合同档案怎样归档
篇一：公司合同归档办法 南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法 一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号 包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙 方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号 包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号 包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等 二、合同接收程序 合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并 签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。 三、合同存档程序 合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。 四、合同补充协议接收、存档程序 由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。 五、《付款审批表》和《入库单》存档程序 合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。 六、副本合同向财务部移交程序 副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记 本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记 本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记 本》上签字确认。 七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。 八、本管理办法由行政部负责解释。 篇二：合同档案管理制度 合同档案管理制度 一、合同档案管理原则 本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。 二、合同档案管理办法 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。 1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。 2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。 3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系， 由合同管理员负责合同文档管理。 4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。 5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。 7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。 9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。 10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。 三、合同档案的移交 1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。 2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有 保存价值的技术资料向移交合同管理员。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须 层次分明，符合其形成规律。 4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后，方为完成交接手续。 附件：1、合同借阅登记表； 2、合同档案移交清单。 合同借阅登记表 合同档案移交清单 篇三：合同资料归档管理办法 中国石油冀东油田公司 合同资料档案管理规定 第一章 总 则 第一条 为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面的作用，根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本规定。 第二条 本规定适用于油田公司所属各单位（含法人单位）。 第三条 本规定所称合同档案，指油田公司对外签订经济合同时在授权、立项、审批、招投标、履行等全过程中形成的，具有保存价值的应当整理后集中保管的各种载体的原始记录。 第四条 油田公司合同档案管理工作实行统一领导、分级管理。 第五条 合同承办单位应配备合同档案管理工作人员，确保建设项目档案工作正常开展。 第二章 档案管理职责 第六条 企管法规处是油田公司合同档案管理工作的归口管理机构，其主要职责是： （一）组织制订、执行油田公司合同档案管理工作制度； （二）负责油田公司合同档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导； （三）负责油田公司合同档案管理验收工作；（验收？） （四）参加油田公司建设工程合同竣工验收；（考虑下） （五）组织油田公司合同档案管理业务交流与培训工作； 第七条 合同承办单位档案管理机构是本单位合同管理档案工作的归口管理机构，应有专人负责，其主要职责是： （五）负责本单位合同档案管理。 第三章 一般规定 第八条 反映和记录合同管理重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入合同管理档案。 第九条 合同承办单位应把合同档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。 第十条 合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、整理等过程控制，保证合同档案完整、准确、系 统。 第十一条 申请立项后，合同承办单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和整理工作；建立项目档案工作机制和合同文件管理流程，对合同文件实行跟踪管理、动态管理。 第十二条 合同承办单位应当配备与本单位合同管理需要相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。 第十三条 各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。 第四章 文件收集、整理、归档与检查 第十四条 各单位应保管单位负责人的授权委托书、乙方单位的资质文件和市场准入证等常规性文件。 第十五条 合同管理资料日常收集 企管法规处负责制定日常基础资料范本，各单位遵照执行。 （一） 合同统计报表（附件一） 合同统计报表每月报给企管法规处，全面反映各单位在建项目合同管理情况。 （二） 合同基本台账（附件二） 合同基本台账是反映各单位所签订合同基本情况汇总一览表，反映合同签订情况。 （三） 合同收发记录表（附件三） 合同收发记录应附于本合同，为负责记录经盖章后合同去向登记表。 （四） 合同履行台账（附件四） 合同履行台账附于本合同，为本合同履行结算情况一览表。其中标题栏填写合同编号；序号代表办理结算次数； 第十六条 合同文本相关文件收集、整理与归档 （一） 合同立项阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于领导批示、项目申请报告、调研报告等。 （二） 合同申报阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于合同文本、HSE合同、技术协议、甲供材料表等。 （三） 合同归档阶段，应收集相应合同管理系统中三项审查表、签字人授权委托书、变更申请、终止协议等资料。 第十七条 招投标相关文件收集、整理与归档 在招投标活动中，应收集、整理、归档的文件包括但不限于乙方市场准入证、乙方资质证书、乙方单位授权委托书、招标文件、投标文件、投标签到表、评标规定、评委评分表、领导批示、中标通知书等。（这部分征求许程意见） 第十八条 油田公司合同管理档案由企管法规处以岗检形式负责检查。 第五章 附 则 第十九条 本规定由企管法规处负责解释。 第二十条 本规定自印发之日起施行。 附件： 1.合同月度报表 2.合同基本台账 3.合同收发记录表 4.合同履行台账 篇四：合同档案管理制度 合同档案管理制度 第一章 总 则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相 关的具有保存价值的材料形成。 第二章 合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产 等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订 的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或 委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动 合同。 八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章 档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。 第四章 文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。 文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式： ST - 20XX － XS － 0001 － HT 公司号 年度号 分类号 顺序号 部门代码 1． 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2． 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予 识别代码。 3． 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… ，表示 公司当年某一类合同的序号。 4． 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领 导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写 《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。 五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部 门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。 六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同 档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文 件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。 第五章 合同档案保管期限及销毁 一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年； 合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 三、档案销毁 1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。 3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 同文档的安全。 4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。 第六章 档案借阅 一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申 请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。 三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的。 必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。 四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。 第七章 责罚制度 一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一 经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。 二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或 未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评； 三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令 其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元； 四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门 并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。 五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予 通报批评。 六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法 律责任。 第八章 附 则 一、 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规 定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。 二、 本制度自下发之日起执行。 三、 附件 附件1 《档案移交单》 附件2 《档案借阅单》 附件3 《档案销毁清单》 附件4 《合同登记本》 附件1： 附件2： 附件3： 篇五：合同归档 一、总则 为了建立健全的档案管理制度和规范部门档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作 服务，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 1、合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议。 文件等。 2、非合同档案：与业务有关的协议，文件等。 三、归档制度 1、凡属归档范围的文件资料，均由大客户中心统一管理，任何个人不得擅 自留存。 2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，大客户中心保存复印件，并备注原件 的保留部门，以备查阅。 3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 四、档案保管制度 1、大客户部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条 件。 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3、部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类 法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 4、档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用 规律。 6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 五、档案管理员的职责 1、部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 2、具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、 借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 3、档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。 六、档案查阅和借阅要求 1、部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅 登记表》, 集团人员借阅需要提交经上级领导审批的《借阅申请表》 。 2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 3、不准转借,必须专人专用。 4、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、 划线或作记号等。 5、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 附件1 档案借阅登记表 附件2 借阅申请表 申请日期:年月日 篇六：档案归档整理流程图 档案归档整理流程图 档案管理规定 一、档案管理 (一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 (二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 (三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 二、文书档案管理 (一）归档范围 1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。 2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。 3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 4、质量管理类:质量管理方面的制度。 5、技术类:产品及生产方面技术文档。 6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。 （二）文书的档案立卷 1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。 2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定 稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。 三、归档时间 公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。 四、档案的借阅及销毁 (一)借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。 （二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。 (三)定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。 篇七：合同档案管理规定(定稿) 合同档案管理规定 一、目的 为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。 二、范围 本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。 三、责任部门及责任人 合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。 四、合同档案流转管理 （一）合同资料提交管理： 1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。 2、提交的合同资料符合以下要求： （1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。 （2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。 （3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。 （4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。 （5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。 （二）、合同资料移交管理： 1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下： （1）合同资料的移交： 2、移交流程： （1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交； （2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。 3、移交合同签收要求 （1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。 （2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。 五、合同资料归档管理 1、合同档案编号及排列归定 （1）合同号编制：归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如110001、110666合同。 （2）柜编号：合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：A、B...AA、AB柜等。 （3）盒编号：按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。 （4）合同档案排序：按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。 （5）合同的整理单位：归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。 （6）一份完整的合同的装订顺序：电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。 2、合同档案电子化检索编制及执行 （1）编制目的：电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。 （2）期望效果：可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。 （3）更新时间：每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。 （4）相关信息：入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。 3、保管事项 1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。 2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。 3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。每天下班前要检查门窗是否锁好。 4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。 六、合同档案借阅规定 本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅： 1、内部查阅：即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。 需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。 2、外借使用：即借阅人将合同资料原件带出公司使用 （1）由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期； （2）借阅人员科室领导审批； （3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批； （4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。 （5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。 七、合同档案保密规定 1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。 2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。 八、生效情况 本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。 合同管理科 20XX年5月10日 附表： 1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用 2、合同资料归档登记表（一级子表） 详细情况登记 3、合同资料流转登记表（一级子表） 详细情况登记 4、合同资料借阅登记表（一级子表） 详细情况登记 5、欠缺资料登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况 6、合同提交登记表（二级子表）-----即资料收取详细情况 7、合同修改登记表（二级子表）-----即合同修改资料情况 8、合同移交登记表（二级子表）-----即资料移交详细情况 9、合同借阅记录薄（二级子表）-----即资料借阅详细情况 10、合同内附记录（综合三级子表）-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况 篇八：合同档案管理流程图 档案管理流程图 篇九：合同档案管理办法 合同档案管理办法 兴进公司管理标准 BP/ 合同档案管理办法 20XX-11-16发布20XX-11-16实施 ——————————————————————————— 兴进公司 发布 前 言 为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。 本流程由成本管理中心负责制定、解释。 本流程主要起草人：于卉 本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明 俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛 本流程批准人：罗欣 本流程首次发布日期：20XX年11月16日 本流程发送部门：公司各部门 更改历史 目录 1 目的 ·········································································································································· 3 2 适用范围 ·································································································································· 3 3 职责 ·········································································································································· 3 4 合同的保管方法······················································································································· 3 5 支持文件 ··································································································································· 6 6 相关记录 ··································································································································· 6 1. 目的 作为公司《合同管理规范》的支持性文件，意在对公司的合同档案管理做一般性规定。 2.适用范围 本规范除特别指明外，适用于以桂林市兴进实业有限责任公司、桂林市景森房地产开发有限公司和桂林市兴进物业服务有限责任公司中任何一方为签约主体签订的涉及房地产项目开发和公司经营的所有合同。 3. 职责 成本管理中心负责本规范的制订、修改、指导、实施和监督。 公司各部门保管人员和其他相关责任人员负责具体实施。 4、 合同的保管方法： 合同保管应遵循下列原则 及时归档原则； 完整保存原件原则； 便于查找原则。 合同保管的范围： 合同（包括附件）； 合同审批表； 合同订立与履行过程中的所有书面材料。 上述材料（以下统称“合同” ）应妥善完整保存。 合同保管部门 公司业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管。 成本管理中心负责对以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进 行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。 成本管理中心以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及以上，公司档案室、财务部 应各保留一份合同原件存档，公司成本管理中心、各相关部门成本/工程主管副总各保 留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。 各职能部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份及（含一式三份）以上，公司档 案室、公司财务部应各保留一份合同原件存档，本职能部门、业务主管副总各保留复印件一份，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定）。 合同的归档 经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同 其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件由职能部门合同经办人交付行政部档案管理员及时归档；各相关部门及人员可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法律顾问或代理律师。 与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印 件并按本条第一款的规定处理。 行政部档案管理员对成本管理中心报送的合同进行分类、编号、登记，在进行形式审查后 加盖本公司公章或者合同专用章，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容： A.合同各方当事人须签字盖章； B.合同规定的附件应齐全； C.属于合同保管范围的其他材料。 各职能部门合同管理员负责对归档合同按照《合同归档登记表》的要求作好登记和归档 工作。 各职能部门应对合同进行合理分类和编号，有关规定参照公司《合同分类编号规则》执 行。 合同的使用登记 合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在档案管理员处办理登记手续；绝密级合同的调 阅，须经行政部负责人与调阅者所在的副总经理签字批准。涉及房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同等需经公司总经理签字批准方可借阅。 归还被调阅的合同时，档案管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登 记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，档案管理员应及时登记并向行政部负责人作出书面汇报。 篇十：档案整理归档外包合同qq xxxx统计局档案整理归档外包服务合同 甲方：xxxxx 乙方：xxxx档案技术服务有限公司 为切实做好档案归档整理工作，甲方特将此项工作外包给乙方，并经双双商议达成如下协定。 一、归档范围 甲方从20XX至20XX年期间形成的具有保存和利用价值的所有档案资料，包括文书档案、统计专业档案、照片及声像档案、实物档案。 二、主要服务内容 乙方按照甲方要求，将20XX至20XX年共9年时间形成的有保存利用价值的上述四种档案，包括20XX-20XX年归档文件材料的整理和保管期限为永久、30年文书档案的数字化加工。根据档案整理归档的有关规定和要求，首先逐件进行装订或粘贴，然后按年度分类进行整理、盖章编号并确定保管期限、装入档案盒、打印目录、填写封面和封底（备考表）。 三、整理时间及费用 档案整理从本合同签订之日起至20XX年9月20日，服务费用人民币xx万元（大写：xxx元人民币），包括工时费、材料费（如装订设备及材料、档案盒、印章、封面封底用纸等）。 四、服务标准 乙方应做到归档资料齐全、装订或粘贴规范、管理期限认定准确、分类明晰、卷内文件（装入档案盒内）编号连续不缺号、目录与卷内文件一致，确保市档案局检查验收合格，否则甲方将视情扣除一定的服务费用。 五、其他 在档案整理中，所需一切用具和档案装具均由已方负责提供。 乙方应提供正规的财务发票。 本合同一式二份，甲、乙各执一份。 本合同一经签订，具有法律效力，各方必须按约定内容严格执行。
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