巧。

实验内容

    本实验我们以撰写文档“毕业论文(草稿).doc”为例，练习用Word制作毕业论文，掌握编辑长文档的方法和技巧。论文的格式我们以“青岛大学硕士论文规范”为要求。

    首先了解一下大纲视图：

    1. 大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的区别，也可以使用大纲视图来处理主控文档。

    2. 大纲极别：用于为文档段落指定等级结构的段落格式，分为1级～9级。

    一、页面设置

    1. 单击【文件】→【页面设置】，打开“页面设置”对话框。

    2. 在“页边距”选项卡中，设置上边距：3.5cm；下边距：2.6cm；左边距：2.6cm；右边距：2.6cm；装订线：0.5cm。

    3. 切换至“纸张”选项卡中，在“纸型”下拉列表框中选择“A4”。

    4. 切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。

    二、利用样式创建纲目结构

    因为毕业论文篇幅较长，所以首先应该完成的工作是确定各部分的主要内容，然后创建文档的纲目结构。我们首先创建一个空白的Word文档，文件名“毕业论文.doc”。

    1. 定义各级标题样式

    在论文中，共有三级标题，而这些标题的格式与Word的内建标题样式不同，所以我们修改以下三个内建标题样式和内建正文样式。

    样式名              格式

    标题1         小三号、黑体、段前段后0.5行、居中对齐

    标题2         四号、黑体、段前段后0.5行

    标题3         四号、黑体、段前段后0.5行

    正文          小四号、宋体，标准字间距、1.25倍行间距、首行缩进2个字符    

　2. 定义多级符号列表

    多级符号列表是为文档设置层次结构而创建的列表。文档最多可有9个级别。在本例中，我们定义三级符号列表。

    (1)单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】，如图3-1所示。

图3-1  “多级符号”选项卡

    (2)选择任一种多级符号样式，单击“自定义”按钮，打开如图3-2所示的“自定义多级符号列表”对话框。

 图3-2 “自定义多级符号列表”对话框

    (3)设置第1级别符号

    1)在级别列表中单击“1”。

    2)在“编号格式”文本框中输入“第”。

    3)从“编号样式”下拉列表框中选择“一,二,三……”。

    4)在“编号格式”文本框中输入“章”,“编号格式”文本框中显示“第一章”。

    5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号小三号。

    6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题1”。如图3-2所示。

    (4)设置第2级别符号

    1)在级别列表中单击“2”，删除“编号格式”中的内容。

    2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”，“编号格式”文本框中显示“一”（带有灰色域底纹）。

    3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标，输入“.”。

    4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”，“编号格式”文本框中显示“一.1”（带有灰色域底纹）。

    5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号四号。

    6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题2”。

    7)单击选中“正规形式编号”，“编号格式”文本框中显示“1.1”（带有灰色域底纹）。

    (5)设置第3级别符号

    1)在级别列表中单击“3”，删除“编号格式”中的内容。

    2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”，“编号格式”文本框中显示“一”（带有灰色域底纹）。

    3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标，输入“.”。

    4)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别2”，“编号格式”文本框中显示“一.1”（带有灰色域底纹）。

    5)在“编号格式”文本框中“一.1”后单击鼠标，输入“.”。

    4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”，“编号格式”文本框中显示“一.1.1”（带有灰色域底纹）。

    5)单击“字体”按钮，打开字体对话框，设置字体黑体，字号四号。

    6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题3”。

    7)单击选中“正规形式编号”，“编号格式”文本框中显示“1.1.1”（带有灰色域底纹）。

    3. 输入文档的纲目结构

    将计划好的文档纲目结构输入到文档中。如图3-3所示。

    图3-3 输入的文档纲目

    4. 调整纲目级别

    (1)选中全文，单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】，选择我们定义好的多级符号，单击确定，文字格式如图3-4所示。

图3-4  应用了第1级编号的文档

    (2)选中“摘要”和“英文摘要”两行，单击“格式”工具栏上的“编号”按钮，取消编号。

    (3)选中其它各段落，使用“格式”工具栏中的“增加缩进量”按钮（提升级别）和“减少缩进量”按钮（降低级别）调整纲目级别。

    设置完毕后的纲目结构如图3-5所示。

图3-5 设置完毕后的纲目结构

    三、输入文档内容

    1. 使用“公式编辑器”输入公式

    在论文撰写中，需要输入各种复杂的公式，我们可以用公式编辑器完成。我们以论文中的公式(2.2)

为例，练习公式的输入。

    (1)单击【插入】→【对象】命令，从“新建”选项卡下面的“对象类型”列表中选择“Microsoft 公式3.0”，然后单击【确定】按钮。

    (2)在如图3-6所示的“公式”编辑框中输入“S(X)=”，然后在“公式”工具栏中选择“分式及根式模板”，从中选取如图3-7所示的分式模板，输入分子和分母。

图3-6 “公式”工具栏和“公式”编辑框

                 图3-7 分式及根式模板                    图3-8 积分模板

    (3)在分号的右边单击，然后在公式工具栏中选择“积分模板”，从中选取如图3-8所示的积分模板，输入积分的上下限及积分函数。用类似的方法，选择所需的模板和符号。

    2. 插入流程图

    在论文中，可以使用“自选图形”来制作流程图。我们以“毕业论文(草稿).doc”中(2.6)节中的流程图为例，练习制作流程图。

    (1)单击“绘图”工具栏上的【自选图形】→【基本形状】→【矩形】命令。

    (2)Word会在当前光标所在的位置创建一个绘画画布，移动鼠标指针到画布中，当指针变为“十”字形时，拖曳鼠标绘制矩形，如图3-9所示。

图3-9  绘制矩形

图3-10 “添加文字”命令

    (3)用右键单击矩形，从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，如图3-10所示。当矩形框中先是闪烁的光标时，在矩形中就可以输入文字“读取图像”。

    (4)用类似的方法制作流程图中其它的箭头、菱形等其它图形。

    (5)添加连接符。

    流程图中的每一个图形都需要与其它图形相连，连接线可以是直线，肘形或曲线等多种。我们可以使用“自选图形”中的连接符来制作连接线。方法是

    1)单击图形，选取【自选图形】→【基本形状】→【连接符】。

图3-11  拖曳鼠标绘制连接线

图3-12 绘制完成的连接线

    2)鼠标指向初始图形，此时该图形四周边框会自动出现四个蓝色的控点，在适当的控点处单击，拖曳鼠标绘制连接线到达目标图形的控点位置，如图3-11所示。释放鼠标，连接符的绘制便完成了，如图3-12所示。连接符会随所连接的图形的位置改变长度和方向。

    四、设置页眉和页脚

    论文要求页码由正文起用阿拉伯数字连续编排，5号宋体字，页脚居中排列。页眉也由正文起设置，“引言”或 “第XX章 XXXX”等大标题与 “青岛大学*士学位论文”交替出现，5号宋体字，居中排列，页眉底下划一条线。

    1. 分节

    根据论文格式要求，页眉和页脚从第一章开始。摘要和英文摘要部分，不加页眉和页脚。所以从每一章开始将整个文档分成两节。

    (1)鼠标在“第一章 引言”前单击。

    (2)单击【插入】→【分隔符】→【分节符】→【下一页】。

    此时，全文分成两节，可以设置不同的页眉和页脚。

    2. 设置奇偶页不同的页眉和页脚

    (1)单击【文件】→【页面设置】，打开如图3-13所示的“页面设置”对话框。

    (2)切换至“版式”选项卡中，设置页眉2.5cm，页脚2cm。

    (3)选中“奇偶页不同”选项。

    (4)单击【确定】按钮。

图3-13 “页面设置”对话框

    3. 设置页眉与页脚

    (1)将光标移至“第一章 引言”后，单击【视图】→【页眉和页脚】，打开“页眉和页脚”工具栏，同时页眉与也叫处于编辑状态。因本节页眉与上一节不同时，因此要保证“页眉与页脚”工具栏上的“同前”按钮未被按下。

    (2)设置第2节的奇数页页眉为“第X章 XXXXX”。

    a)单击【插入】→【域】，在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。在“域名”列表中选择“StyleRef”。 在“域属性”列表中选择“标题1”。选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。如图3-14所示。单击【确定】按钮。至此可以插入编号部分——“第X章”。如图3-15所示。

    图3-14 “域”对话框

    图3-15  奇数页页眉的编号部分

    b)在“第X章”后输入两个空格，再单击【插入】→【域】，在打开的“域”对话框中选择“链接和引用”类别。在“域名”列表中选择“StyleRef”，在“域属性”列表中选择“标题1”。但不要选中“域选项”中的“插入段落编号”复选框。单击【确定】按钮。至此插入了标题文字。如图3-16所示。

    图3-16 奇数页页眉

    c)设置页眉的格式为5号宋体字，居中对齐。

    (3)单击“页眉和页脚”工具栏上的“下一项”按钮，显示第2节“偶数页页眉”，输入“青岛大学硕士士学位论文”。格式为5号宋体字，居中对齐。如图3-17所示。

    图3-17 偶数页页眉   

    (4)单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，开始编辑页脚。单击“页眉和页脚”工具栏上的“页码”按钮，在页脚中插入页码。5号宋体字，居中对齐。单击“设置页码格式”按钮可以选择页码的样式。

    五、生成文档目录

    1. 设置要在目录中显示的文字

    可以显示在目录中的文字包括3部分：

∙ ∙         样式：应用了标题1～标题9样式或基于这9个样式的自定义样式的文字。

∙ ∙         大纲级别：被设置为1～9级大纲级别的文字。

∙ ∙         目录项域：使用目录域项(TC域)标记的文字。

    (1)将文档中的标题段落应用各级标题样式。这一步我们在建立文档纲目时已经完成了，可以再检查一下有无遗漏或错误。

    (2)切换到大纲视图，保证将要显示在目录中的文字设置为正确的大纲级别。已经应用了内建标题样式的段落的大纲级别已自动设置，也可以将没有应用内建标题样式的文字设置为需要的大纲级别，以显示在目录中。

    (3)若不能应用内建标题样式，也不能设置大纲级别的文字位置，若需要显示到目录中，可以使用目录项域。

    例如，我们需要在目录中显示“英文文摘”，但文中并无这4个汉字，我们可以使用目录项域标记英文文摘的位置。方法是：

    a)在英文文摘题目前单击鼠标，然后按下快捷键Alt+Shift+O，打开如图3-18所示的“标记目录项”对话框。

    图3-18 “标记目录项”对话框

    b)在“目录项”文本框中输入“英文文摘”，将“级别”设置为1，单击【标记】按钮。这样便在光标处插入了一个TC域代码，如图3-19所示。默认情况下，TC域代码是隐藏的，我们看不到，可以单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏标记”按钮进行切换。

    图3-19 插入的TC域代码

    c)插入TC域也可以单击【插入】→【域】，从“域”对话框中选择“索引和目录”类别中的TC域。

    d)同样，我们也可以在第一页的“摘要”前插入一个TC域。

    2. 插入文档目录   

    (1)在文档开头单击鼠标，输入“目录”，并设置为规定的格式。

    (2)回车另起一行。单击【插入】→【引用】→【索引和目录】。打开如图3-20所示的“索引和目录”对话框。

图3-20 “索引和目录”对话框

    (4)将“使用超链接而不使用页码”选项取消。选中“显示页码”和“页码右对齐”选项。显示级别设置为3。

    (5)单击【选项】按钮，打开“目录选项”对话框。如图3-21所示，将“样式”、“大纲级别”、“目录域项”都选中。并选择有效样式。若文中没有插入目录域项，则可不选该选项。

    图3-21 “目录选项”对话框

    (6)单击【确定】按钮，返回“索引和目录”对话框。单击【确定】按钮，生成的目录如图3-22所示。

    图3-22 生成的文档目录

    (7)若文档内容更改，产生页码或目录项的变化，可用右键单击目录，从快捷菜单中选择“更新域”命令。

    至此，一篇较长的毕业论文，我们就编辑得差不多了。在长文档的编辑中，还有许多需要注意的问题，同学们可以在实际使用中继续加以掌握。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/850916f8c8d376eeaeaa3147.html