会计档案整理归档的工作说明

会计档案整理

和归档的工作说明

财务会计档案资料的整理和归档，简单说来就是对所属公司历年产生的各类会计资料进行分类、编号、装盒，并编制档案目录的工作。

根据集团档案管理的要求和部门档案管理工作的实际，会计档案的分类、整理和归档工作应按以下要求进行：

一、档案分类、整理、归档工作应遵循的原则：

（一）以《××集团档案管理实施办法》相关规定为准绳，指导会计档案的分类、整理和归档工作。

（二）以各独立公司为归档单位，按年度对各类会计档案进行分类、整理和移交。

二、会计档案移交前档案分类、整理的基本要求：

1、以“全宗号”为标志，整理不同公司的财务档案。

“全宗号”是集团档案室为集团各公司档案移交和保管编制的代码标识（参见附表《全宗编号》），便于档案的整理、保管和查找。

2、以“档案号”（或“目录号”）的编号顺序对会计档案进行分类和排序

会计档案主要分为：财务档案、文书档案和实物档案三种类型。财务档案又分为：财务报告、会计账簿、会计凭证、其他、财务软件五个分支（财务档案的编号参见附表《档案树》）。

3、各类会计档案以某一个年度为时段进行归档和保管。

4、同一年度的相同类别会计档案要进行编号

档案编号原则是：以一个独立公司为单位，以某一个年度为时段，对同类的会计档案进行排序和编号，档案号按：“全宗号－档案目录号－案卷号”的方式进行编号，此处的案卷号是按该类档案每册（本、份）的先后顺序按1～N的自然数排序编号而成。

5、所有完成编号的会计档案必须装入档案盒保存。

ａ、在档案盒的正面、脊面上要盖上所装入盒内的会计档案发生的起止时间、档案件数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等档案信息。

ｂ、为便于存放和查找，要在每一个档案盒的顶上，贴上档案盒顶标签（参见附表），其内容与档案盒脊面上的内容一致，请按档案类别进行编号，顺号打印、裁剪（按A4纸横向格式设置打印，纸张的宽度已设定好，只需裁剪两边即可）。档案盒顶标签粘贴（粘贴时统一顶端对齐）装有对应档案的档案盒上后，档案盒横向存放，要达到档案盒顶标签外露，档案盒正面统一向右看齐的效果。

ｃ、装入同一档案盒的同类会计档案必须是相同保管期限的。

ｄ、装入同一档案盒的同类会计档案的数量，可视档案盒的大小和档案数量的多少酌情确定。

6、某一年度的会计档案整理完成后，必须用excel电子表制作《案卷目录》（参见附表），录入归档会计档案的基本信息。

三、会计档案分类、整理和移交的具体工作

会计档案的归档整理除了按上述共性的原则和要求进行整理外，还有一些具体的做法：

（一）财务报告

财务报告的档案分为：①外部中介公司出具的报告、②对外会计报表、③季度统计报表、④纳税申报表、⑤科目余额表、⑥月度企管报表。

1、外部中介公司出具报告的操作：

ａ、当年出具的所有报告可集中装入同一档案盒，要在各份报告的封面右上角盖上：

（件号不用填写内容）

ｂ、在同一档案盒要附上《卷内备考表》，标注该档案盒的卷号，并在“说明”内打印或填写该盒内各份报告的名称及页数，立卷人姓名、立卷时间、审核人姓名、时间等信息。

ｃ、用页码机分别在每份报告（每页的右下角）打印页码（不含封面和封底）。

2、报表类档案的操作：

ａ、按报表的类别分别装盒，并按该年报表月份的顺序进行排序（1月份在最上面，12月在最底）。

ｂ、同一盒内不同月份的同类报表要制作《案卷封面》（参见附表，公司名称按档案实际的公司填写），在其上面打印或填写报表的名称、页数、报表年月期间、件数（1件）、保管期限、卷号等信息。将《案卷封面》和该类报表装订（用线装订的用3孔式）成1册（件）后入盒保管。

ｃ、装入同一档案盒内的报表类档案，各种报表要用页码机按顺序（在右下角处）打印页码。

（二）会计账簿

会计账簿的档案分为：现金、银行日记帐、总帐、明细帐等账簿。

1、在各类账簿的封面右上角处盖：

（件号不用填写内容）

2、由于保管期限不同，“现金、银行日记帐”账簿不可以与其他的账簿放入同一档案盒保管。

3、每一账簿要用页码机按顺序打印页数序号（在每页档案的右下角）。

3、放入同一档案盒保管的账簿，要附上《卷内备考表》，标注该档案盒的卷号，并在“说明”内打印或填写该盒内各种账簿的名称及页数，立卷人姓名、立卷时间、审核人姓名、时间等信息。

（三）会计凭证

对同一公司的会计凭证进行整理时，要按某一个年度划分归档期间，按该年度所有凭证（从第一本凭证至最后一本凭证）的先后顺序进行编号（从1～N）和排序。

1、每一本凭证封面的右上角处都要盖上：

　　　　　　　　　（件号不用填写内容）

2、按每一本凭证装入一个档案盒进行保管。

3、会计凭证不用编页码、不附《案卷封面》或《卷内备考表》。

（四）其他

其他类会计档案的整理参照上述前三种档案的做法。

ａ、盖章；　　　ｂ、编页码；

ｃ、附上《案卷封面》或《卷内备考表》；

ｄ、粘贴盒顶标签、装盒保管。

（五）《案卷目录》填制的具体说明

各公司同一年度的会计档案整理完成后，要用excel电子表制作《案卷目录》，收录归档会计档案的基本信息（卷号、档号、案卷题名、编制单位、时间、案卷页数、保管期限、密级、备注），并以此表做为移交档案的依据。

《案卷目录》表头各项栏目的说明：

卷　　号：即是同类会计档案在同一会计期间的排列顺序号；

档　　号：此处填写会计档案的编号是“目录号+年度+案卷号”。

其表现形式为：“目录号－年度－案卷号”

案卷题名：即是××年度会计档案的具体名称。

　　　　　比如：2007年度审计报告、2007年度总帐

　　　“会计凭证”案卷题名的编写按同一年度1月份的第一本凭证开始立卷直至12月的最后一本凭证结束。

其案卷题名格式：

19××年××月第××卷〔收（或付或转）××＃～××＃〕

（参见附表举例）

2007年1月第1卷（收1#--50#）

　　　　　　　2007年1月第2卷（收51#--100#）

　　　　　　　2007年1月第3卷（付1#--80#）

2007年1月第4卷（付81#--110#）

word/media/image1.gif

word/media/image2.gif2007年1月第30卷（转1#--60#）

2007年1月第70卷（转211#--285#）

编制单位：按该份档案的编撰或制作的单位来填写。如：

《2007年度审计报告》的编制单位为：××会计师事务所

　　　　《2007年度总帐》的编制单位为：档案所属公司

时　　间：即是归档档案发生的年度

案卷页数：即各类归档档案（财务报告、会计账簿、其他、文书档案）

　　　　　的页码。

　　　　　所有的会计凭证不用编制打印页码，每本凭证的“案卷页

数”就是该本凭证的凭证号的数量。

保管期限：即是国家规定保管各类档案的期限（参见附表）。

密　　级：所有归档档案的保密级别为“秘密”

备　　注：填写的内容与“保管期限”的内容一致

全　宗　号：《案卷目录》的每一条档案都要标注该档案的全宗号

会计档案完成好上述工作后，就可以办理档案的归档

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/343aee5427c52cc58bd63186bceb19e8b8f6ecd4.html