篇一：公文规范与材料写作
公文规范与材料写作（讲稿）
办公室工作千头万绪，但归结起来不外乎三件事：办文、办事和办会。办事和办会都离不开办文，办文是办公室工作的基础性工作。办文质量和效率的高低，直接影响办公室工作的质量和效率，对内可以反映办文人员的综合素质，对外则代表机关和企业形象。
20xx年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》，从20xx年7月1日起施行，首次实现了党政机关公文纸型、文种、版式、格式标准的统一。这虽是党政机关的公文处理规定，对企业同样适用。因为企业经常与国家机关有公文往来，企业的公文处理规范原则上参照国家公文处理规范。
公文格式规范
拟定公文是一项严谨、严肃的工作，必须遵循公文格式化原则，认真落实规范化要求。公文格式是公文的脸面、公文的气质、公文的尊严。做好公文格式规范化工作事关公文权威性和文件的贯彻落实，不是小事，而是大事，每一位拟文工作人员都应予以重视。
一、规范公文格式的基本概念
（1）什么是公文格式
公文格式是指公文的规格样式，是由纸型、版心和周围空白尺寸以及系列公文要素构成的特定文书形式。按照这种特定格式拟制形成的公文，经程序签批上报下发后，具有相对独立性、特殊权威性和法定效力，明显区别于其他文字材料。
（二）怎样规范公文格式
主要有三种方法可供参考：重点是抓头、看尾、顾正文。
1．抓头。看人先看脸，看文先看题，看公文首先是看红线以上部分。这个部分是红头文件的重要标志。应根据公文的具体情况，看文种标志是否正确，份号、密级和保密期限、紧急程度是否需要标注，发文字号是否准确，上报公文是否标注了签发人及签发人姓名。
2．看尾。主是看文尾部分。主要是版记部分档注是否按照新的标准执行。按照新的公文格式标准，机关公文不再标注主题词，版记不再标注印发份数。
3．顾正文。就是看正文文体部分。从公文标题、主送机关、公文主体到结束语、附件说明、机关署名、成文日期、附注等要素都要重视，公文类别的具体情况标注清楚。
（三）公文格式有哪些要素构成
公文格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文种、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、发放层次、抄送机关、印发版记、页码等要素构成。
（四）规范公文格式有哪些基本要求
1．要有规范意识。规范就是标准化、正规化。作为文秘人员，要树立规范公文格式就是规范工作方式、行为方式的观念，做到自觉养成、点滴养成。
2.要有责任意识。责任就是担当。一纸不像样的公文上报下发，轻则影响单位、企业和个人的形象，重则影响文件的贯彻落实，事关全局，责任重大。
3.要有耐心、细致的作风。公文格式的规范性关健在于它的细节要求。即主要体现在细节上，可谓细节决定成败。注意细枝末节，不可粗心大意。
二、规范公文格式的方式方法及范例
规范的公文格式，在于公文各要素标注和格式印制的标准化。尤其是新旧标准交替后，要改变原有习惯，是比较难以把握的，应该仔细领会。细节比较繁琐，却非常重要，为便于理解，我将从份号开始到最后的版记作逐一介绍。
（一）关于份号
份号（编号），是公文印制份数的顺序号。用6位3号阿拉伯数字标注于公文首面左上角顶格第1行，数字前用特殊符号№标示，之后用虚数加实数标示。以第1序号为例，实号前加5位虚数0，后标1，如№000001等。如印发份数超过6位数，则以实有数为准。正式文件的印制份号数字套用红色。
所有密级公文，虽不是密级但内部重要公文应当标注份号，上报下发的密级文件应该逐一登记，以防文件丢失，也便于查询。
（二）关于密级和保密期限
密级即秘密等级，分为绝密、机密、秘密三个等级。保密期限即公文内容的保密时限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密机密秘密和保密期限。密级和保密期限标注于份号下方。密级如机密二字用21磅或3号黑体字，两字之间空1字，如密级与保密期限同时标注则不空字；密级与保密期限中间用★号隔开，保密期限中的年限数字用阿拉伯数字标注。保密期限标注与否要视公文保密程度情况确定。最高保密期限相应分为三个档次：绝密为30年，机密为20年，秘密为10年。密级如果没有标注保密期限，超过最高期限视为自行解密。
范例1
№000001
秘密
中共**省委统战部文件
★
范例2：
№000001
秘密★15年
中共**省委统战部文件
★
（三）关于发文字号和签发人
1.发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成，标注于发文机关标志下方居中、红色横线之上（4mm处），如上报公文需标签发人，发文字号则标注于左下方，左空1字，签发人及姓名在右侧，右空1字。发文字号要以简明、准确、没有歧义为原则。
发文字号用3号仿宋体。年份和发文序号用阿拉伯数字，年份用中文六角括号〔〕括入，序号前不加第也不加0。
关于机关代字。机关代字由区域或机关代字构成，或区域代字加机关和部门代字构成。区域代字用当地简称标注，如**省用**字；机关代字一般用机关开头那个字标注，如组织部用组字，机要局用机字等；或用机关加部门开头那个字标注，如一隆公司办公室用一司办等。机关代字一般使用两至四个字组成。
文于文种代字。这种情况比较复杂，有的公文标志容易分别，如上行文用报，下发的通知用通，函用函等。
关于发和字的使用。从常用的发文字号来看，发一般用于下行文或平行文，既代表发文的意思，又起到联结作用：字用于平行文，多表现在发文量较多的大机关业务主管部门的公文中。比较规范的用法是：发一般在机关统发文中使用，属下行文、平行文类别，如批复、意见、决定等文种用发比较规范。字一般在机关的部门分类文中使用，如某办公厅在内部或系统单独发文，可以用字，如厅字〔20xx〕1号等。
2.签发人
上报的公文应当在发文字号右侧注明签发人，签发人后面标注签发人的姓名。签发人三字用3号仿宋字，后标全角冒号；签发人姓名用上述字号楷体字，右空1字。
范例1：
№000001
秘密
xx省人民政府文件
x府发〔20xx〕1号
范例2
№000001
秘密★3年
xx省工商行政管理局
x工报〔20xx〕1号签发人：xxx
（四）关于标题
标题分为一级标题、二级标题、三级标题、四级标题，一般
不设五级标题。一级标题即公文标题，二级标题、三级标题即公文中的结构、层次标题。公文标题由发文机关全称或规范化简称、事由加文种三部分组成，于红色横线下方位置，上空约正文的2行居中排布。多行标题排列为正**、倒**或菱形，不采用上下长度等同的长方形和上下长、中间短的沙漏形。从实际效果和美观角度看，两行及以上标题一般采用倒**形排布居多。两个以上机关名称之间用空格分开，不加标点符号，正好换行是省略；主标题除法律、规章和转发公文加书名号，个别特殊词组四项教育加双引号外，一般不用标点符号，用空1格方式分开，特殊情况的标题可加顿号隔开。标题回行时，要做到词意完整，不能让词目产生歧义为原则。
公文一级标题一般用22磅或2号方正小标宋体（未安装小标宋体的可用华文中宋加粗）。副标题用17磅或3号楷体。二级标题、三级标题分别用17磅或3号黑体、楷体，四级标题与正文内容字体、字号相同。
公文标题主要有以下几种：
形式一：发文机关+介词关于+事由+文种
如：xxxx关于xxxxxx的意见
形式二：关于+事由+文种
如：关于转发xxxx《关于xxxxxxxx的通知》的通知
形式三：会议名称+文种+题下标示加小括号
如：中国共产党xxx届委员会xx次全体会议公报
（x年x月x日中国共产党xx届委员会第x次全体会议通过）
（五）关于主送机关
主送机关是公文的主要受理机关，使用机关全称或规范化简称。主送机关名称与正文内容的字号、字体相同，位于标题下空1行位置，左侧顶格排布。
上级机关对下级机关印的公文，称为普发性公文，凡接受公文的机关都是主送机关，即受文机关；下级机关向上级机关报送的公文，一般只写一个主送机关，如确需同时报送另一机关，可用抄送。
（六）关于正文
正文是公文的主体，用来表述公文的内容，是公文的核心。主体部分视公文情况可分段落、层次，篇幅较长的公文除公文标题外，还有二级标题、三级标题、四级标题，内容应围绕各级标题展开阐述。正文内容段首前空2字，段落之间一般不空行，数字、年份不能回行，段尾单字不能成行。特殊情况为划分层次，段落间可空1行。
（七）关于附件说明和附件
附件说明即为公文的顺序号和名称，位于正文和发文机关署名之间，与正文下空1行，左空2字，后标全角冒民和附件名称，如附件说明：xxxx。如有两个以上附件需标序号，序号用阿拉伯数字；如附件名称较长需转行时，应对齐上一行附件名称的文字，不能与序号对齐。附件名称后不加标点符号。
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的附属要件。附件二字用正文同样字号黑体字，置于附件正文左上角顶格排，有序号时应加序号。如附件１，附件标题与附件二字之间空２行。附件应排在版记之前主件之后，与主件一起装订。
（八）关于发文机关署名
发文机关署名应当用全称或规范化简称，位于正文右下方２－３行处，右空２个字。两个以上机关联合发文，如需加盖印章，按照编制序列或主办、协办单位分别左右排布；无须加盖印章的，发文机关名称居右、右空２字上下等距排布，长度相同。一般对外发文用全称，村级机关内部或对直属单位可使用规范化简称。
（九）关于成文日期
成文日期，署会议通过或发文机关主要负责人签发日期。特殊情况署印发日期。
成文日期使用阿拉伯数字，置于发文机关署名下方，以机关名称第一个字为基准右空２个字。如成文日期长于发文机关名称时，居右排时后空２个字。决议、决定等只在附注中标注发布层次的公文，成文日期加小括号标注于标题下方居中位置。
（十）关于印章
印章是公文生效的标志，是发文机关的身份标志，具有权威性和强制性。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。有特定发文机关标志如专用字体的和电报可以不加盖印章。加盖印章应上不压正文，居中下压署名机关名称和行文日期。
（十一）关于附注
附注是印发传达范围等需说明的事项。如果公文使用题下标示，即正文开头未标明主送机关的，则需要标明文件印发范围或者发布层次。附注标注在成文日期下一行、首行缩进２个字加小括号标注，字体、字号与正文相同。如发布层次较多，可转行。有关需要说明或便于联系的事项，可用附注说明。
范例：
中共xx市委政法委文件
x政报〔20xx〕10号
★
关于xx县发生群体性事件情况的报告
中共xx省委政法委：
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx(导语)
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx（主体内容）
专此报告。
附件说明：1.xxxxxxxxxxxxxxxxx
2.xxxxxxxxxxxxxxxxx
中共xx市委政法委员会
20xx年x月x日
（附注：印发范围或需说明的问题或联系人及电话）
（十二）关于抄送机关
抄送机关是指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他机关，或特殊情况下需请办协调的机关。位于印发机关名称和印发日期上一栏。
公文如有抄送机关，在印发机关和印发日期上一栏左空半个字，字体与正文相同，字号比正文小一个字号，抄送二字后标全角冒号；抄送机关名称用逗号隔开，如有回行，与抄送冒号后的抄送机关名称对齐，在最后一个抄送机关后标句号。不使用抄报办法处理。（十三）关于版记
版记是由公文印发机关名称、印发日期和横线组成。
印发机关名称、印发日期字体与正文同，字号比正文小一号。印发机关名称左排，空半个字、印发日期右排，后空半个字，之间不用标点符号。版记中的分隔线与版心同宽。如上报公文，日期后不用印发二字，只用印字即可。
如果版记页和前面一页都没有正文，则版记不标页码。新的格式标准中，版记中不再标示印发份数。
抄送：xxx,xxx,xxx，xxxx。
xxx市政府办公厅x年x月x日印发
(十四)关于页码
页码用4号半角阿拉伯数字，置于版心的下边缘，左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左，左侧装订。如果版记页面和前一页都没有正文，则版记页不标页码。（十五）关于正文部分字体、字号及排版要求
正文是公文主体，其字体、字号和排版都有明确要求。按照新的格式标准，一般情况，公文一级标题用22号或2号方正小标宋体，二级标题、三级标题分别用3号黑体和3号楷体，内容用3号仿宋体。如确需使用四级标题，则与正文内容字体、字号相同并加粗。排版上空约39mm,下空约33mm，按照每页22行，每行26个字或28个字设置，每页行数和字数视情可增加或减少1行至2行、上个字至2个字，版心高度不变。但转发通知类的文件，文件正文用3号楷体，转发的文件正文用仿宋体，转发的文件另起一页，大标题上空2行。（十六）关于数字层次排列
第一层次分别用汉字一、二、三置于红色反线(不含红色反线)以下至主题词(不含主题词)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素。
1、公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序号可写“001”，最后一份的序号可写成“100”。标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。
2、秘密等级和保密期限
秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，并且标识密级的两字之间须空1个字;如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“★”隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。
3、紧急程度
紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，
顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字;如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4、发文机关标识
发文机关标识，《中国共产党机关公文处理条例》称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”：“命令(令)”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm;上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm.“命令(令)”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm.发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm.联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。
5、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。“命令(令)”的发文字号标注在“命令(令)”的发文机关标识下边缘空2行居中位置：“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。
6、签发人
发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名
之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm.
7、红色反线
红色反线一般标印在发文字号(公文的最高规格是什么)之下4mm处，其长度与版心等宽(即156mm)。
——主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。
1、标题
公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，印(转)发“方案”、“计划”等没有抬头的公文或其他资料性的公文，标题中一般不冠原制发机关名称，而将原制发机关名称及成文时间在印发的原文标题下注明，并用圆括号括起来。
公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号小标宋体字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，更不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。
2、主送机关
主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”;中院对下行文，其主送机关排列形式一般是：“各基层人民法院，中院各部门”。
主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关;
向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。
3、正文
正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格;数字、年份不能回行。“命令(令)”的正文置于令号下空2行的位置。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号;引用外文应当注明其中文含义;日期应当写明具体的年、月、日;必须使用国家法定计量单位。用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一;公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字;用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：
第一层用“一、”“二、”“三、”……
第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三层用“1、”“2、”“3、”……
第四层用“(1)”“(2)”“(3)”……
绝对不可以将层次颠倒过来，随意使用，比如用“(一)”“(二)”“(三)”……作第一层，用“一、”“二、”“三、”……作第二层，等等，这是不允许的。
4、附件
附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料(包括图表)。公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅二个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：
附件：(1)xxxxxx
附件：(2)xxxxxx
本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/7eef92bdb6360b4c2e3f5727a5e9856a561226ed.html
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