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学生干部日常工作文书写作培训

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学生干部日常工作文书写作培训
XX大学海洋学院闫治

一、加强团学干部日常工作文书写作培训的重要性和必要性
（一）写作能力总体比较欠缺。（二）写作水平良莠不齐。
二、文书的相关知识（以公文为例）（一）概念
党政机关写作的处理公务的文书。（团是党的有力助手和后备军）
（二）类型 1.法定性公文
（1）党：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种；
（2）政：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。
2.一般性公文
（1）管理性公文：规定、办法、细则、章程、制度、守则等；
（2）事务性公文：计划、总结、调查报告等；（3）会议性公文：会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等；
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（4）技术性公文：技术鉴定书、说明书、投资预测等。（三）作用 1.指导作用。 2.协调作用。 3.凭证作用（四）主要特点
1.受命性。（必须按上级的意图进行） 2.权威性与约束力。 3.实用性与时效性。
4.格式化。（文头的制作、界栏线的使用、印章的盖法、标点符号的使用、数字的用法、主送和抄送两术语的使用，字体和字号的用法等）
5.语言要求。定性定量，庄重严谨，简洁明晰。（五）其他主要问题 1.数词的使用
（1）结构层次序数。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（2）其他类别数词的使用。《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”此外，在公文条数中，“第”字后面要使用汉字，但文号“第×号”可用阿拉伯数字；数字、年份不能回行。
2.计量单位的格式
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要使用国家规定的标准计量单位，如“米”、“千克”，不要使用“市斤”、“丈、尺、寸”等计量单位。
3.用语的格式
（1）开头语式。常用“兹”、“按照”、“根据”、“为了”等领起句子，作用在于说明一份公文写作的依据、原因、目的等。
（2）承启语式。如由事由文字向事项文字的过渡语式：“……为此，特制定本方案或作如下通知……”，内容转折达到最简洁要求。
（3）结尾语式。作为公文的特别格式，不同的文种有不同的语式，如请示用“妥否，请批示”等；函用“特此函告”、“专此函达”等；通知用“特此通知”等。
（4）经办语式。如“业经”、“兹经”、“已经”等，表示已对公文实施处理、执行的各方面情况。
（5）引叙语式。常用“惊悉”、“近悉”等，引述对方来文的内容。
（6）期请语式。常用“拟请”、“报请”、“恳请”等，表示发文者希望公文得到批准、回复的期望。
（7）征询语式。常用“当否”、“妥否”、“可否”等，表示询问上级机关有关事项的意见和态度。
（8）转用语式。用“批转”、“转发”，指对下级和上级或不相隶属机关公文的转用。
4.引用文号的格式
《国家行政机关公文处理办法》中规定：“引用公文应3 / 13
先标题，后发文字号。”如“……按照《共青团XX大学委员会2009年工作要点》（海大团[2009]1号）的有关要求……”
5.用纸格式
要使用国际标准纸型，即A4型长297mm×210mm。 6.字号及段落格式
（1）红头文件。标题为宋体，二号字，加粗；正文为仿宋体，三号字；行距为28磅。
（2）一般文件。标题为黑体，小二号，加粗；正文为仿宋体，四号字；1.5倍行距。
7.装订格式
（六）公文不得越级主送。
三、团学干部工作中几种常用公文的写法
（一）决定：各级行政机关经常使用的下行文。它主要反映重大事件或重要问题，具有较强的指令性，一经下达，必须坚决贯彻执行。
【写法】
1.标题。发文机关＋事由＋文种，或者事由＋文种。例如：《共青团XX大学委员会关于成立XX大学团校的决定》
《共青团XX大学海洋学院委员会关于任免学生干部的决定》
《共青团XX大学政治与公共管理学院委员会关于2006年暑期社会实践不合格论文（调查报告）处分的决定》
《中共XX大学政治与公共管理学院委员会关于撤销共4 / 13
青团XX大学政治与公共管理学院委员会关于2006年暑期社会实践不合格论文（调查报告）处分的决定的决定》（非法规、规章，不加书名号）
2.正文。包括重大事项、重大安排决定，或者奖惩决定，或者变更撤销决定。
（二）通知：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
【写法】
1.批转和转发通知：标题为发文机关＋“批转”或“转发”＋原件标题＋文种；正文要写明批转或转发的对象及意见。
例如：《共青团XX大学政治与公共管理学院委员会关于转发共青团XX大学2006年工作要点的通知》
2.发布性通知：标题为发文机关＋“发布”（或颁发、颁布、印发等）＋原件标题＋文种；正文要简短，写明执行要求。
例如：《共青团XX大学政治与公共管理学院委员会关于印发〈政治与公共管理学院学生干部述职实施办法（试行）〉的通知》
3．传达性通知：标题为发文机关＋事由＋文种，正文要写明原由、事项和要求。
例如：《共青团XX大学委员会关于开展2009年暑期社会实践的通知》
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4.任免通知：任免通知通常以任免决定为前提。例如：《共青团XX大学委员会关于同意曲凯辞去学生副书记职务的通知》
（三）报告：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时使用的公文。有工作报告、情况报告、答复报告、递送报告等。被动性
【写法】
文面结构由标题、主送机关、正文、落款等。标题不署发文机关，通常只有一个主送机关。结尾一般如下：“特此报告”、“专此报告”。
例如：《关于共青团XX大学第五次代表大会筹备工作进展情况的报告》
《关于XX大学学生会第十二届委员会选举结果的报告》
（四）请示：向上级机关请求指示、批准用的公文（“请求指示”）。遵守五项请示规则。呈请性、主动性
【写法】
1.标题。关于＋事项（问题）＋（的）请示，一般省略发文机关。
例如：《关于举办XX大学纪念“五四”运动90周年文艺晚会的请示》
（请款程序：请示→批复→请批函→请款）《关于成立XX大学学生礼宾队的请示》
2.正文。要写清请示事项的相关背景、工作性质或意义。
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结尾一般如下：“以上请示当否，请批复”、“以上请示，请批复（审批）”。
（五）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项的公文。“不相隶属机关”主要有以下几种情况：一是同一级党委、政府的各党委、人民政府之间，二是上级党委、政府部门和下一级党委、政府之间，三是不同党委、行政系统之间，四是同一党委、政府的各部门之间。函的行文具有短小轻捷、制作灵活的特点。根据其使用X围，可分为商洽函、问答函、请批函三种。要求用语诚恳谦和、语风简单明了、事项条理清晰。
【写法】
1.商洽函：指用于商洽工作的函，如联系有关业务、学习事宜、有关人事调动的事宜、催办公务等。
例如：《共青团XX大学委员会关于请予支持开展“世博校园行”XX大学站系列活动的函》
2.问答函：指用于询问和答复有关问题的函。一般说来，是问什么就答什么；但其中两种情况比较特殊：
（1）有时上级机关因特殊的情况不便答复下级机关的某种请示，而授权让有关业务主管部门予以答复，在这种情况下，函就可以用来回答有关机关的请示。
例如：《关于召开XX大学2009年度共青团工作研讨会的复函》
（2）如果函答复的是一些重大事项，则它具有批复的性质，此时，它就不同于一般的答函了，它回答的是各相关7 / 13
单位都应遵守执行的。
例如：《共青团XX大学委员会关于特殊团费收缴工作给共青团XX大学法学院委员会的复函》
3.请批函：指请求批准的函。
（1）向有关主管部门请求批准，即向有关业务管理权限部门请求批准。
例如：《共青团XX大学委员会关于改善办公条件需购置电脑等办公设备的函》（国有资产管理处）
（2）请求有关部门执行上级的批复。某些请示，经上级批复后，还要向有关业务主管部门办理有关手续，这时，在规X的行政公文办理中，就要写出请批函请求办理。
例如：《共青团XX大学委员会关于请求划拨2010年暑期社会实践专项经费的函》（计划财务处）
4.报送函：指平级机关之间互相报送有关文书材料用。例如：《共青团XX大学委员会关于报送共青团工作规章制度的函》
（七）计划：为完成某一预定目标而对工作活动的步骤和方法做出具体安排的文书。计划具有以下特点：工作目标的预测性、工作的具体安排性。
【写法】
1.标题。计划标题的写作可分为两类，一类是公务文书