公文概述

公务文书概述

第一节 公文的特点、作用、种类

一、公文的概念及特点

（一）公文的概念

公文就是公务文书的简称。公文有狭义和广义之分。

广义的公文是机关、团体、军队、企事业单位在进行公务活动中形成的具有一定格式和效用的文字材料。

狭义的公文指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

我们一般所说的公文即指行政公文。

（二）公文的特点

1.明确的公务性 2.法定的权威性

3.作者的法定性 4.严格的程序性

5.特定的体式性 6.语言的庄重性

二、公文的作用

（一）法规和准绳作用（明法）

（二）领导与指导作用（传令）

（三）宣传教育作用（宣教）

（四）公务联系作用（纽带）

（五）凭证记载作用（凭籍）

三、行政公文的种类

2000年8月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》规定了13种公文。即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。见P35。

（一）按行文方向分：上行文（下级机关向上级机关报送的公文。如请示、报告）、下行文（上级机关向下级机关下发的公文，如命令、批复等）、平行文（平级机关之间发送的公文，如函）。

（二）按紧急程度分：特急、急件。电报分为特提、特急、加急、平急。

（三）按秘密等级分：绝密、机密、秘密、普通。

课堂练习

判断题

1．XX商场大型服装展销公告。（ 错 ）

2．XX县税务局通知建筑税纳税的有关事项，用公告。（错 ）

3．中共XX市纪律检查委员会公布关于严肃党纪、杜绝“走后门”等不正之风的有关规定，用通告。（ 对）

第二节 行政公文的格式

行政公文的格式就是它们的外观样式，为便于信息的传递、接收和处理，应用文书大都有固定的书面格式和内在结构。

公文格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其他文种，区别于一般文章，便于处理、存盘、管理和使用，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。

一、用纸和印装

（一）用纸：A4型

（二）页边与版心的尺寸

天头（上白边）37毫米;订口(左白边)28毫米,地脚少于天头(35毫米),右边约26毫米。误差1毫米左右。版心尺寸为156米X225毫米（不含页码）。

（三）文字符号从左至右横写、横排。

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页22行，每行28字。

（四）装订：左侧骑马订或平订。

二、行政公文中各格式要素的标示规则

（一）文头部分（眉首）

文头部分包括公文份号、秘密等级和保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、红色间隔线。位于公文首页上端，一般下行文约占A4型公文纸的1/3；上行文约占A4型公文纸的1/2面积。

1．公文份号，是依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。

2．秘密等级

是指公文秘密程度的等级，简称密级。分为“绝秘”、“机密”、“秘密”几种。

保密期限是对文件保密时效的规定，有30年、20年、10年等。

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，中间用五角星符号隔开，如“机密★5年”。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。

上行文则标在发文机关标识右上方5毫米处，右顶格。

3．紧急程度

指对公文送达和处理的时间限度。紧急公文，分“特急”、“急件”，有时还在文件封套上写上“限×时送达”字样。紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

如 机 密

特 急

上行文则标在发文机关标识右上方5毫米处，右顶格。如需同时标明密级，则标识于密级下方。

4．发文机关标识（版头）

（1）单独行文

文件名称，由 发文机关全称（规范化简称）+ 文件

如：“河南省人民政府文件”、“ 开封市商业局文件”、“黄河水利职业技术学院文件”。（也有由规范化简称后加“文件”组成，如：中国共产党中央委员会办公厅 规范化简称为：中共中央办公厅 + 文件）。

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