档案工作人员的基本职业素养

在档案信息化建设中

档案工作人员的基本职业素养

一、定义和档案工作的职业特点

1、定义。

(1)素养：是指一个人在思想作风，道德品质和知识、能力等方面经过长期实践，学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的品质，能对人的各种行为起到长期的持久的影响，甚至决定的因素。

(2)职业素养：是指一个人所从事的工作应该具备的素质和修养。档案工作人员的职业素养是指档案工作者从事档案工作应该具备的素质和修养。

2、档案工作的职业特点。

档案工作是一门专门职业，有区别于其它职业的特殊要求。档案职业的特点是由档案工作的性质和任务所决定的。概括起来主要有以下五个方面的突出特点：(档案工作的性质可概括为管理性、服务性、政治性、科学性和文化性“五性”)

(1)产生效益的间接性。档案工作不直接创造物质财富，也不直接从事国家管理、科学研究和文艺创作等活动，而是以间接的形式(主要是向社会传递档案信息 )为社会提高经济效益服务，以此来推动社会进步。(如汤河桥改造节约 130万元)

(2)对人类历史的传承性。档案是一种历史文化遗产，是人类进行各种活动的纪录，它反映了人类所获得的知识和经验，是人类文化和文明的基础。试想：没有档案的世界，将是一个没有记忆，没有文化，没有法律权利，没有历史的世界。因此，档案工作在继承和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。

(3)工作内容的专业性。档案工作有其自身的规律和一整套专门的理论、原则和方法，并有许多的职业技术规范，档案工作要根据科学的理论原则，科学的技术方法，搞好档案的管理、保管和利用。因此档案工作人员要接受专门培训。(如办班，继续教育等)

(4)涉猎知识的广泛性。档案工作内容涉及到古今中外和社会生活的各个方面，涉及的知识面很广，尤其在今天，社会分工越来越细，各个领域的专业化水平越来越高，管理手段越来越先进的情况下，要求档案工作者要努力成为既具备档案专业知识又了解和掌握其他门类专业知识的复合型人才。(如税务局，财政局等部门的档案工作者 )

(5)职业道德水准的特殊性。档案工作的性质(滞后性，服务性等)决定了档案工作者不可能像其他行业的工作者那些站在“舞台”的前台和中央，而是需要默默无闻的当“无名英雄”。这就需要档案工作者“长作绿叶扶红花，愿为蜡烛照他人”。淡泊名利，自我牺牲，无私奉献，甘为人梯，不讲条件，不计得失，热心服务。同时，更要忠于职守，尊重历史，尊重档案，无私无畏地维护历史的真实面貌。

二、档案工作人员应该具备的知识结构

知识结构是指人的知识体系的构成因素和各因素之间的联系。档案工作人员的知识结构是指他们为适应专业工作所需要的文化知识。主要是四个方面的知识：

1、文史知识。档案工作主要是通过文字来记录人类社会实践活动的。因此，档案工作者应该具有较高的语言文字水平，包括古代汉语，外语知识，少数民族语言等方面的知识。才能正确地判断档案的价值和社会需求，搞好档案的收集，管理和开发利用。

2、档案管理和相关学科的知识。

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作。它既有一定的理论基础，又有一定的业务知识。目前，档案学分为两大部类：一是理论档案学(包括档案学概论，档案术语学，比较档案学，档案法规学，档案事业史等)；二是应用档案学，(包括档案管理学，科技档案管理学，档案文献编纂学，档案保护技术学，缩微复制，电子文件及电子档案管理等)。

此外，随着科学技术的飞速发展，和相关的日益复杂纷繁的现代生产和管理，特别是随着文书档案管理和档案---图书---情报管理一体化的日益加强，还要求档案工作者既要学习和掌握文书学、情报学、图书馆学、目录学等，还要涉猎哲学、自然科学、社会科学、思想科学等知识，成为“专才”基础上的“通才”。

3、现代科技知识。

知识经济时代，信息已成为比资产和能源更为重要的，对生产力发展和社会进步起决定作用的战略资源。特别是以电子计算机和现代通信技术为主的信息革命正以迅猛之势推动着整个信息业的变革和发展，信息资源共享成为社会发展的迫切需要。

与此同时，随着现代科学技术特别是电脑，数据库等技术以及办公自动化设备应用于档案工作，档案管理工作的方法和手段也发生了深刻地变化，正从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变，(如档案载体：记录方式出现多样化，不仅有纸质的，还有电子声像等。跨越时空的网上查阅档案也使得档案的提供利用方式发生了根本性的变化，)出现了许多新的课题： 电子文件归档和电子档案管理，建立数字档案馆，在互联网建立网络发布档案信息等等。因此，要求档案工作人员必须要学习和掌握现代科技知识(特别是计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术等)，才能管理好和开发好档案信息资源，以实现档案工作的现代化。

4、本行业专业知识。档案工作人员要学习和掌握本机关本单位的专业知识，才能干起档案工作来得心应手。否则无法做好档案工作。

5、必要的法律知识。首先要了解宪法和其他基本法，明白什么是违法犯罪？用法律保护个人生命安全和合法权利。其次 ，要掌握参与社会生活所必要的法律知识，如选举法、教育法、婚姻法、知识产权法等。第三，要熟悉掌握与本专业密切相关的法律知识，包括党和政府的方针、政策、法规、标准和制度等。第四，领会甚至精通档案法规等。

三、档案工作人员应具备的基本能力

所谓能力是指一个人从事某项活动所必须的，直接影响活动效率并使其顺利完成的个性生理特征。档案工作人员主要需要以下五个方面的基本能力：

1、文字表达能力。文字表达能力是档案工作人员的基本功之一。档案工作人员的文字表达能力对于做好档案信息管理工作等具有特殊的意义和作用。其实一个人的文字表达能力是一种综合性能力，并不单纯是文字技巧问题。这要求不仅要懂语法，逻辑修辞等多种知识和写作技巧，而且要具备一定的理论修养、政策水平、专业知识和科学的思维方式以及理解和把握领导意图和获取信息的能力，另外，书写还要美观且速度快。

2、信息意识能力。信息时代信息无处不在。谁获得信息谁就赢得先机和胜利。档案信息以它独有的最直接、最真实、最原始的特点区别于其他信息。因此，档案工作者要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，转化加工，准确提供，快速传递和充分利用。信息意识要求首先对信息要有很强的敏感力，善于将信息现象与实际工作迅速联系起来，善于从信息中找到解决问题的关键。其次 对信息有很强的观察力并且成为一种习惯，不受时间空间的限制。第三， 对信息价值有很强的判断力。信息不在于谁先发现，而在于谁能对信息价值的发现以及分析加工的能力强。

3、驾驶现代科技设备的能力。现代科技日新月异的发展和办公自动化的普及，特别是电子计算机及现代通信技术在档案领域的广泛应用，必然对档案工作人员的能力提出更新更高的要求。档案工作人员再也不能凭借原有的知识、经验、资历和眼光等传统的模式来进行管理和工作。只有不断更新观念，学会用新的思维方式，使用新的管理模式和手段，驾驭现代科技设备，才能不断提高工作效率和质量。档案工作人员要具有掌握现代化办公设备的能力，能够熟练使用计算机、打印机、传真机等设备，掌握录音录像、缩微、摄像、光盘刻录等现代化手段。特别是运用计算机完成档案的全面存贮，自动索引，图形处理，字迹恢复，老档案的保护，自动借阅等，从而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流。

4、沟通协调能力。这一点在档案工作者中，特别是专职档案工作者中差距较大一些。由于长期以来受封闭半封闭工作方式的影响，档案工作中甘当无名英雄，而不善于同各方面进行沟通和协调。其实档案工作与其它各项工作一样，在设备、经费、人员等方面必须取得领导和各部门的支持与协作。因此，第一非常需要加强与领导和部门以及其他各部门的联系，争取他们对档案工作的支持，将档案工作纳入领导的议事日程，并提供必要的人、财、物的保障。第二要协调好本部门各科室之间的联系，保证文件及时归档移交；第三要协调好与档案行政部门和档案工作的联系，按时按要求移交档案，实现档案信息资源共享；第四要协调好与利用者的关系，向利用者提供优质服务。

5、综合分析能力。所谓综合分析能力，就是透过事物的现象看本质，在大量的个别的事物中找到它们的联系（规律）。在当今的信息时代，就是对信息的处理能力。也就是理解能力，思维能力和组织能力。这就 要求档案工作人员:第一要有较强的阅读概括能力和分析加工能力；第二、要在实践中注意探索和总结工作经验及档案工作的特点和规律，研究出现的新情况、新经验、新问题。第三、档案工作人员要注重政治经济形势的学习和分析，找准档案工作与社会热点问题的切入点，使档案工作更好地为本机关业务工作，为社会和百姓生活服务。

四、档案工作人员应具备的职业道德

职业道德是从事某种职业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范，它是社会道德体系中的一个重要组成部分。档案工作者的职业道德是指档案工作人员在从事档案行政、档案保管和利用服务等项活动中应当遵守的基本行为准则。主要包括以下七个方面：

1、维护历史的真实面貌。档案价值的实现是以其真实性为前提的。档案记录内容的真实与否对历史将产生至关重要的影响，往往一字之差将会改变历史的本来面貌。因此，将维护历史的真实面貌作为首要的职业道德的根本准则。首先、要客观公正地履行自己的专业职责，不隐瞒、歪曲事实、不篡改文件和历史证据，努力维护历史的真实性。其次，对特殊时期产生的档案要辩证理解和对待。如文革时期产生的档案其内容失真，虚假甚至完全违背了真实情况。既不能一律相信和采用，又不能因为有问题就随意销毁和改造。要认真地加以鉴辨，以卷内备考表或其他形式加以说明。

2、忠于和热爱档案事业。爱岗敬业是一种起码的职业态度。不热爱本职工作就谈不上忠于职守，档案工作人员的自我价值，是通过自己所从事的档案事业展现出来的，只有热爱本职工作，全心全意地尽到保护管理档案的义务和为利用者提供优质信息服务的职责，忠于职守，乐于在平凡的岗位上默默奉献，才能实现自己的人生价值。

3、具有全心全意为人民服务的精神。当今社会档案工作的服务性特点越来越凸现出来。只有将档案工作服务中心工作，服务社会和服务百姓放在重要位置，档案工作才有生机和活力，档案事业才有大的发展。首先、要大力抓好档案基础业务建设，夯实提供优质服务的物质基础。其次，要积极主动地服务，改变坐等利用者前来查阅档案的做法，主动采取各种方式方法：如公布档案目录、编辑参考资料，在互联网上建立档案信息岗、网站，举办展览、提供现行文件查询等等，实践证明深受广大群众欢迎，效果明显。第三，以良好的态度和作风为利用者服务，对利用者热情、礼貌、态度和蔼、亲切，使每一位利用者满意。

4、养成良好的保密习惯。一是要注意做好国家、集体及公民个人的信息安全；不得销毁相关的档案信息，尤其是易于更新和消除的电子文件信息。二是不利用工作之便泄露对社会不宜公开的档案信息内容。 三是档案工作人员要自觉地遵守保密工作纪律，养成良好的保密习惯，同各种失密、泄密、窃密行为作斗争。

5、树立高度的法制意识与观念。档案法规是发展档案事业的根本性法律规范。档案工作者首选应增强依法守法的意识与观念，做到六不准：第一、不准损毁、丢失国家所有的档案；第二，不准擅自提供抄录，公布属于国家所有的档案； 第三，不许涂改，仿造档案；第四，不准擅自出卖或者转让对国家和社会具有保存价值的或保密的档案，也不准将这种档案倒卖牟利或者卖给外国人；第五，不准明知自己保存的档案面临危险而不采取措施保护，造成损失；第六，不准携运禁止出馆的档案及其复印件出馆等等。 其次，档案工作者要依法行使自己的职责，定期接收和移交档案，妥善保护好档案，杜绝玩忽职守现象发生。

6、保持严细深实快的工作作风。首先要求按照档案的形成规律办事，按照工作特征和标准办事，不能有半点的粗心大意，敷衍了事。如整理档案时，要坚持便于保管和利用的原则，做好区分全宗、分类、组卷、案卷排列和目录编制工作；档案统计工作中，要保证统计数字准确真实等等。在每一个细小的工作环节中一丝不苟，严肃认真。

7、发扬开拓进取的奋斗精神。档案事业的发展也要与时俱进。在档案工作中比较普遍存在的看摊守业，因循守旧，固步自封等问题不符合档案事业发展要求，必须摈弃。首先要把握档案工作的新规律、新标准、新方法。如在新的形势任务下，如何发挥档案信息作用为中心工作、为社会、为百姓服务？电子档案如何归档、存贮和管理？现行文件的利用、档案信息化建设等等问题。其次，要不断研究解决档案工作中的新问题，前面提到的几个问题有待于我们从理论上深入探讨，在实践中广泛有效地应用。办班学习研讨的意义也在于此。

五、如何提高档案工作人员的职业素养

前面讲了档案工作人员应具备的知识，能力和职业道德，关键是把它们运用到档案工作中去，化为职业行动，从而提高自己的职业素养。如何提高档案人员的职业素养的主要途径有两个：

一是不断学习是提高职业素养的必由之路。马克思有句名言：“在科学上没有平坦的大路，只有不畏劳苦沿着陡峭山路攀沿的人，才有希望到达光辉的顶点”。只有孜孜不倦的人，才能成为有知识有学问有竞争力的人。首先要会学。学习的渠道和途径很多，但是怎么学，学什么，要从自身的实际需求出发，要切合自己的实际情况。古人讲：“三人行必有我师”，古人还说：“学而不思则惘”。看书读报听人讲话处处皆学问。要学会触类旁通，由此及彼的分析和思考。其次，要学以致用，用学到的新知识新理论武装头脑指导工作。也叫“学习发生”或叫理论联系实际。通过不断地学习，来不断地充实完善提高自我，做一个对社会对事业有用的人才。档案工作者必须树立终生学习的思想，活到老学到老。

二是积极参与社会实践是提高职业素养的根本途径。马克思说过：无论是改造主观世界，还是改造客观世界，都离不开实践。毛泽东主席也曾经说过：“实践是检验真理的标准”。提高职业素养，实际就是一种对档案工作人员主观世界的改造，它同样只有在职业素养的实践中才能实现。所以要注意参加各种社会实践，在实践中锻炼提高自己

六、在电子档案管理中档案工作者应该注意的几个问题

（一）要充分认识档案管理现状。

随着计算机的普及，越来越多的文件以电子文档的形式进行传输和归档。越来越多的单位为了提高办公效率和管理水平，充分利用网络平台，实现了办公自动化，“无纸化”办公。信息时代的到来，使得原有的档案管理理论和方法已经不完全适用于电子文档的管理要求了，随之出现了许多的新问题，主要是：

1、不管是地方综合性档案馆还是各机关的档案室，所存的档案大部分是纸介质档案，这种档案不容易长时间保存。

2、档案的整理、编纂工作耗时费力，归档和管理等都很麻烦。

3、档案查找非常麻烦，查全、查准率低。

4、档案的安全性得不到保证。由于直接对原始资料查阅，容易出现破损、丢失、涂改等问题。

5、实物管理形式下的档案资料，无法与单位档案OA办公系统对接，信息断档，无法达到资源共享，利用效率低。

6、更为突出的问题是：已经形成的电子文件没有作为档案材料保存下来，丢失，不齐全完整，现象十分严重。如果重新利用扫描等电子化方式来补救的话，将是很大的资源浪费。

（二）要充分认识新形势下电子档案管理的变化要求。

1、档案形式发生变化：在以往的档案形式中，无论是从石刻档案到甲骨档案，还是从简策档案到纸质档案，档案的载体和信息都是一体的不可分离的。而电子档案中信息是独立存在的，既可以通过网络传输、接收还可以进行复制。

2、档案的整理和管理发生了变化。纸质档案在库房中是上架排列的，是有形有序的。但是电子档案在数据库中的排列是无形的，分散性的。但是当我们给他输入一个指令，它们都以有序的方式迅速集中显示和输出，不仅极大地提高了查全、查准率，而且提高了工作效率，并且做到了资源共享。在管理上，使行“双套制”管理：即：网上在线归档，在线根据权限对现行和归档文件进行检索和借阅；档案管理人员也可以在线对档案数据进行维护管理、利用和统计。同时，以年为单位整理归档纸质文件，按规定和要求登记入库。

3、档案学研究体系发生变化。档案的存在方式和管理方法是档案学研究的主要对象。电子化管理给档案管理带来了全方位的变化，如：电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，电子文件的易修改性使得同一个文件经常存在不同版本，分布在几个地方保管。档案管理人员可借助计算机中记录下来的操作日志，随时对电子文件进行比较和鉴定，检查其真实性和完整性。

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