合同管理制度(修订版)
发布时间：2019-09-13 来源：文档文库
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合同管理制度（修订版）
一、目的
为规范**公司（以下简称“公司”）合同管理工作，明确管理职责，界定管理层面、提高管理效能。做到管理有规章、签约有约束、履行有核查,有效防范与控制合同风险，维护公司合法权益。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，并结合公司实际情况，制定本制度。
二、定义
本制度所称的合同，是指公司与公司以外的自然人、法人、其他组织之间就设立、变更、解除民事权利义务关系所签订的协议。
三、适用范围
（一）本制度适用于公司的合同管理工作（劳动合同除外）。
（二）本制度适用于公司所属的各分、子公司。公司所属的各分、子公司可参照本制度制定适用于本经营实体的合同管理制度或办法。
（三）公司及所属各分、子公司之间的合同管理按照本制度执行。 （四）公司建立“统一管理、统一审查、分级负责、全程监控”的合同管理体制。
（五）除本制度另有规定外，公司的生产、经营、项目建设等一切对外交易活动，均应签订书面合同。
四、合同管理职责
（一）公司及所属各分、子公司对外签订及履行合同时应做到遵守法律法规、诚实守信、保守秘密、维护公司利益。 （二）合同管理由合同主办部门、总裁办、财务中心及其他相关部门分别行使职权，各部门行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则。
（三）公司各中心、各办及所属业务部门为合同主办部门。合同主办单位（部门）是合同业务的直接责任人，对合同的订立、履行全过程负责。具体职责如下：
1、负责确保合同项目计划经公司有效审批；确保合同标的内容与计划一致；确保合同申报的内容准确；确保文本、资料规范、完整、真实；确保合同标的满足相关技术要求（产品的技术性能、标准、质量等）；
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2、负责审核合同相对人的签约资质和履约能力。合同相对人是法人的，应验证其相关资质文件原件并索要复印件，并加盖其公章；合同相对人是自然人的，应验证其有效身份证件原件并索要复印件、联系方式、经常居住地等信息；
3、负责进行合同谈判；
4、负责本部门合同的起草，对报审的合同进行初步审核，保证内部合同管理规范、完备；
5、负责对本部门业务所涉及的重要合同（如年度采购合同、年度销售合同、投融资合同等）发起评审、会审工作，沟通相关部门及领导意见，形成工作纪要，指导完成合同起草和拟定；
6、负责办理合同签订的内部审批手续和外部登记、鉴证等工作。 7、负责统计、监督和跟踪本单位（部门）合同签订及履行情况； 8、负责协调合同纠纷工作；
9、负责本单位（部门）合同管理的基础工作，包括建立合同台账、档案等； 10、公司赋予的其他职责。
（四）公司业务主管部门负责与本部门职责有关的合同管理工作。 1、财务中心：负责对合同履行的资产、资金、价款、结算等进行审核监督。具体职责如下：
（1）履行合同所需资金或所涉及资产的合理性及资金安排的可行性； （2）审核合同金额（类型、大小写等）是否正确、准确；税负、发票相关条款是否符合相关法律法规的规定；付款条款的正确性、合理性及适当性；
（3）认为需要审核的其他内容及公司赋予的其他职责。
2、信息中心：负责公司OA系统中合同申报、审批流程的系统维护。 （五）总裁办法务负责人：全面负责公司的合同管理工作，主要承担以下管理职责：
1、负责公司合同相关管理制度的制订、修订； 2、负责公司合同的法律审核；
3、公司标准合同文本的起草，根据公司业务需要，每年组织相关业务部门对标准合同文本进行修订完善；
4、负责公司范围内合同管理工作的指导、监督和检查工作；
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5、负责或配合外部法律顾问对公司合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼工作；
6、配合人力行政中心组织合同管理人员的业务培训、考核；
7、公司赋予的其它职责。
（六）合同主办部门为最终签约部门，其他部门应当在本部门职责和权限范围内对合同进行审核，并协助、配合、监督合同的签订和履行。
五、管控说明
（一）合同主办部门与他方达成合约意向，经协商一致，除即时结清者外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。
（二）特殊情况下，以传真、公文信件或者电子邮件等方式签订合同的，应当随即以正式的书面合同予以确认。
（三）合同主办部门应在交易开始前办理完毕合同签订事宜。非遇突发事件等特殊情况，坚决杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生；确遇特殊情况需事后补签合同的，应在事后3日内履行合同签订审批流程，并在OA系统合同审批流程中写明合同补签原因。
（四）原则上合同主办部门应使用公司发布的统一合同文本。如无统一合同文本又需多次重复使用的合同文本，由合同主办部门负责起草，经总裁办法务负责人审定后，公布使用。
（五）公司所属非独立法人单位（部门），未经特别授权不得以本单位（部门）名义对外签订合同。
（六）凡未经OA系统合同审批流程审查过的合同，而由合同主办部门私自签订的，由此导致的一切法律风险及后果均由私自签约的合同主办部门负责。
（七）国家法律法规或行业规范对供应商、服务商等的从业资质有规定的，必须选择具有相关资质的单位提供商品或服务。
六、合同起草
（一）合同主办单位（部门）在公司授权的职能范围内起草合同。 （二）订立合同时，必须做到充分协商，合同对当事人权利、义务的约定必须明确、具体，合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应包括以下条款（根据签约需要，选择适用）：
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1、合同标题明确，各方当事人的法定全称、法定代表人、住所应当与各方当事人的有效证件等资信材料载明的情况一致； 2、签约的目的和依据；
3、合同标的。合同标的应具有唯一性、准确性，动产应详细约定规格、型号、商标、等级等内容；不动产应注明名称和坐落地点等内容；不易确定的无形资产、劳动服务、技术转让、工作成果等描述要准确； 4、数量条款。合同应采用国家标准的计量单位、计量方法、计量工具，应约定标的物数量，常年合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）；
5、质量条款。应包括质量检测标准和方式，国家有强制性标准的，应写明该标准的代号全称；如有多种标准的，应约定与合同标的相适应的标准；应写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；
6、价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款。合同中应明确约定支付方式、数额、票据、计算标准和程序、币种等；
7、履约期限、地点或方式条款。履行期限、履行地点应具体明确；交付标的物方式、服务提供方式、结算方式应具体明确；
8、权利义务条款。应明确约定履行过程中各方的权利义务及风险责任的划分；
9、合同的担保条款。合同中对方当事人要求提供担保的，应根据公司规定的程序报批且经有权确认人签字确认；要求对方提供担保的，应当审查对方提供标的物的真实情况和保证人的资信情况；
10、违约责任条款。有法定违约金的，应按规定在合同中写明；法律没有规定或规定不明确的，应根据实际情况具体约定违约金、赔偿金的数额、比例及计算方法； 11、解决争议方式条款。可选择协商、调解、诉讼或仲裁等方式；选择诉讼方式的，签约时应优先选择我方所在地人民法院；选择仲裁方式的，应明确约定仲裁机构的名称； 12、其他条款：合同文本份数；生效的时间和条件；联系方式；附件名称；签约地点、日期；签约各方开户银行及账号；签约各方公章或合同专用章；法定.
代表人（负责人）或代理人签字。
13、除上述条款之外，合同当事人双方可以在合同中增加协商约定的条款，但不得违反法律、法规及本制度的规定。
14、合同各方当事人共同认为必须明确的其他条款。对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同，应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；履约期限1年以上的重大合同应当约定双方联系制度。
（三） 涉外合同的内容按照有关法律规定确定。 （四）合同主办部门应就合同文本统一进行合同编号：
1、合同编号的格式为：公司代码-部门代码-签订年份-流水号。 （1）公司代码一律为“****”；
（2）部门代码：合同主办单位（部门）代码，具体按照公司发布的《****管理制度》执行；
（3）签订年份：即合同签订年份，由四位阿拉伯数字组成。
（4）流水号：合同主办部门该年度所签合同的顺序号，由四位阿拉伯数字组成，是按合同签订先后顺序编制的流水号，自“0001”起，至“9999”止。
（5）补充协议、变更（解除）协议或长期合同项下的订单与主合同共用一个合同编号，但在主合同编号的流水号后，根据补充协议、变更（解除）协议或订单的签订次数及顺序在合同编码后用扩号加两位阿拉伯数字标识，自“01”起，至“99”止。
（五）合同文本除签订日期、合同编号或签字栏内容外，一律采用打印书就， 