会议室管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司会议管理，控制会议规模，精简会议数量，提高会议质量，特制定本规范。
第二条 召开会议需遵从的基本原则：
（一）会议主办单位要严格控制会议数量和规模。无明确目的、无实质性内容的会议一律不开，性质相近、内容交叉、人员重复的会议应合并召开。
（二）注重会议质量和实效。会前应做好充分准备，明确会议目的，精炼文件材料，合理安排会期和会议议程。
（三）坚持勤俭办会。会议主办部门要本着勤俭节约的原则筹备各类会议，做好会议预算，不得突破会议经费标准。
（四）提倡采用快捷、简便的电视电话会议形式召开会议。
（五）公司各级会议的上会材料一律用别针进行装订，不再使用订书机进行装订。
第三条 本规范适用于公司举行的所有会议的管理。
第二章 管理机构与职责
第四条 公司会议管理归口区公司综合部，由区公司综合部与会议需求单位、会议视讯设备维护管理单位，会议服务管理单位统筹协调，共同进行会议管理。
（一）区公司综合部是公司会议综合管理部门，负责制定并印发公司总体会议管理规范；负责组织承办公司工作会、务虚会、总经理研讨会、总经理办公会、月度生产经营分析会等公司级重要会议；负责对接集团公司综合部，做好集团至西藏公司会议落实工作；负责区公司会议预算管理；受理区公司内部会议室预定分配等工作；负责对公司各单位会议管理规章制度落实情况及会议管理执行情况的监督、检查、通报和考核。
（二）区公司集团客户事业部是公司会议视讯设备维护管理部门，负责公司会议视讯设备管理，拟定标准化维护规程和例行作业计划并落实，保障设备正常运行，为公司各类视讯会议提供视讯支撑服务。（集客应对自身维护的设备列出清单）
（三）区公司行政安保中心是系公司会议服务管理部门。负责区公司会议室管理、会议服务管理、会议接待管理、外部会议服务管理等工作，拟定标准化实施细则经综合部审批后执行，行政安保中心需指定具体责任人负责公司会议室标准化布置、区公司会议室卫生清洁、会场安全保护、会议室非视讯系统类办公物品例行巡检、会议办公用品配备、会场布置、茶水服务等各项工作；负责外部会议室预定管理、会议费用报账、会议接待等工作。
（四）各地市分公司综合部负责本辖区会议管理，根据区公司的会议管理规范制定本地区会议管理实施细则，指定专人负责对接区公司综合部，安排布置好本级视讯会议分会场，确保各项会议顺利进行。
（五）会议需求单位负责协同会议管理单位、会议视讯设备维护管理单位、会议服务
单位共同进行会议管理，指定专人对接集团公司对口部门，做好集团至西藏公司视讯会议落实工作；指定专人对接区公司会议管理单位、会议视讯设备维护管理单位、会议服务单位，提出会议需求，并具体负责会议的组织工作，包括会议室预订、会场布置、通知参会人员等，重大会议应提前制定会议实施方案。
第三章 会议类别
第五条 公司对会议实行分类管理，分为一类会议、二类会议、三类会议和公司级例行或临时会议。
第六条 公司一类会议包括集团公司级会议；公司召开的、要求各分公司及相关单位主要负责人参加的年度工作会议；公司党组、总经理办公会确定召开的重要会议等。
第七条 公司二类会议包括集团公司部门级会议；公司召开的、要求各地市分公司及相关单位分管领导参加的专业工作会议等。
第八条公司三类会议包括公司各部门召开的、要求各地市分公司相关部门领导参加的专项工作会议等。
第九条 公司级例行或临时会议包括公司例行召开的、要求各分公司及相关单位主要负责人参加的月度生产经营分析会，或仅区公司各部门主要负责人参加的公司办公会；公司党组临时性召开会议等。
第四章 一类会议
第一节 集团公司级会议
集团公司级会议指集团公司在全国范围组织召开的重要视讯会议，集团公司领导、部门领导及相关人员在主会场参会，西藏公司领导、部门领导及相关人员在本公司分会场参会。
第二节年度工作会
年度工作会是公司的全区性重要会议，公司总经理代表领导班子作年度工作报告。会议原则上在每年年底或年初举行一次。会议主要任务是：
（一）总结回顾全年工作，表彰先进。
（二）制定公司发展规划、年度工作计划。
（三）确定公司第二年生产经营目标。
（四）确定公司第二年年度财务预算方案和投资计划。
（五）安排部署公司各项工作。
第十条会议议题：会议议题原则上由公司总经理或总经理办公会确定。
第十一条 会议主持：会议原则上由公司第一副总经理主持，可根据会议需要由公司领导轮流主持。
第十二条 参加人员：公司领导；区公司各部门负责人；地市分公司负责人；终端分公司负责人；铁通西藏分公司负责人参加。公司可视情况，适当扩大参会人员范围。
第十三条 会议筹备、召集：会议由区公司综合部负责筹备、召集。
第十四条 会议记录、纪要：会议原则上不进行会议记录、纪要，由会议筹备部门根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。
第十五条 会议审批：会议原则上由公司总经理或总经理办公会审批。
第三节 务虚会、研讨会
务虚会、研讨会是公司除年度工作会以外的全区性重要会议。原则上每年召开一次。
会议主要任务是：总结回顾工作情况，研究制订公司发展战略和具体策略。
第十六条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理或总经理办公会确定。
第十七条 会议主持：会议原则上由公司第一副总经理主持，可根据会议需要由公司领导轮流主持。
第十八条 参加人员：公司领导；区公司各部门负责人；地市分公司负责人；终端分公司负责人；铁通西藏分公司负责人参加。公司可视情况，适当扩大参会人员范围。
第十九条 会议筹备、召集：由区公司综合部负责筹备、召集。
第二十条 会议记录、纪要：会议原则上不进行会议记录、纪要，由会议筹备部门根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。
第二十一条 会议审批：会议原则上由公司总经理或总经理办公会审批。
第四节 公司总经理办公会决策召开的公司重要会议，如“中国移动在西藏”等。
第五章 二类会议
第一节 集团公司部门级会议
集团公司部门级会议指集团公司相关部门在全国范围组织召开的视讯会议，集团公司部门领导及相关人员在主会场参会，西藏公司领导、部门领导及相关人员在本公司分会场参会。
第二节 跨部门专业会议
各部门专业会议是由公司各部门或部门联合召开的会议，包括市场、网络、计划建设工作会等。各部门专业会议原则上一年只召开一次。会议主要任务：总结回顾各专业工作情况，研究、部署当年工作的计划、目标和具体措施等。
第二十二条 会议议题：会议议题原则上由公司分管领导确定。
第二十三条 会议主持：会议原则上由牵头部门总经理主持或轮流主持。
第二十四条 参加人员：由会议牵头部门自行确定。
第二十五条 会议筹备、召集：由会议牵头部门筹备、召集。
第二十六条 会议记录、纪要：会议原则上不进行会议记录、纪要，由会议筹备单位根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。
第二十七条 会议审批：会议原则上由公司分管领导审批。
第三节 跨部门专题/专项会议
各部门专题/专项会议是由公司各部门或部门联合召开就某项工作进行安排部署的会议，如工程例会、服务质量分析例会、企业文化宣贯会等。会议主要任务：就某项工作进行宣贯、组织动员、安排部署、沟通协调、审议决策等。
第二十八条 会议议题：会议议题原则上由公司分管领导确定。
第二十九条 会议主持：会议原则上由牵头部门总经理主持。
第三十条 参加人员：由牵头部门自行确定。
第三十一条 会议筹备、召集：由牵头部门负责筹备、召集。
第三十二条 会议记录、纪要：由牵头部门进行会议记录、纪要，由会议筹备单位根据会议要求整理会议材料印发参会人员及相关人员。
第三十三条 会议审批：会议由公司分管领导审批。
第六章 三类会议
第一节 部门内部会议
部门内部会议是各部门在内部召开的会议。会议的主要任务是：
（一）研究、决策部门内部提交的工作议题。
（二）研究解决决策执行过程中的协调、配合问题，调解部门内部之间的工作关系，督促工作的落实等。
（三）安排部署部门内部日常性工作。
第三十四条 会议议题：会议议题原则上由部门负责人确定。
第三十五条 会议主持：会议原则上由部门负责人主持。
第三十六条 参加人员：由各部门自行确定。
第三十七条 会议筹备、召集：会议由部门综合管理负责人筹备、召集。
第三十八条 会议记录、纪要：会议由部门综合管理负责人进行会议记录，并根据会议要求整理会议纪要印发参会人员及相关人员。
第三十九条 会议审批：会议由部门负责人审批。
第七章 公司级例行或临时性会议
第一节 总经理办公会
总经理办公会是公司事务除董事会之外的最高决策会议。原则上每周一召开一次，也可视情况，由总经理提议召开。公司总经理不在或公司领导未超过半数时原则上不召开总经理办公会议，但由总经理授权委托召开的除外。会议的主要任务是：
（一）研究、决策各部门提交的立项采购决策事项，预算内决策项目须超过200万元，预算外项目视情况决定是否上会。
（二）研究、决策各部门汇报决策事项，主要对既定工作执行过程中的重大问题进行研究、决策并指导工作落地等。
（三）研究公司年度工作报告。
（四）安排部署公司日常性工作。
（五）研究其它需要总经理办公会决策的事项。
第四十条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理确定。各单位在会前应提前将议题报送分管领导，经分管领导同意后报至综合部，由综合部汇总、整理后报总经理确定。
第四十一条 会议主持：会议原则上由公司总经理主持。
第四十二条 参加人员：会议由公司总经理、副总经理以及行政职能机构的二级经理正职或主持工作人员参加。总经理可以视情况召开扩大会议，必要时可以召开公司全体员工会议。
公司领导兼职秘书、综合部综合秘书、新闻宣传人员和发展战略部工作人员可列席会议。
根据会议议题和参会成员建议，可指定其他有关人员列席。
第四十三条 会议筹备、召集：会议由区公司综合部筹备、召集。
第四十四条 会议记录、纪要：会议原则上由综合部综合秘书进行会议记录，并根据会议要求整理纪要印发参会人员及相关人员。
第四十五条 会议审批：会议原则上由公司总经理审批或总经理授权人审批。
第二节生产经营分析会
生产经营分析会是公司对生产经营情况进行分析、汇报和安排部署的会议。原则上每月中旬召开一次，原则上须有公司总经理或一位副总经理在公司时即可召开。会议的主要任务是：
（一）对公司生产经营等方面的进展情况进行分析，总结经验教训，分析解决问题，提出工作要求。
（二）指导各地市分公司、公司各部门生产经营活动。
（三）生产经营分析会上涉及重大决策性建议的提交总经理办公会或者董事会研究决定，一般指导性建议可形成会议纪要予以实施。
第四十六条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理确定。各单位在会前应提前将议题报综合部，由综合部汇总、整理后报总经理确定。
第四十七条 会议主持：会议原则上由公司总经理主持或授权副总经理主持。
第四十八条 参加人员：会议由公司总经理、副总经理以及行政职能机构的二级经理正职或主持工作人员；地市分公司三级经理以上人员；各项分析报告起草的相关工作人员参加。
公司领导兼职秘书、公司综合秘书、新闻宣传人员和发展战略部工作人员可列席会议。
第四十九条 会议筹备、召集：会议由区公司综合部负责筹备、召集。
第五十条 会议记录、纪要：会议原则上由区公司综合部进行会议记录，并根据会议要求整理纪要印发参会人员及相关人员。
第五十一条 会议审批：会议原则上由公司总经理审批或总经理授权人。
第三节 公司党组会
公司党组会是公司党组最高级别会议。党组书记不在时原则上不召开党组会议，但由党组书记授权委托召开的除外。会议的主要任务是：
（一）学习、传达贯彻党中央、国务院、自治区的方针政策和集团公司有关的会议精神、决议及重要工作部署。
（二）按照干部管理权限和程序，讨论审定下级党内负责人及公司管理的干部、员工的任免、调动和奖惩。
（三）讨论其它需经党组会决定的重大问题。
第五十二条 会议议题：会议议题原则上由党组书记确定。
第五十三条 会议主持：会议原则上由党组书记主持或由党组书记授权党组成员主持。
第五十四条 参加人员：会议由公司党组成员参加。纪检监察室人员可列席会议。根据会议议题和党组成员建议，可指定其他有关人员列席。
第五十五条 会议筹备、召集：会议由区公司人力资源部筹备、召集。
第五十六条 会议记录、纪要：会议原则上由公司党组秘书进行记录，并根据会议要求整理会议纪要。
第五十七条 会议审批：会议原则上由公司党组书记审批。
第四节 公司董事会
公司董事会是公司事务的最高决策会议。董事长不在时原则上不召开董事会议，但由董事长授权委托召开的除外。会议主要任务是：
（一）决定公司建设和发展的重大决策，包括内部管理体制、组织机构的调整和分支
机构的设置、公司章程和重要规章制度的修改等。
（二）决定和批准总经理提出的重要报告。
（三）决定资本开支超过300万元或成本开支超过200万元的重大项目。
（四）讨论其它需经董事会决定的重大问题。
第五十八 条会议议题：会议议题原则上由公司董事长确定。
第五十九条 会议主持：会议原则上由公司董事长主持或授权董事主持。
第六十条 参加人员：会议由公司董事会成员参加。纪检监察室及法律事务部人员可列席会议。根据会议议题和董事会成员建议，可指定其他有关人员列席。
第六十一条 会议筹备、召集：会议由综合部筹备、召集。
第六十二条 会议记录、纪要：会议原则上由公司董事会秘书进行会议记录，并根据会议要求整理会议纪要。
第六十三条 会议审批：会议原则上由公司董事长审批。
第五节公司 决策会
公司决策会是公司决策各类项目的专门会议，不定期召开。总经理不在时原则上不召开决策会，但总经理授权委托召开的除外。会议的主要任务是：研究、决策网络建设、资源配置、投资计划、基本建设等项目。
第六十四条 会议议题：会议议题原则上由公司总经理确定。项目申请部门应提前将决策项目的相关资料呈报公司分管领导，经公司分管领导同意后，报公司总经理确定。
第六十五条 会议主持：会议原则上由公司总经理主持。
第六十六条 参加人员：分管决策项目工作的副总经理、分管公司财务的副总经理和项目具体实施部门负责人及相关人员参加。
第六十七条 会议筹备、召集：由项目申请部门负责筹备、召集。
第六十八条 会议记录、纪要：会议原则上由项目申请部门进行会议记录，并根据会议要求整理会议纪要印发参会人员及相关人员。
第六十九条 会议审批：会议原则上由公司总经理审批。
第八章 办会要求
第七十条 相关单位召开各类会议，如需会议支撑、服务等，会议需求（或承办）单位应提前7 天前将会议主题、召开时间、参加人员及日程安排等具体需求报送至区公司综合部，由综合部审批同意后，交由集团客户事业部、行政安保中心等相关部门完成支撑、服务工作。
第七十一条 凡需公司领导出席的会议、活动，应提前报区公司综合部，由综合部请示公司领导统筹安排。
第七十二条 因特殊情况必须召开的计划外会议，主办部门应请示公司分管领导批准，并报区公司综合部备案。
第七十三条 严格控制会议规模，努力精简参会人员。各类会议的参会人员依据会议主题从严确定。一类会议一般不超过100人；二类会议一般不超过40人；三类会议一般不超过30人；公司级例行或临时重要会议一般不超过一类会议人数。
第七十四条 合理安排会议时间和会期。一类会议的会期一般不超过2天；二类会议的会期一般不超过1天；三类会议和其它会议的会期一般不超过半天。
第七十五条 会议内容涉及多个部门职能的，会议主办部门应在会前与相关部门沟通，充分听取和征求各部门意见。召开会议时，与会议主题密切的相关部门1 至2 人参加会议，其它部门一般不参加会议。
第七十六条 会议原则上安排在公司会议室召开，住宿安排在签约的协议酒店。确需在协议酒店以外安排会议和住宿的，需报公司分管领导审批。
第七十七条 业务部门的专业会议，原则上不得在拉萨以外的地点召开。
第七十八条 各部门应加强对本部门会议的管理，做好会议计划，确保会议取得实效。要加强与其他部门的沟通协调，避免会议时间、地点、参会人员发生冲突，避免给地市分公司工作造成不便。
第七十九条会议期间，主办部门不得组织任何形式的游览活动，不得发放礼品和纪念品。
第八十条 所有参会、会务人员要妥善保管会议资料，严格遵守公司保密规章制度。凡违反保密制度，给公司造成后果或不良影响的，公司将依据相关规定追究有关责任人的责任。
第九章 会议预算及费用管理
第八十一条 会议经费实行预算管理。各部门在每年年底提出下一年度会议计划，由区公司综合部汇总并会同财务部初审，报总经理办公会批准后列入年度会议计划。编制年度会议计划应包括：会议名称、内容、时间、地点、参会人员及数量、所需经费及来源等。
第八十二条 公司各类会议的经费必须严格遵守财务规定和党中央“八项规定”，区公司综合部按年度会议计划核定会议经费预算。
第八十三条 主办单位应在会议结束后15日内将会议经费凭证报区公司行政安保中心汇总，由行政安保中心报区公司综合部审批同意后，财务部依据会议计划和经综合部会签的会议通知予以报销。
第八十四条 公司年度会议计划及会议经费执行情况，由区公司综合部和财务部进行管理并由财务部定期通报。
第十章 会议资源管理
第一节 会议室资源及维护
第八十五 条会议室资源。区公司会议室分为三类，一是集团会议视讯会议室，可设为集团视讯会议分会场，具体为1-5-1、1-5-3、2-3-1 三个会议室；二是全区视讯会议室，可设为全区视讯会议主会场，具体为1-5-1,1-5-3,1-3-1 三个会议室；三是一般会议室，配备投影仪，具体为别墅区会议室、1-3-2会议室。
第八十六条 会议室设施巡检及维护。区公司行政安保中心作为会议室管理部门，应对所管理的会议室办公设施（请行政安保中心列出清单）进行例行巡检，确保会议室清洁、办公设施充足、完好、可用；区公司集团客户事业部作为会议视讯系统维护管理部门，应对所管理的会议设施（请集客部列出清单）进行例行巡检，及时发现、解决问题，确保视讯会议系统正常运转。
第二节 会议室申请流程
第八十七条 除重大临时性会议外，使用会议室的部门要至少提前一天通过公司oa 会议系统进行申请，说明使用时间、期限、规模、所需服务、是否有公司领导参加等情况，由区公司综合部统一登记分配会议室并通过oa会议系统发布会议信息，各需求、支撑、服务单位自行获取系统发布的会议信息。未填写会议服务内容的视为无服务需求。未经申请预约会场，一律不得使用。会议室使用遵循先集团会议后全区会议、先全区性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。
第八十八条 使用会议室期间，使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用。
第八十九条 会议结束后，行政安保中心通知物业公司及时打扫会场卫生，归整物品等。
第三节 视讯会议管理要求
第九十条 集团视讯会议支撑流程。集团视讯会议申办状态通常会在集团公司OA 会议平台展示出来，西藏公司综合部会议管理人员每个工作日均需登录此系统查看并安排本地会议室作为分会场，并将结果反馈集团，同时，通过集团视讯系统管理员飞信群进行会议信息确认。之后，会议管理人员将集团会议信息上传西藏公司OA会议系统，西藏公司参会人员自行查看后按要求参会；集团客户事业部系统支撑管理员从该系统获取会议信息，进行视讯系统支撑服务；行政安保中心会议管理员从该系统获取会议信息，进行服务保障；需参加会议的地市分公司会议管理员从该系统获取会议信息，配合上级单位在约定时间进行本地会议系统测试、开通及会场管理。
第九十一条 全区视讯会议支撑流程。经审核同意在指定的会场召开全区视讯会议后，各需求部门提前半小时完成主会场的会场布置，并检查会议服务准备情况。集团客户事业部系统支撑管理员从公司oa会议系统获取会议信息，进行视讯系统支撑；行政安保中心会议管理员从会议系统获取会议信息，进行服务保障；需参加会议的地市分公司会议管理员从该系统获取会议信息，配合上级单位在约定时间进行本地会议系统测试、开通及会场管理。
第九十二条 测试和使用过程中出现系统问题及故障，由集团客户事业部进行现场处理和跟踪维护。
第九十三条 重大视讯会议需集团客户事业部进行现场待命全程维护。
第十一章 会议纪律
第九十四条与会人员必须遵守会议纪律。
1.保持会场清洁、卫生；
2.不得迟到、早退，不做与会议无关的事情；无法参会需向会议主办方请假。
3.爱护会场设施，不涂抹刻画，刻意损坏会议设备；
4.不得喧哗、吵闹；
5.不得使用会议禁止使用的设备。
6.未经允许，不得将会场设施带离会场。
7.加强保密意识，妥善保管会议材料，未经允许，不得外传，不得录影录像，不得在公共场合讨论保密内容。
第十二章 附则
第九十五条 本规范由区公司综合部负责解释。
第九十六条 本规范自印发之日起执行，此前制订的相关管理制度或者办法自行废止。
本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/145e3dc565ce05087632139c.html
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