备用金管理论文

浅析项目备用金的管理

前言

作为2014年刚进入公司的一名新成员,感谢中建七局四公司这样一个平台尤其是进入四公司财务系统这个平台，让我从这里迈出了坚实的一步，更对自己的职业规划有了更加清晰的目标。2014年7月份我被分到了安装事业部郑州核算组担任出纳一职，在这半年多的时间里，我的主要任务就是项目备用金的管理和整理日常内勤，因此对备用金所存在的问题借助这次机会谈一点自己的看法。

1、备用金管理的重要性。

备用金是企业内部对于经常进行零星采购或经常出差于外埠的办事人员，临时借用周转的限额资金，一般的说，在季度末要定期清理一次，待新的季度开始，要重新规定限额和审批（注意这里有限额和审批）。当付给某人一定数额的备用金时，要借记“备用金－按人名账户设明细帐”科目，贷记“现金”科目；交回备用金时，作相反的会计分录。但是对于我们建筑行业来说，我对备用金的理解是：备用金是项目正常运转的“润滑剂”。备用金虽然在整个成本比例中所占份额较小，但是它的作用不可小觑，配置合理了对项目而言是锦上添花，匹配不合理也是核算组与项目产生矛盾的导火线，对于备用金重要性我有三点认识。

1 、备用金合理利用可以增加项目的效益，符合“提质增效，持续发展”这一主题的要求。首先，项目上的备用金主要用于项目上的日常开支，尤其是项目经理对于项目的日常开销，项目经理有时为了增加产值、工作能顺利的开展，会宴请甲方或监理。通过与甲方或监理建立好良好的互动关系使得甲方或监理支持我们事业，实现共赢，这是我们所期望和支持的，备用金使用的初衷也没有改变，一切都是为了公司好，为了项目上好，这是应该提倡的。其次、项目上管理人员的电话补助、电脑补助，过节费补助等职工福利也是从备用金中支出，虽然这部分额度不大，但是这部分的备用金可以鼓励项目上管理人员的“士气”让他们感到温暖，可以鼓舞他们更加负责的管理和生产，管理提上来了，“产品”的质量就会提升，只有“产品”质量的不断提高，才会实现持续发展。

2、备用金是项目小额开支应急之需，方便快捷。公司为项目设置定额备用金，从管理上讲，备用金是应急的，不设立备用金，只能到用钱时再报销或者坐支现金，报销的过程很浪费时间，坐支更是不被允许，所以设立个备用金额度，需要时就先用着，之后再报销补充，方便快捷，符合项目实际。

3、合理的利用备用金有利于节约项目的成本。这一点不言而喻，合理的预算项目备用金的额度，在使用的过程中严格控制备用金不必要的、大额度的开支，要做到无预算不支付、无审批不支付、超额度不受理的铁律，要给项目经理讲清楚备用金是公司的资产，要切实利用好、管理好、维护好这部分资产，降低不必要的开支，更不能用于私人的开支，多做有利于降低项目成本，有利于提高项目效益的工作。不做表面工作，踏踏实实谋发展、谋产值，为后生晚辈树立表率。

2、备用金管理的现状及问题。

我曾经到过一个项目出差，谋项目经理抱来厚厚的一堆用胶水粘贴好的费用报销单，我从第一份扒到最后一份，里面的发票杂乱无章，但报销单上全部都是“现场维护费”，报销内容基本上都是“与甲方对接工作”，从中发现很多备用金存在的问题。下面我就日常工作中自己了解到的备用金管理所存在的问题做以阐述。

1、项目备用金管理缺乏有效的预算。郑州核算组所管理的数个项目到目前为止我没有清晰的看到哪个项目具体到有多少备用金分配比例，虽然各项目经理自己清楚并且口头上还说着不让备用金超过预算，但是这个“预算”到目前为止没有人知道到底是多少。其次，一些项目经理有一种错误的意识，那就是他们认为，安装项目在大合同额中所占的比例较低，而利润比较丰厚，一般认为安装项目赔不了钱，只要是赔不了钱到时候跟上面领导可以好交代，不影响自己的前途，备用金就是在成本中所占比例高点也无所谓。

2、机电安装的项目经理素养有待提升，一些机电经理把备用金作为自己谋取利益的手段。一些机电经理无视财务制度，把一些不合规的发票反复往核算组递送。财务人员反反复复的到项目进行宣贯，他们似乎置若罔闻。但是对于不符合公司财务制度的费用报销单，核算组工作人员一经发现绝不手软，坚决维护公司的利益。其次、个别项目经理在审核签字时不作为，机电经理作为项目成本监控的第一负责人，本该恪尽职守为公而不为私，但是我们在票据审核工作中发现的诸多问题，都是机电经理签过字的，以导致项目报销人员带来的票据被核算组工作人员打回去的时候，他们误以为是财务核算组故意刁难，这就增加了财务人员和项目管理的人员之间的矛盾，使得我们以后工作的开展与项目管理人员的配合不相协调，影响工作的进展。

3、核算组中个别财务工作人员的工作态度、工作热情有待提高。项目财务工作反反复复，枯燥无味，项目上没有节假日，加之各项目比较分散，容易导致项目财务人员在平时的工作中积极性不高，在工作中大大咧咧，松松垮垮，口头上记住公司的条条律律，实际操作我行我素，与项目管理人员沆瀣一气，没有真正起到财务的核算监督作用，不计后果，导致公司的财产大量流失，没有尽到一个合格财务人员的本分。

三、备用金管理的建议。

通过这半年的工作，结合自己在项目财务一线的实际工作经验，就项目备用金出现的问题我提出以下三点建议。

1、项目备用金的管理切实要有科学可行的预算。凡事预则立，不预则废，项目备用金的管理离不开科学有效的预算，把项目备用金根据建造合同内容“圈”在一定的范围之内，可以更高效率的配置资源，前提是给各项目宣贯到位，哪个项目自开工到结束总共分配多少备用金这个数字是明确的，其次详细规划到月，一个项目一个月实际报销多少备用金应该在预算“额度”的范围内上下起伏不大，项目一旦超出事业部圈定的范围，或者长期起伏如同过山车，核算组财务人员应向上级领导反应，事业部领导应有权对各项目经理进行约谈或问责。项目备用金能否做到科学管理，关键还看预算，没有预算就如同无源之水，无帆之舟，之后的工作也就空谈，因此科学的规划预算是基础和前提。

2、加强对项目管理人员的培训，上级领导在任用项目管理层时多从能力出发，少一些“关系户”。事业部各项目的机电经理是机电安装项目管理的“灵魂”，项目能否盈利除了公司正确的大政方针，事业部领导正确的引导之外，关键还要靠机电经理的能力和实际的实干精神。因为一个机电经理将带领下面一群人，一个能力和素质都具备的项目领导将影响一群人，反之，一个都把项目分配应急之需的备用金都视作自己私人财产的人怎么可以担此重任呢？还记得金总在2015年“双代会”暨工作会上的报告和事业部工作会上所说的：“公司现在缺乏能用的项目经理和关键性的人才，谁能举荐人才我随时欢迎。”金总求贤若渴，而我事业部更当竭力栽培人才，举荐真抓实干的实才，为公司为事业部贡献自己的力量。而机电经理更应是人才之才，非等闲无为之人而能用之，所以，用此之人还请慎之又慎。

3、提高财务人员的地话语权，保护财务人员的人格和工作不受干扰，同时强化项目核算组财务人员监督和管理的职能。我曾听个别领导说项目上财务工作只是一项服务性的工作，财务不产生任何价值。我个人认为这句话是不全面的，本身也是对财务工作定位的错误认识，正因为这种错误的观念才使得一些好的财务制度在项目上难以执行，一些项目经理思想老化，管理依然是那种老旧模式，颐指气使一尊独大，似乎在项目上具有无可撼动的权威，我曾听我的一个同事说，有一次一个项目经理去他那借钱由于手续不全没办成，结果那个项目经理指着他的眉头严厉的斥责和侮骂。项目上的领导不配合财务工作，我想这主要是项目财务人员本人对自己定位错误的结果，财务工作的特征是监督和核算，财务会计的本质是管理，是项目一把手的“军师”，不是项目领导的随从，不是项目领导说什么财务人员就做什么，财务人员是公司财务制度的宣传者和执行者，是项目归集成本的直接人，应该保持自己独立的人格，对待项目资金的运用应当就如何实现利益最大化跟项目经理进行磋商，出谋划策。财务人员干好本职工作，不直接对项目领导负责，这才能起到监督的作用。其次，项目财务人员职务的升迁应当有公司财务领导和公司相关领导直接综合评估，不受项目领导的牵制。只有这样财务人员才会受到尊重，财务工作才能有力的开展，才能真正的起到监督管理的作用。

尊敬的各位领导、各位同事，

知屋漏者在宇下，知政失者在草野。作为一个刚进公司而又在项目一线的财务人员，我深刻的体会到我们财务制度已经慢慢的在完善，公司的领导已经逐渐的看到并在改进我们工作中存在的各种弊端。至此，以上所述纯属我个人见解，肯定有不客观，认识不到位的地方，还请领导们给予指正和谅解。我相信在四公司的大力支持下，在安装事业部的正确领导下，我们的事业会取得不断的成功。

安装事业部郑州核算组：吴

2015年04月02日

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/10e57e92a21614791611285e.html