告诉你档案里有那些材料

发布时间：2010-08-30 12:22:29 来源：文档文库

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关于学生档案应注意的问题 ——告诉你档案里有那些材料！

关于学生档案应注意的问题 ——告诉你档案里有那些材料！
学生个人档案是学校在招生、教育、培训、考核、奖惩、选拔等工作中形成的有关学生在学校里个人经历、政治思想、学习成绩、工作表现等情况的文件材料。是历史地、全面地记录和考察学生在学校表现的依据，是个人档案的重要组成部分。为了加强学生的档案管理工作，按照档案完整、真实、精练、实用的要求，实现我们学校档案管理的科学化、规范化、制度化，希望每位学生都能关注重视自己的档案，并配合我们做好档案管理和服务工作。但我们在和同学们的实际工作接触中，发现有很多同学根本不知道个人档案的重要性或知之甚少，或知道其重要性但又觉得太神秘不知如何去关注重视。为了便于同学们对个人档案的了解，减少在以后学习工作中的麻烦，下面就有关学生个人档案的大致内容和应注意的问题向同学们介绍一下。
一、学生档案的大致内容
1．高中阶段档案：①高中毕业生登记表；②普通高中学生学籍管理表；③普通高中毕业会考成绩登记表；④高中学生考试（考查）成绩登记表；⑤体格检查表；⑥体育合格情况登记表；⑦中学生社会实践活动登记表；⑧家庭情况调查表；⑨高中学生评语表；⑩奖、惩材料等。（注：第①②项必有其中一项）
2．高招阶段档案：①普通高等学校招生考生报名登记表；②普通高等学校招生考生体格检查表；③普通高等学校考生志愿表；④普通高等学校招生全国统一考试成绩等。
3．大学本科阶段档案：①高等学校毕业生登记表；②成绩单；③就业通知书；④体检表；⑤军训登记表；⑥奖、惩材料等。（注：第①②项是必有的）
4．研究生阶段档案（硕士、博士）：①报考硕士（博士）登记表；②毕业研究生登记表；③成绩单；④学位证明；⑤就业通知书；⑥奖、惩材料等。（注：第②③④项是必有的，第①项视各学校情况而定）
5．工作后再读研的学生，档案中除学籍材料外，还应有如下材料：①行政、工资关系介绍信；②高（中）等学校毕（结、肄）业转正定级审批表；③就业通知书；④高等学校毕业生见习期考核鉴定表；⑤人才交流中心登记表等。（注：①②③项是必有的，第⑤项是档案放在人才的学生除前4项还要再加上本项）
6．团员材料：①入团志愿书；②入团申请书。
7．党员材料：
正式党员：①入党志愿书；②入党申请书；③入党转正申请书；④思想汇报等。
（预备党员：①入党志愿书；②入党申请书；③思想汇报等。
（积极分子：①入党申请书；②思想汇报；③其它积极分子材料等。
二、学生入学后需注意的事情
1．以前学生考入大学后，均由各省、市高招办统一寄发档案，现在部分省高招办取消了这项工作，改由学生个人提交档案。凡此种情况，需同学们特别注意，因目前均是网上招生，所以有的省没有纸制的高招材料（这个问题以后由档案馆与学校招生办公室协商来解决），但是高中的材料要由学生个人去催要（从2004年开始，在我校本科生入学需知里将会提及此问题）。
2．新生报到时要办理身份证、户口及学生证，在这里特别提醒同学们注意，尤其是名字特殊的学生，当领到身份证及学生证时一定要仔细核对姓名、出生日期是否正确，如若不正确，请及时与相关部门联系并更正。
3．进入大学后填写的名字一定要和高招时填写的名字保持一致（因《全国大学生库》是由各省招办提供的名单），如果不一致（例如：高考报名时因姓名中含有生僻字，计算机不能识别，用同音字代替），请在入学后立刻与教务处教学管理科的老师说明并更正（注：更正姓名须带省招办的证明、身份证和户口的复印件）。如不及时更正，将会影响到就业、考研及毕业证书、学位证书的领取。（注：研究生更名找研究生院）
4．有些同学在填写姓名时非常不慎重（例如：学生姓名中含有“峰”字，但在填写一些材料时却用了同音字，如“锋”），这将会给本人带来许多不必要的麻烦。如若发现自己已经这样填写名字了，请及时与档案馆老师联系，并采取补救措施。
5．有曾用名的同学，请在填写《高等学校毕业生登记表》（或《毕业研究生登记表》）时一定要注意“曾用名”这一栏的填写，以免造成不必要的麻烦。
6．在填写出生日期时也要格外注意阴历和阳历的问题。有些同学习惯用阴历的生日，那就请一直沿用下去，不要阴历、阳历随意替换，要使户口、身份证及学生证和你填写的各种材料上的出生日期保持一致，这样在以后的就业或出国时才不会有问题（如果填写已经出了问题，请及时与档案馆的老师联系）。
7．工作后再读研的学生，档案里应有的材料我们在前面档案的大致内容里已提及，这些是身份的认定，也是工龄的续接。已工作的学生考上研究生后，“三险”（养老保险、医疗保险、失业保险）就冻结了，建议把“三险”材料放在档案中，也可自行保管。
三、学生毕业时需注意的问题
1．本科生毕业时要填写“高等学校毕业生登记表”（研究生须填写“毕业研究生登记表”），请注意姓名及出生日期要与身份证保持一致，籍贯的填写也要保持一致。在表格的第一页必须附上个人照片，最后一页须加盖本学院、学生处及学校的公章。
2．凡推迟答辩的学生及博士生要特别注意，当你到就业指导办公室领取“就业通知书（派遣证）”时，请沿着虚线从中间裁开，上半联（本科生是蓝色的，研究生是粉色的）系“报到证”，是到单位报到时交与人事部门的材料，下半联（白色的）系“就业通知书”（即干部身份），一定要交到档案馆，放在本人档案中，千万不要自己保留或丢失。
3．学生毕业前与用人单位签订三方协议时，一定要请用人单位把“档案邮寄地址”一栏填写清楚。另同学们毕业前应到档案馆核对档案邮寄地址是否准确无误，以免投寄发生错误（注：档案是通过北京市机要通讯局转递的，因此档案邮寄的地址一定要在机要局备案方可寄到）。
4．如果就业单位没有在机要局登记，可由单位或该生本人把档案取走。但需注意，如果是单位人事部门来调取档案，一定要由单位开据“介绍信”方可取走档案；本人自取档案，则要由单位开据“调档函”方能领取档案。
5．毕业后未找到工作的学生，档案可在学校免费存放2年。
6．毕业后出国的同学应注意，学校不保存个人档案，可在原籍的人才交流中心存放档案，或将档案存放在教育部留学服务中心（地址：北京市海淀区学院路15号，北京语言文化大学内），在毕业离校前请与档案馆负责学生档案的老师联系。
7．准备考研的同学可以把档案寄回原籍，也可暂时存放在学校档案馆，但要交档案保管费。
8．已经找到单位的同学（即拿到就业通知书的学生）应及时把档案转走。有的学生对用人单位不满意，请解约后重新派遣（注：与签约单位解约后应将解约书交与就业指导办公室）。不要因为个人原因把档案遗留在学校，否则一年之后会因身份的变更（从应届生转为往届生），造成人才交流中心不收档案（注：人才交流中心不接收从学校寄来的往届生档案，我校曾有这样的例子）。
9、委培生如果不回原单位，需注意以下两个问题：第一，要与原单位解约，并将解约书交到档案馆；第二，用人单位要开据“调档函”方可将档案转到新的用人单位。
10．关注本人的档案是否送达用人单位，如若一年之内发现档案还未送达，请通知档案馆，我们会立即到北京市机要通信局查询，并电话通知本人档案在什么时间送达到什么地方，何人签收（注意：一年之后将无法查询，机要局只保存一年的信息）。