业务风险预防

东莞华威铜箔科技有限公司业务风险预防

实施准则

第一章 总则

第一条 为有效地防范销售过程中的风险，最大限度减少经营损失，特制定本实施细则。

第二条 销售风险管理重点：

（一）制度及程序规范执行；

（二）客户选择管理；

（三）业务谈判及合同签订管理；

（四）产品发货及运输管理；

（五）货款回笼及票据管理；

（六）赊销业务管理；

（七）产品质量的信息反馈与处理。

第二章 制度及程序管理

第三条 公司制定的关于经营工作的有关制度、规定及工作程序，是从事销售工作的根本原则和工作要求，是规避业务风险的基本保证。公司员工在工作中必须正确理解、认真执行。

第四条 制度的执行要坚持原则性和灵活性相结合。

（一）产品销售要以市场为导向，各项工作的准备、决策实施要适应市场和客户的需求，不能背离市场和客户。

（二）涉及到产品价格、质量标准、给予客户的政策、货款等关键问题，必须按公司的制度执行，制度规定不明确或超出制度规定的，必须请示领导方可执行。

第五条 员工在按程序工作时，一定要对程序内容负责。凡涉及到合同签订、价格、质量标准、客户索赔、货款的回笼与退回等，在办理过程中除程序符合规定外，更重要的是审核内容是否正确，经办人员、分管领导要对其签字或盖章结果负责。

第六条 员工在任何时候、任何地方都要遵守公司保密制度，保守企业的商业秘密，防止各种形式泄密产生业务风险。

（一）各种涉及到销售计划安排、销售策略制订、价格变动、客户索赔以及生产、质量、仓储、运输等与销售业务有关的事宜的会议内容，任何人不得向与工作无关人员告知，更不得向竞争对手及客户传递。

（二）公司销售方面各种会议应作好会议记录，一般不形成会议纪要外发，确需外发的须经公司总经理批准，由公司办公室登记并严格按批准范围和对象发放。

（三）公司销售部门的业务原始记录必须记录完整、准确，并由专人保管；按规定种类、格式、途径传递报表资料，未经批准任何部门不得擅自制作和传递。

（四）公司销售部门传真、信函必须由部门内勤登记清楚传递对象、时间、经办人等方可发送，且要存档存查。

（五）公司销售部门在处理客户投诉及产品质量投诉时，合同经办部门及业务员未经公司授权，不得向客户出具任何书面材料。

第三章 客户选择管理

第七条 业务员在选择客户（指用户、贸易经销商及其他用户，下同）时，首先要通过当地的工商、技术监督、公安部门，查清其有无从事制假、走私、贩毒或其它危害社会的历史记录，以及现在是否有违法行为，若有违法生产经营行为者，严禁同其发生业务关系。

第八条 建立《客户档案》并及时更新，《客户档案》必须至少包括以下内容：

（一）用户基本资料：企业名称、法人代表情况、企业地址、企业性质、企业年审情况、固定电话号码、公司网址、经营品种及范围等；

（二）用户证明资料：企业法人营业执照、税务登记证、生产许可证、卫生 许可证等复印资料；

（三）企业银行资信等级证明；

（四）用户的生产情况、基本经营状况、企业发展计划及后期投资信息；

（五）用户采购我司产品的名称、用途、采购周期及其每批次采购量；

（六）用户在其与我司的业务往来过程中有关合同违约、货款拖欠及其业务纠纷等重要情况的记录资料；

（七）我司定期对用户进行评估、评定的相关资料；

（八）用户意见反馈及各种类投诉的记录；

（九）用户来访以及用户来访的记录资料。

第九条 认真对客户进行社会信誉、商业信誉和金融信誉分析评估。

（一）客户风险评估程序：由各公司市场、销售部门有关人员组成评估工作组→确定评估标准和方法→实施评估→完成评估报告→确定客户风险级别→确定合作方式并报批备案。

（二）评估办法：由指定人员向评估工作组报告客户基本情况，评估工作组对照《用户档案》

及报告情况进行讨论，对照《信用级别评定表》所列标准对用户进行评估，根据评估情况确定级别。（《信用级别评定表》附后）。

（3）确定风险级别：A级：安全无风险用户； B级：安全少风险用户；C级：风险用户。（四）根据客户不同风险级别制订防范措施 A级：积极推进业务拓展，全面实施相互合作，建立长期战略关系；B级：加强双方业务联系，严格工作程序，控制风险因素；C级：慎重处理所有业务，严格执行业务审批手续，严控风险因素。

第十条 客户信息收集、分析要求

（一）业务人员或客户服务人员在收集客户基本资料时，一定要是最新的当期资料，在全面掌握企业情况时，对企业法定代表人情况要进行全面、准确的了解。

（二）客户的生产经营性质资料，一定要通过当地政府职能部门了解索取，对任何部门提供的资料要仔细鉴别其时效性、真实性。

（三）业务人员或市场分析人员应每月对客户进行跟踪，每月对客户档案内容进行更新，无更新事项时，须在《客户档案》备注栏中注明“本月无更新事项”字样。

第四章 业务谈判及合同签订管理

第十一条 业务员在完成对客户的选择、分析后，进行业务洽谈。

（一）业务员在洽谈每种产品销售业务时，首先要向客户明确我方提供的产品质量标准和产品样品。样品必须同生产产品相符，产品验收必须按我方提供的质量标准和产品样品为准。

（二）业务员在谈判时，要确定质量服务期。对于超出规定期限发生质量问题，我方不予赔偿。

（三）业务员在洽谈时，要明确结算方式、货款回笼期限、逾期回款的违约责任，对不能回款和延期付款的客户，须要求其承诺以何种财产抵押或第三方提供担保。同时应注意抵押财产的手续应合法，依法需要登记的，抵押后必须办理登记。

（四）发生纠纷的解决地为本公司所在地的人民法院。

（五）以上四条均属业务谈判的关键内容，均要以合同形式确定。

（六）业务员在谈判后要形成合同谈判备忘录，参加谈判人员、部门(区域)负责人、业务管理部门要在备忘录上签字。

第十二条 销售合同的签订 销售业务有即时清结销售和合同方式销售两种类型。即时清结销售采取货、款两清方式进行；合同销售须从合同签订、合同执行、合同履约跟踪等进行风险控制和防范。

（一）合同方式销售的基本原则：形成销售合同是公司销售业务的需要、符合《公司销售管理制度》的要求。在得到用户提出的具体、正式的要求后形成销售合同。.合同中标的物情况必须符合公司资源条件和销售政策。销售合同使用公司所制定的统一文本，或通过公司有关合同审批程序批准后的销售合同。履约期限在3-6个月的中期合同、6个月以上的长期合同须经公司总经理办公会通过后，报公司核准。

（二）合同主体的基本要求

1.合同主体应是依法成立的企业法人和自然人，签约时要有其法定代表人及自然人本人或由由法定代表人及自然人依法委托的代理人作为合同签约具体经办人；

2.合同主体要遵守国家法律和行政法规，具备销售、使用我公司相应产品的资格证书；

3.合同主体与我公司合作无不良记录。

（三）合同主体的信用评估与风险防范

1.信用评估内容、分级标准及信用级别

（1）法定代表人（主要负责人）社会诚信度分级标准：高；中；一般；差。

（2）支付能力分级标准：强；较强；一般；较弱。

（3）货款支付情况分级标准：提前支付；按期支付；有拖欠现象；有拖欠。

（4）用户经营或生产情况分级标准：很好；好；一般；差。

2.信用级别分：A、B、C、D四级。

3.信用级别及评估表

4.信用风险控制措施

（1）A级：按照公司销售制度可以有一定的赊欠额度，有回款宽限期； （2）B级：现款现货，经过批准可以有一定的回款宽限期； （3）C级：先付款再发货；

（4）D级：必须在财务确认款到后再发货。 5.合同条款、内容要求

（1）销售合同一律采用公司制订的统一销售合同文本；

（2）条款、内容的变动或者使用合同对方提供的合同文本，必须符合公司规定和销售政策，并报经公司审计部、公司法律部审查核准；

（3）合同中的标的物名称、质量标准、规格、数量、计量单位等必须规范，对于价格、付款额、发货地点、到货地点、付款日期、合同有效期的必须清楚、准确。

（4）合同所有条款一旦确定，合同文本无需改动之处，方可送审报批。 6.销售合同的签订与审批程序

（1）一般销售合同可以由业务人员通过传真方式签订，经业务人员、部门经理（区域经理）、公司总经理签批确认后签盖合同章；

（2）合同有修改、中（长）期销售合同和标的额在300万元以上的合同，必须先经过公司审计部、法律部审查后，再办理签章手续；

（3）与A类用户（战略合作用户）的常年合同须经公司总经理审批后方可办理签章手续；

（4）各公司签订合同时必须使用合同专用章，不得使用行政公章或者其他印章代替。

第十三条 合同执行中的风险防范

（一）各类销售合同执行的必须条件： 1.完成全部审批手续的合同； 2.完全具备生效条件的合同； 3.对方已经先期履行义务的合同。

（二）发货前要认真审查合同审批程序，检查待发产品情况，核对发货所有要求，复核资金到位及有关处理手续，办理发货手续。

（三）合同执行中要严密的对合同执行中的全部情况进行跟踪、记录，对客户户的情况掌握清楚无误。

（四）因客观原因造成合同条款及内容影响我公司利益，应以补充协议等方式进行纠正后履行。

（五）发现用户有生产和经营状况恶化，货款支付困难，社会及商业信誉异常等情况时要及时反映，做出缓执行或终止合同的决定报请公司批准，同时做好善后工作。

（六）发出产品出现质量纠纷等信息时，应以信函、传真、省级以上权威机构质量化验报告为据。并且要求用户提供详细、全面、真实的（包括运输、保管方面的）文字材料。

（七）货款回笼跟踪、产品到货验收贯穿整个合同执行过程。

（八）对逾期回笼的货款，必须按月及时填报。

第五章 产品发货及运输管理

第十四条 跟单人员必须到发货现场，督促、监察仓储装车发货。 （一）跟单人员主要监察在装货时是否有非合同产品随入。（二）跟单人员要核查货物规格、数量是否准确。 （三）有无污染产品外观或影响公司产品内在质量的物品随入。 （四）特别要严格检查是否有有毒、有害物品随入。

第十五条 发货人员对装车（箱）货物查对无误后，在发货单上签字，并请提货人在提货单上签字确认其数量、实物及其它方面符合合同要求。

第十六条 产品运输客户的选择

（一）公司在蚌公司产品的对外发运，必须由安徽丰原物流有限公司承担。对于因用户要求或发运需要使用其他运输承担者时，有必要采取防范措施，避免在产品运输方面的风险，并签订运输合同。

（二）对承运人的基本要求：

1.承运人是依照国家有关规定，取得相应的经营资质，并在核定的经营资质范围内从事车辆船舶运输经营活动的主体；

2.承运人严格执行各项运输规则，内部制度健全、管理规范；

3.承运人运输手续简化、运送效率高、安全可靠、服务到位；

4.承运人在从事运送公司所属各公司产品的经营活动中无不良记录；

5.承运人在从事特别产品运输时，必须具备特殊运输资格和批准手续。

第十七条 运输合同的签订，合同内容及我公司要求（用户自提产品的运输一般由用户自行办理承运）。

（一）托运人以及收货人和承运人的名称(姓名)、地址(住所)、电话、邮政编码等要求填写清楚、无误；

（二）货物名称、性质、重量、数量、体积等要求名称明确、数量确切、计量方法双方认可；

（三）装货地点、卸货地点、运距要求准确、明了；

（四）货物的包装方式要求按照标准或双方约定；

（五）承运日期和运到期限要求明确；

（六）运输质量要求符合用户要求；

（七）装卸责任要求符合常规与用户要求；

（八）货物价值及是否保价、保险要求按照用户要求；

（九）运输费用的结算方式要求按照采购合同约定办理；

（十）违约责任要求清晰明确；

（十一）解决争议的方法应符合法律和公司规定，应选择货物发运地人民法院审理；贸易合同应选择出卖人地人民法院审理。

第十八条 产品运输风险防范

（一）按照公司统一规定办理货物发运手续。业务员进行货物跟踪直至用户反馈接受意见；

（二）一般情况下国内销售公司只办理一次性运输合同；

（三）承运者必须符合运输条件；

（四）所发产品必须确认已完成发货程序（合同生效、货款到位、批报手续齐全等）；

（五）发出产品到货确认工作须提前安排；

（六）收货人确认收到产品、无异议，并有有效的收货凭证。所谓有效的收货凭证是指由收货人盖章确认的收货单，或者是由收货人授权人员签字确认的收货单。此项要求应在我公司与运输单位签订的运输合同中特别注明，并作为结算运输费用的依据。

（七）异常情况及时协调处理或报告处理；

（八）完成《发货跟踪记录》。

第六章 货款回笼及票据管理

第十九条 各公司销售部门须根据合同对每天发生的业务必须认真登记，记录合同签订时间签订人、发货时间、运输方式、承运人、预计到货时间，确定回款时间。

第二十条 业务员对已发出货物要每天跟踪，并按合同规定回款期限催款。

第二十一条 对于先付部分订金，而合同签订供货量大的客户，业务部门或业务员要提高警惕，要认真调查其财务状况、经营现状和信用、银行信誉等，在正常安全情况下分批供货，及时催款。

第二十二条 各公司财务部门要根据公司销售部门签订的销售合同实施监督，监督的主要内容为：

（一）对每单合同约定的销售价格、货款结算方式、回款额、回款期限认真核对、登记，特别是对先货后款或有一定账期合同要详细记录；

（二）根据合同约定的回款期限，财务部要设定催款时间、预警时限，原则上要求距回款期

7天要提醒销售部门做回款准备，至约定时限没有回款，印发出警告，逾期5天仍没回款应立即报告分管领导；

（三）每月一次对已签合同及发货客户进行对账，对合同执行情况进行分析；

第二十三条 业务员对已开展业务的客户每月至少拜访一次，详细了解其生产经营情况，对客户当月的生产量、销售量实行定量分析，看其是否有异常，若有异常，要及时收款，暂停供货。

第二十四条 以票据验收货物时，业务员首先要对票据种类分析认定，特别对商业汇票要分清商业承兑汇票和银行承兑汇票，原则上不允许接受商业承兑汇票，若有充分的担保，经批准可使用商业承兑汇票。

第二十五条 票据甄别。业务员或经办人是票据甄别的第一责任人，必须认真核查票据的真伪、有效性。在自验的基础上，送当地银行检验并获得银行对票据真实、有效性的确认。财务人员对接收后的票据负责。

第二十六条 财务人员、业务员或经办人若发现票据有问题要立即告知银行部门，并向公安机关报案，立即采取有效措施保全货物，或通过公安司法机关查封其相应资产。

第七章 赊销业务管理

第二十七条 赊销客户的选择，拟做产品赊销业务的客户必须具有良好的信誉，资产规模和质量、生产经营状况和盈利水平在行业排名前列，偿债能力强。

（一）与我公司有长期的合作关系，且合作顺利，无货款结算纠纷。

（二）客户有属自己固定的生产经营场所，且注册资金在500万元以上。

（三）客户在用户评估中确定为A级(安全无风险)，在信用评估中为A级。

（四）公司根据销售战略确定的销售客户。

第二十八条 赊销对象信用标准评估，达到规定的信用标准的客户才能取得产品赊销资格，评估客户信用标准的五个方面：品质、能力、资本、抵押和环境。

（一）品质。品质指客户的信誉，即履行偿债义务的可能性，业务员必须了解客户过去的付款记录，看其是否有按期如数付款的一贯做法，及与其他供货企业的关系是否良好。

（二）能力。能力是指客户的偿债能力。业务员必须了解分析客户流动资金的数量和质量，以及流动负债的比例，特别要关注是否有存货过多、过时或质量下降，影响变现能力和支付能力情况。

（三）资本。业务员要调查并分析清楚客户的总资产、净资产、债权、债务等情况，了解分析客户的财务状况，分析判断客户可能偿还债务的背景。

（四）抵押。业务员要仔细调查客户愿意抵押的能力，提供的抵押物是否具备抵押条件，价值变现程度如何。

（五）环境。环境是指可能影响客户付款能力的经济和社会环境，业务员特别要调查了解清楚客户有关不良的社会关系。

第二十九条 赊销业务管理程序

（一）根据对赊销对象信用评估情况，由业务员确定客户，经市场部确认，报相应业务部分管副总审批。

（二）由业务员拟定《赊销业务申请单》，申请单位阐明赊销客户情况、赊销理由及保证货款回笼措施、赊销额度。

（三）销售部门负责人、分管副总分别签署意见按程序报批。

（四） 赊销额度在50万元以下(含50万元)的，由销售部门负责人审批；赊销额度在50万元-100万元(含100万元)的，由销售部门负责人签署意见，分管副总审核，由公司总经理审批；赊销额度超过100万元的，由分管业务副总签署意见、公司总经理审核，报公司总经理办公会或专题会议讨论通过。

（五）所有赊销合同均应经公司进行审核。

（六）对签署全年长期合同的，必须约定价格变动条款，原则上根据产品价

值确定市场价格变动幅度，超过规定幅度时，合同价格就得做相应的调整。

（七）业务经办人员对赊销业务都必须制备《赊销业务备忘录》，详细、完整记录赊销业务操作过程，对赊销业务的原始资料要及时整理存档。

第三十条 业务执行过程管理

（一）对赊销业务实行责任到人管理，对业务执行过程实行全过程监控，建立客户管理卡和业务台帐。

（二）产品发出后即将应收帐款记入管理台帐，记入该业务员的清缴帐户。

（三）业务员要按时与赊销客户联系、询问和沟通，提醒和督促按时付款。

（四）业务员要密切关注赊销客户的生产或经营情况，通过市场、客户收集相关信息，正确判断赊销客户变化。

（五）发现异常立即采取措施停止发货，追讨货款并及时向公司报告。

（六）对拖付货款或滨临倒闭、破产、改制的客户，销售部门及业务员将情况向公司总部报告，必要时由公司法律部及时向地政府部门、司法机关申请债权保护，并与我方相关政府部门、司法机关报告，借助外力实现债权。

第八章 产品质量风险防范

第三十一条 公司品质部门每位员工必须了解和掌握公司生产销售产品的质量标准。

第三十二条 业务人员必须清楚了解产品的生产过程和实质质量特性和质

量范围，并有针对性地向客户介绍。

第三十三条 业务人员在洽谈业务和签订合同时，要按公司品质部确认执行的产品质量标准同客户谈判，并在销售合同中约定。

第三十四条 客户对产品质量有特定要求的，必须征得公司生产和品质部门的认可，方可在合同中约定，规定产品质量不得更改，产品已经发出不得退换。

第三十五条 销售合同中必须明确质量异议期，要求在客户收货后15日内发现质量问题的，应以书面形式通知我公司，由我公司负责处理。否则责任由客户负责。

第三十六条 销售我公司产品的客户，若将产品销售给其他用户发生质量问题，由客户服务部、业务员共同查清原因、分清责任，属于我方原因造成的质量问题应积极处理解决；属客户原因，也因积极敦促并协助解决问题。

第三十七条 客户提出质量投诉，业务员首先要同客户交涉，尽最大努力消除客户不满，若不能解决，立即报告公司品质部门，品质部门在接到质量投诉报告3日内必须组织相关部门研究解决办法。

第三十八条 销售部门在处理质量投诉时，要仔细确认发出产品的批号、出货日期，然后根据客户提出的质量问题收集相关资料，会同生产、品质部门确认。

第九章 风险防范责任

第三十九条 业务员必须对每单业务的安全负责，是风险防范的第一责任人；业务经理是部门业务的直接管理者，对风险防范负有直接管理责任

第四十条 由于防范不力或工作失误造成的经济损失，根据责任大小和损失程度，按以下规定追究经济或法律责任。

（一）造成50万元以下（含50万元）的经济损失，由公司业务员按60%赔偿经济损失，并视情节轻重追究 行政和法律责任。

（2）造成50-100万元（含100万元）的经济损失，业务员按60%赔偿经济损失；并视情节轻重追究行政和法律责任。

（3）造成100万元以上的经济损失，业务员按60%赔偿经济损失；并视情节轻重追究行政和法律责任。

第四十一条 凡货款出现风险或者按照合同约定回款期未回款的，合同经办人在出现到期未回款情况时，立即形成书面情况说明，并将合同相关材料附后上报公司总经理。未按期上报造成经济损失的应追究相关责任人经济和法律责任。

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