合同管理制度(20180626)

西安义源和会计师事务所

合同管理制度

第一章 总则

第一条为加强公司合同管理工作，防范公司经营管理工作中的合同签订及执行风险，根据我国法律法规的相关规定，结合公司的具体情况，制定本管理制度。

第二条 本制度适用于公司所有签订合同的管理工作。原则上金额超过2000元（含）的支出和收入以及所有对外业务合作，必须签订合法正式的合同。

（一）固定资产购置和维修、房屋租赁费、广告费、宣传品制作、咨询费等支出实行合同管理。

（二）财务代账、审计业务、管理咨询等收入无论金额大小，必须与对方签订合同。

（三）与通讯运营商、银行等合作伙伴的业务合作等，实行合同管理。

第三条公司各部门、在签订投资、经营、服务等各类合同过程中，应遵守国家法律法规及各项政策规定；注重法律专业人员的意见和建议，确保企业行为的合法性；按照公司合同签订入档的办理流程，在规定的期限内完成合同的管理工作。

第二章 合同签订

第四条 订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况。对方须提供营业执照、授权经营资格证书等有效资格证明材料。

第五条所有合同签订均须报总经理审批。

第六条 合同审批程序

经办人填写《合同会签单》（附件一）并附合同草案→经办部门审核→法律顾问审核→财务管理部审核→行政人事部审核→分管领导审批→总经理审批。

第七条所有合同都必须采用书面形式，严格依法订立。原则上使用公司制式合同模板，如采用对方提供合同格式的合同，必须清楚条款的内容实质，或对条款予以书面说明。

第八条 签订合同时，应了解对方资信情况。对方履约能力不明的，应要求对方出示工商行政管理机构核发的有关证明文件副本、银行资信证明或提供担保。担保者是必须能够承担相应经济责任、具备法人资格的经济实体。对方资信不明又不能提供担保者，不得签约。

第九条合同文本上必须注明对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等有效信息。

第十条订立合同应由法定代表人或委托代理人签字，并加盖“合同专用章”，不得以部门章或公章代替。

第十一条各类合同均须由经办人自行会签，会签完毕后将完整资料交由行政人事部盖章、存档。

第十二条公司总经理对合同的订立具有最终决定权。

第十三条对外订立的合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上应先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，如有例外需要，须经总经理特批。

第十四条单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。

第十五条 合同盖章生效后，应交由行政人事部按公司确定的规范对合同进行编号并登记，编号规则如下：

公司代号-部门代号-年份-编号。

其中：公司代号为XYYH（义源和）、XTYH（天源和），部门代号为XR（行政人事部）、CW（财务部）、SJ（审计部）、DZ（代账部）、GZ（管理咨询部（拟））。

第十六条各审核意见签署于合同会签单或合同审阅件上，合同会签单及审阅件作为合同审核过程中的记录和凭证，由行政人事部在合同盖章后留存并及时归档。

第十七条

正式合同文本原则上我方至少应持两份，合同文本原件及复印件由行政人事部、财务管理部、经办部门等分存，其中原件由行政人事部和财务管理部留存。合同会签完毕后，会签过程文件包括但不限于合同会签单、审阅件、相关资质文件、比质比价单、承诺书等连同合同文本原件一份交由行政人事部统一归档保存。

第三章 合同管理

第十八条行政人事部是公司合同管理（法律事务管理、合同专用章管理、合同档案管理）的职能部门，协调管理公司法律事务。代表公司起草、会签合同的经办部门是该合同的主要负责部门，承担相应责任。

第十九条合同经办方、行政人事部，财务管理部应当各自建立相应合同台帐。按公司的要求，定期或不定期汇总各自工作范围内的合同订立或履行情况，行政人事部合同管理人员每月定期检查，汇报总经理。

第二十条 合同经办方的主要职责是：

（一）授权范围内签订合同，对合同的合法性、可行性负责，并对所签合同的履行负有监督责任。

（二）及时向公司领导报告合同在履行中发生的问题，并提出解决问题的意见，同时向行政人事部及合同管理员通报情况。

（三）参加对合同的协商、调解、仲裁和诉讼活动。

（四）将合同的履行、变更、解除等有关文件，及时交行政人事部归档、传递。

（五）加盖“合同专用章”时，须提交签署含整套资料的《合同会签单》及用印审批程序。

（六）合同变更后，合同编号不予改变。

第四章 法律事务管理

第二十一条公司及相关业务部门应注重合同谈判、起草、修改、审查以及监督合同履行情况过程中的法律管理工作。

第二十二条公司及相关业务部门或经办人应在合同谈判前征求法律顾问的意见，协商确定谈判方案。必要时，应根据个案的具体情况，安排法律顾问参与和协助谈判。

第二十三条 由法律顾问签署合同审核意见是合同会签的必备程序。法律顾问在签字前提出修改意见时，相关业务部门应按照法律顾问的意见进行修改，或者向法律顾问说明不能修改的情况和原因，与法律顾问协商解决办法。协商难以取得一致时，双方均可表明意见，由总经理决定。

公司及相关业务部门拟就经营、管理方面签订的全部合同，在盖章前必须取得法律顾问的审核签字。

第二十四条 相关业务部门在履行合同过程中如发现或遇到不正常情况时，应及时向行政人事部及法律顾问通报情况，与法律顾问研究确定该不正常情况的性质和不利程度，协商该不正常情况的解决方案。

第二十五条公司在制定和修订本规章制度中应充分听取本单位法律顾问意见。

第二十六条外聘律师因代理诉讼、仲裁或行政复议案件的需要，要求相关部门准备相关资料和证据时，各部门应积极配合律师的调查取证工作。

第二十七条 公司员工及中层以上管理人员以谈话方式配合人民法院或仲裁机构的取证工作，应事先征询本单位法律顾问意见，可能涉及公司权利或义务的，须征询公司法律顾问意见。

第五章 律师事务所选聘与管理

第二十八条 公司应聘请律师事务所为企业提供常年法律顾问服务。

第二十九条具体提供服务的律师应当具备法律规定的执业资格，具有相当的执业经验和良好的职业道德。

第三十条外聘常年法律顾问应提供的服务内容包括但不限于以下事项：

（一）依法对企业经营、管理决策提供法律意见。

（二）参与企业对外投资、合作、重大生产经营活动的谈判。

（三）起草或修改、审查企业在生产经营、管理及对外联系活动中的合同、协议以及其他有关的法律事务文书。

（四）参与企业法律纠纷的预防和解决工作。

（五）其他双方约定的法律服务协定。

第三十一条 外聘常年法律顾问事务所由公司召开总经理办公会议综合评估选取合作对象，日常工作对接管理由行政人事部负责。

第六章 责任

存在以下违法或违反本制度规定的行为，相关责任人须承担责任。

第三十二条经营管理行为没有经过合法性审查即草率实施的。

第三十三条忽视或忽略法律风险约束与预防工作，给公司造成重大损失或带来巨大风险的。

第三十四条没有及时对纠纷事项或诉讼、仲裁、执行、行政复议等事项进行处理，给公司造成重大损失的。

第三十五条 在签订、履行合同过程中，索取对方财物或接受对方财物的。

第三十六条直接负责的主管人员在签订、履行合同过程中，因严重不负责任，致使公司财产、利益遭受重大损失的。

第七章 附则

第三十七条 本办法由西安义源和会计师事务所行政人事部负责解释。

第三十八条本办法自下发之日起实施。

西安义源和会计师事务所

二〇一八年六月二十六日

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/5074a3692379168884868762caaedd3382c4b54f.html