综合档案收集制度

综合档案收集制度

一、凡是公司从事销售、运营、设计、管理等活动直接形成的对学生、公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,都属收集归档范围，主要包括会务类、行政类、员工类、经营类、设计类、产品类、基建类、设备类、采购类、外联类、财会类。

二、收集国内外与公司有关的，以及个人在其非职务活动中形成，具有保存价值的各种不同载体的文件材料。

三、收集公司各部门仪器设备的申购、开箱验收、随机图样、安装调试、维修改造等各个环节中形成，具有参考价值和凭证作用的文件材料。

四、公司购置设备（特别是价值10万元以上的设备）开箱验收时，档案人员必须参加，对应归档的依据性材料进行验收归档。

五、收集公司产品综合管理、设计与试制、生产规模等文件材料。

六、各部门应按各类档案的归档移交时间，将收集、整理的档案完整系统地移交档案室，并将此作为单位年终总结和个人年度考核的内容之一。

七、档案室工作人员按其联系的部门，及时催收应归档的各类档案，并将归档率作为工作人员的年度考核的内容之一。

八、档案室工作人员必须按归档范围收集档案，不得擅自扩大或缩小收集范围。

九、归档材料必须使用耐久性的字迹材料和规定的纸型。

科研档案管理制度

一、科研档案是公司科研活动的真实记载，科研档案工作是公司科研管理的重要组成部分，必须纳入公司科研计划、科研管理和有关人员的职责范围。

二、凡在科学研究、科技管理和科技实践活动中直接形成的具有保存价值的科研文字材料、图表、照片、影片、录音、录像等材料，均属科研档案，必须归档集中保存。

三、各部门对科研项目结题鉴定时，必须有档案人员参加，对应归档的科研文件材料进行审查验收。没有完整、准确、系统的科研文件材料的科研项目，不得鉴定、验收。

四、项目结题验收2个月内，课题组必须将档案材料系统整理，由课题负责人审签后交科研处兼职档案人员集中整理、注密、确定保管期限，经科研负责人审查验收后移交档案室，进行分类编目、微机录入、入库。

五、研究周期长、规模大的项目，可按阶段或按子课题归档。归档的文件材料，必须是定稿原件，如课题组需要可复制若干份。

六、多个单位协作的科研课题，归档材料原件由主持单位保存，协作单位也必须有完整的复制件和承担任务部分的原件。

七、凡课题报奖、必须通过档案部门查档出示归档证明。

基建档案管理制度

  一、公司基建档案是工程建设的真实记录，是公司工程建设、工程管理、工程维护和改建必不可少的重要条件和依据，必须集中保存。

  二、凡公司基建工程中直接形成的具有保存价值和凭据作用的文字、图表、计算、声像等不同载体的文件材料，均属基建档案。

  三、基建工程一经立项，即开始文件材料的形成、积累、整理、立卷。为确保档案的完整、准确，按有关规定，可以从项目总投资中提留档案保证金，待归档材料验收合格后，退还保证金。

  四、基建工程一开始，档案部门必须介入，直接对设计、施工、监理部门当面提出档案形成、积累、立卷、归档的要求，确保档案的完整、准确与安全。

  五、公司基建项目竣工验收时，必须有档案部门参加，对应归档的档案进行验收，没有完整系统的档案材料，项目不得竣工验收。

  六、工程项目竣工验收3个月内，按归档范围完整、准确、系统地移交档案室，并按规定对归档文件材料严格审签和办理移交手续。

电子文件归档管理制度

第一条  为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据公司档案管理办法，制定电子文件归档管理制度。

第二条  电子文件，是指公司、各部门形成的具有规范格式文件的电子数据和上级主管部门通过网络传输的文件材料。

第三条  电子文件的形成部门应指定专人负责本部门的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入部门文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条  档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条  电子文件参照国家有关纸质文件的归档范围划定保管期限。

第六条  电子文件一般应在办理完毕后即时向档案部门归档。

第七条  电子文件形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子文件，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条  需要永久和长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条  电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条  电子文件形成部门应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十一条  电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。

第十二条  电子文件形成单位应在电子文件归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章、审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十三条  归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子文件传输系统从网上交接。

第十四条  通过存储体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十五条  归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十六条  归档的电子文件，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十七条  档案部门应加强对归档电子文件的管理，提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十八条  超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文件可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

综合档案整理制度

一、各部门兼职档案员必须坚持平时对本部门文件材料进行收集、整理、立卷，保证归档材料的完整、系统和安全。

二、兼职档案员对本部门的归档文件材料，必须用统一规格的档案盒，分类装订，准确编号，按期移交档案室。

  三、档案室工作人员将接收到的各类档案，进行加工整理，及时入库上架，不得随意堆放和积压。

  四、将入库上架的档案，按年度和保管期限、盒号从上到下从左到右竖立排架，柜上应标明存档种类和年度、盒号等标志。

  五、在加工整理过程中，做到字迹清楚工整，页码准确规范，托裱破损文件，复制模糊字迹，案卷整齐。

  六、加工整理档案必须严格按照教育部归档文件整理细则进行操作，不能各行其是。

  七、各部门移交的档案，必须经档案室工作人员核对验收合格后，方能入库上架。

档案保管保密制度

一、按国家规定，应立卷归档的材料，各部门必须定期向档案室移交，任何单位与个人不得积压和据为己有。

二、凡具有保存价值或应当保密的档案，确定专人、专柜保管，若需查阅，须经有关部门领导和档案室主任批准，方能查阅。

三、重大科研成果、发明创造以及实验、生产配方和工艺诀窍等档案，必须专人、专柜保管，除主研人和发明人外，任何人不得提供利用。如因特殊工作需要，须经严格的审批手续。

四、凡整理入库的档案，必须保持案整齐、干净，不得有任何污损。

五、档案工作人员每季度对自己分管的库存档案进行一次全面的检查，若发现霉变、虫蛀、破损、字迹褪变，要及时修复、抢救。

六、对已超过保管期限的档案，由档案室提出存毁意见，造册上报公司领导批准，组织鉴定。未经鉴定和批准不得随意销毁档案。

七、档案工作人员不得损毁、丢失档案，必须严格执行保密法规和纪律，确保档案材料的完整与安全，杜绝秘密档案泄密、失密现象。

八、未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室，更不得复印、更改、伪造、损毁其内容。

档案查（借）阅制度

一、凡查阅档案者，必须填写“查阅档案登记表”和“查阅效果登记表”。

二、查阅档案限在档案查阅室查阅，一般不得借出，如因特殊工作需要，须经档案室主任批准，并办理借阅登记，限期归还。

三、查阅秘密文件、信件和公司重要会议记录等，必须是党员干部，并须经有关部门领导批准，方可查阅。

四、查阅和复制科研档案，必须经课题负责人签字同意或持单位证明方可查阅或复制。

五、已获专利权的项目档案，仅为获得者提供查阅，并待专利权失效后，方可公开借阅。

六、外单位或个人查阅档案，凭单位介绍信或个人有效身份证件，按规定提供有偿查阅。

七、查阅档案者必须遵守规则。凡需摘抄或复制档案内容，须经管理人员同意，方可摘抄或复制，并加盖档案室印章。

八、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽取、增删、拆换、剪裁、沾水翻页、污损档案材料。

九、查阅人不得外传保密档案内容。

档案鉴定销毁制度

  一、按有关规定，档案保管期满，必须进行鉴定，对无需继续保存的档案，经严格的审批程序后，方能销毁。

  二、鉴定工作按各类档案的保管期限进行，文书档案类保管期分为永久、30年、10年三种，其它类档案暂按永久、长期、短期三种期限保管。

  三、档案工作人员根据分管的档案类别和保管期限，提出鉴定销毁的意见，由档案室组织初鉴后，再书面报告公司领导审批。

  四、在公司领导下，由相关单位的负责人、档案专业人员、档案室负责人等组成的“档案鉴定小组”，负责档案鉴定和销毁工作。

  五、组织鉴定后，需销毁的案卷、材料、图纸等，必须严格审批签字手续，首先由分管人员填写销毁清册，经办人、单位负责人等分别签字盖章，分管领导批准，方能销毁。

  六、销毁时，注意保密，并到指定地点销毁，由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字。

  七、编制两份销毁清册，一份存档，一份上报。

  八、销毁文件目录、报告、领导批示等，立卷归档，永久保存备查。

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